Reuniões servem para resolver ou para aparecer?

A nova moda nos corredores das empresas, lanchonetes, salas de reuniões, está na boca das pessoas de todas as corporações do Brasil, todo mundo fala, desde a tia do café até o CEO. Não se via nada tão contagiante desde o Michel Teló com o seu Ai Se Eu Te Pego.
Quantas vezes você repetiu a frase “Estou na Correria” hoje?
Eu entendo você está em uma correria doida mesmo! Claro que está meu prezado leitor, não estou falando de você, estou falando do restante dos 99,50 % da população, afinal, toda regra tem exceção.
É de assustar a necessidade que as pessoas tem de estar sempre correndo, pense no seu dia a dia, você vê pessoas com dois celulares, um em cada mão, tablet embaixo do braço, saindo de uma reunião e indo correndo para outra, sempre esbaforidos, atendendo uma ligação, mandando sms, respondendo e-mails, etc.
E por falar em reunião, qual foi a ultima que você participou que demorou menos de uma hora e resolveu alguma coisa?
Hoje fazemos reuniões de tudo e para tudo, de bugdet, forecast, pipeline, status report, alinhamento, planejamento estratégico e com as tecnologias existentes atualmente ficamos cada dia mais criativos, fazemos reuniões de toda forma, presencial, conference call, vídeo conferencias, já vi até reunião pelo facebook.
O máximo mesmo é usar o smartfone e fazer uma vídeo conferencia no horário do almoço em pleno restaurante, você olha para o seu convidado pede desculpas e diz: tenho uma “concall”  inadiável.
E para a maioria das reuniões não podem faltar as sempre inconclusivas apresentações, e claro para revisar as apresentações fazemos mais reuniões.
São tantas apresentações para todo tipo de reuniões que o power point já se tornou a principal ferramenta do mundo corporativo.
O problema é que as reuniões tornaram-se um verdadeiro palco, quem apresenta vê a oportunidade de aparecer, quem nunca faz nada aproveita para dar palpite que na maioria das vezes não servem para muita coisa e para muitos chefes e clientes é a grande oportunidade de mostrar quem manda. É triste ver tanta vaidade junta.
Olhe para a sua agenda, quantas reuniões você tem por semana que sinceramente poderiam ser riscadas?
Vamos juntos fazer uma reflexão!
A reunião periódica de status report, se o Gerente de Projetos não quiser empurrar os problemas para debaixo do tapete e tiver um plano de ação responsável, faz sentido, caso contrário é melhor focar nas atividades do dia a dia do que perder tempo.
Definir budget para projetos ou para qualquer outro objetivo, poucos pensam verdadeiramente no melhor para a companhia, infelizmente muitos executivos ainda não sabem ou pior não querem admitir que toda economia tem  limite.
Forecast e pipeline, na maioria das empresas acontecem semanalmente preferencialmente às segundas-feiras, seria mais fácil contratar um paranormal para fazer tantas previsões.
Quantas destas reuniões poderiam ser eliminadas, atente para aquelas que não possuem pauta, e que demoram mais de uma hora, com certeza devem ser repensadas.
O mais importante não é cortar as reuniões o mais importante é mudar as atitudes, se hoje você se sente incomodado com as atitudes dos seus clientes e chefes, lembre-se de não repeti-las quando estiver na posição deles.

Alberto Marcelo Parada, formado em administração de empresas e análise de sistemas, com especializações em Gestão de Projetos pela FIAP. Já atuou em empresas como IBM, CPM-Braxis, Fidelity, Banespa, entre outras, e atualmente integra o quadro docente nos cursos de MBA da FIAP. Diretor de Projetos Sustentáveis da Sucesu-SP.