Assim como a maioria das entidades de classe, a seção paraibana do Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia (Crea-PB) tinha um grande arquivo com fichas e informações dos profissionais do estado. Localizar um documento era considerado pelos funcionários uma tarefa longa e cansativa, chegando a levar horas ou até dias. Atenta a esse problema, a empresa decidiu implantar uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
A solução escolhida foi a da Laserfiche, fornecedora norte-americana de soluções de GED, que utiliza tecnologias de gerenciamento de imagem, workflow, digitalização automatizada, reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e gerenciamento de registros. Instalada pela VS Datta Imagem, revenda local da empresa no Brasil, a ferramenta teve como principal objetivo otimizar o espaço ocupado pelo arquivo do conselho e tornar mais ágil o atendimento aos profissionais da categoria.
O projeto começou em janeiro de 2003, quando a VS Datta realizou a implementação de quatro licenças completas e uma visualizadora do software Laserfiche 7.1. Na época, ao solicitar a conferência de sua assinatura em uma anotação de responsabilidade técnica (ART), o profissional chegava a esperar cerca de um a dois dias. "Era necessário ir no arquivo e no meio daquela papelada toda localizar o documento", conta João Carlos Gomes de Mendonça, responsável pela área de informática do CREA-PB.
Ao perceber que esse procedimento poderia ser melhorado, Mendonça foi atrás de uma solução de GED para modernizar o arquivo. Ao se decidir pelo Laserfiche, todos os dados dos profissionais do CREA-PB foram escaneados e transformados em imagem. Atualmente, o atendente do órgão consegue ver o documento requerido na tela em, no máximo, três segundos e conferir a assinatura da ART solicitada. "Hoje temos mais de 65 mil imagens escaneadas" afirma Mendonça.
Para receber esse acervo, ele revela que a entidade precisou apenas dobrar a capacidade de seu hardware, uma vez que o software pode ser utilizado facilmente em qualquer máquina. Válber Azevedo, diretor da VS Datta Imagem, lembra que o projeto realizado no cliente pode ser ampliado. "Como o Laserfiche é escalonável, ele pode ser adaptado caso sejam necessárias mais licenças ou funcionalidades."
Mas os benefícios não ficam somente na parte de infra-estrutura. O usuário do CREA-PB também percebeu a melhoria no atendimento, uma vez que o acesso às informações ficou mais ágil e seguro. "Após esse trabalho economizamos muito tempo na busca de informações. Isso facilitou nosso serviço e aumentou a qualidade do atendimento", finaliza Mendonça. Depois da implementação da solução, a regional do CREA do Rio Grande do Norte também se interessou pela ferramenta e solicitou uma visita da VS Datta.
