A Sanofi, uma das maiores indústrias farmacêuticas do mercado brasileiro, elegeu a solução SAP Concur para dar suporte a um programa de modernização e aprimorar, simplificar e padronizar o processamento dos diferentes serviços de finanças de suas cinco unidades de negócios no País. A empresa, de atuação global, mantém no Brasil um quadro com 4.700 colaboradores, entre os quais muitos deles têm acesso à aplicação da solução para gestão de despesas.
Depois de uma revisão de processos e políticas, a empresa deu início a um processo rigoroso de escolha da solução capaz de ajudar a automatizar processos, colocar as novas políticas em prática e, mais do isso, garantir que fossem cumpridas. A escolha recaiu sobre a SAP Concur, implementada com o suporte de uma consultora especializada e contando com o envolvimento da área comercial da Sanofi.
O trabalho foi facilitado pelo fato da SAP Concur rodar remotamente, em nuvem e em apenas dois meses a solução estava no ar. A solução foi integrada com o sistema de gestão de negócio SAP ERP, já utilizado pela Sanofi. Houve também sessões de treinamento dos colaboradores para garantir que a nova política, as regras e o uso da solução fossem absorvidos por todos.
"O mercado brasileiro demanda soluções que facilitem o tratamento das despesas corporativas dentro de uma abordagem digital, permitindo redução de custos e confiabilidade. A solução da Concur torna a experiência do colaborador muito mais fácil", destaca Valeria Soska, diretora da Concur no Brasil.
Benefícios
A partir do início da operação da SAP Concur, os colaboradores da Sanofi passaram a fazer solicitações de reembolso de maneira automática, a partir de qualquer dispositivo, móvel ou não, conectado à internet. "O funcionário pode solicitar os reembolsos à medida que faz as despesas. Pode fazer isso remotamente, no caminho para o cliente, por exemplo. Não precisam mais esperar acumular ou gastar tempo fora do expediente para fazer isso", destaca Valeria.
Como parte do projeto, também criou controles automáticos que ajudam os funcionários a controlarem suas despesas. O sistema alerta sobre os limites de reembolso, caso sejam ultrapassados. Com isso, o usuário, toma conhecimento de que vai ultrapassar o limite de reembolso de forma proativa. A eliminação do processamento manual de prestações de contas, dando lugar a um sistema completamente automatizado, resultou em um controle mais eficiente dos gastos dos colaboradores.
Outro benefício obtido foi no controle e auditoria das despesas, que ficou muito mais fácil. A Sanofi pôde configurar o sistema para que algumas despesas específicas, como a manutenção de automóveis, pudessem ser analisadas em detalhes. Outros benefícios apontados pela Sanofi são o ganho de produtividade e controle, com a obtenção de uma visão muito mais ampla do que é reembolsado, eliminando solicitações indevidas ou notas fiscais duplicadas.
Em breve, a empresa prevê também que as solicitações de viagens sejam simplificadas, com os funcionários requisitando e gerenciando suas reservas de voos diretamente pela aplicação.
