Quando pensou em melhorar e tornar mais ágil a prestação de serviços da administração pública e de suas autarquias à população, a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais (Seplag) realizou um minucioso processo de análise e identificação das principais necessidades de seu plano de ação. E uma das constatações foi a de que era preciso modernizar os seus processos administrativos, a começar pela gestão documental. Depois de muita análise, a Seplag decidiu que o plano deveria iniciar pelo Corpo de Bombeiros, por ser o órgão responsável pela expedição dos Autos de Vistoria Técnica e Projetos Contra Incêndio e Pânico de todo o estado e cujo processo era todo feito manualmente e por meio de arquivos em papel. Isso, além de resultar na necessidade de muito espaço para a instalação dos arquivos físicos, acarretava em muita dificuldade e demora para o empreendedor dar entrada em seu projeto e obter o auto de vistoria.
A Secretaria de Planejamento resolveu então transformar todos os 110 mil projetos técnicos contra incêndio e pânico arquivados em papel em arquivos eletrônicos. Para tocar esse trabalho, ela contratou a TCI BPO, empresa especializada na terceirização de processos de negócios, que forneceu desde a consultoria em desenvolvimento de soluções e segurança da informação, operação, carga de dados e ajuste em sistemas legados até as soluções de gestão eletrônica de documentos e digitação de dados. O contrato firmado com a empresa, no valor de R$ 500 mil, é parte do orçamento de R$ 82 milhões do governo mineiro para o Projeto Estruturador Descomplicar, que tem como objetivo facilitar as relações entre o estado e as empresas e os cidadãos por meio da simplificação de processos.
Diante da necessidade de disponibilização e preservação dos dados que compõem o acervo dos autos de vistoria e dos projetos contra incêndio, a TCI BPO implantou uma espécie de birô de digitação para execução de serviços operacionais. O birô realizou o levantamento das informações em formulário padrão e a digitalização de 17 mil documentos originais. Finalizado o trabalho, técnicos da TCI BPO realizaram a carga de dados no sistema InfosCip, de responsabilidade e domínio do Corpo de Bombeiros, disponibilizando assim todo o legado para a consulta ao empreendedor. Também foi realizada a integração do Programa de Análise Automática de Projetos ao InfosCip, permitindo que o empreendedor, por meio de seu responsável técnico (engenheiro), possa enviar seu projeto via internet, sem a necessidade de comparecer a uma unidade do Corpo de Bombeiros.
De acordo com o coordenador de projetos da Seplag, Luiz Henrique Zamforlin, houve uma significativa redução no tempo de busca dos documentos e uma melhora substancial na segurança do tráfego das informações digitais, assim como a sua disponibilidade on-line. Antes da digitalização dos projetos, ele diz que um auto de vistoria demorava 55 dias, em média, para ficar pronto. “Hoje, a emissão leva cerca de oito a nove dias.” Ele observa que isso também resultou numa otimização dos recursos internos do Corpo de Bombeiros e possibilitou que o policial militar se dedique às suas atividades de rotina.
Um dos maiores benefícios do projeto, segundo ele, é a garantia de disponibilidade e a segurança das informações contidas no legado, pois o processo realizado pela TCI BPO digitalizou e indexou dados de documentos com informações de empresas e entidades espalhadas pelos 853 municípios do estado de Minas Gerais.
Projeto Estruturador
Zamforlin explica que o Projeto Estruturador Descomplicar é coordenado pela Seplag e tem como principais frentes de trabalho as Unidades do Minas Fácil e as Unidades de Atendimento Integrado (UAI), este último similar ao projeto Poupa Tempo do governo de São Paulo. As Unidades de Atendimento Integrado oferecem aos cidadãos acesso rápido a diversos serviços públicos. Ele diz que, no ano passado, foram entregues mais quatro unidades aos mineiros, totalizando 22 UAIs distribuídas em 19 municípios, sendo quatro em Belo Horizonte.
Já o Minas Fácil foi criado para simplificar e tornar mais ágil a abertura de empresas, por meio de uma parceria entre os órgãos estaduais, federais e prefeituras municipais. Pelo processo, o empreendedor pode constituir sua empresa em um só local, com um prazo máximo de oito dias após a entrega da documentação. Visando tornar mais completo o processo de abertura de empresas, no ano passado foi realizada a integração dos órgãos de licenciamento estaduais ao Minas Fácil para os empreendimentos de baixo risco. Com isso, Corpo de Bombeiros, Vigilância Sanitária e Secretaria de Meio Ambiente passam a fornecer as licenças necessárias para o funcionamento das empresas via Módulo Integrador do Minas Fácil.
