Que a tecnologia é fundamental para facilitar o trabalho e os processos dos colaboradores não é novidade alguma. Contudo, saber como usá-la a seu favor é, ainda, um mistério para muitas empresas, já que muitas ainda não descobriram como otimizá-la para trazer mais agilidade, praticidade e eficiência em processos.
A aplicação de tecnologia se dá, muitas vezes, no uso de ferramentas de trabalho que possam facilitar o dia a dia de colaboradores de diferentes áreas, funções e expertises — e agora, mais do que nunca, de múltiplas localidades.
Para se ter uma ideia do papel essencial que as ferramentas de trabalho têm no desempenho dos colaboradores, uma pesquisa realizada pela Gartner indica que cerca de 47% dos funcionários têm dificuldades para encontrar informações ou dados necessários para realizar seu trabalho de maneira eficaz. "Além disso, um trabalhador de escritório usa, em média, 11 aplicativos para realizar seu trabalho diariamente. Ou seja, é fundamental que essas soluções sejam integradas", afirma Fernanda Bordini, gerente do Zoho Workplace, plataforma de trabalho colaborativo da gigante de tecnologia Zoho
O uso de diferentes ferramentas (a exemplo de e-mails corporativos, plataformas de troca de mensagens instantâneas e videochamadas, por exemplo) tem tudo para facilitar a rotina de muitos colaboradores, especialmente no trabalho remoto. Mas o excesso de informações pode atrapalhar na fluidez do trabalho caso essas ferramentas não "dialoguem" entre si, e também caso as empresas não estabeleçam uma cultura colaborativa que incentive o uso da tecnologia como um facilitador, ressalta Fernanda.
Para que tudo funcione da forma mais orquestrada possível, segundo a executiva, existem algumas formas de tornar o uso de diversas ferramentas simultâneas em algo mais eficiente e capaz de auxiliar rotinas . Abaixo, quatro formas de utilizar a tecnologia visando tornar os fluxos de trabalho mais fluidos, segundo a especialista.
1 – Criando uma cultura de colaboração
Fernanda acredita que o trabalho em equipe fica mais fácil quando é feito por meio de aplicativos desenvolvidos para grupos dinâmicos, que trabalham de vários lugares.
Esses aplicativos permitem que os membros da equipe acessem informações e colaboração de qualquer lugar desde que haja Internet. "Isso é especialmente valioso em equipes distribuídas geograficamente", ressalta ela.
Outro ponto é que os aplicativos de colaboração permitem que várias pessoas trabalhem em documentos, planilhas, apresentações e outros projetos simultaneamente, o que agiliza a produção e a edição de conteúdo. "Essas ferramentas oferecem recursos de rastreamento de atividades, permitindo que todos os membros da equipe vejam quem fez o quê e quando, promovendo a transparência". Além disso, eles podem ser integrados com outras soluções, como e-mails, calendários, sistemas de CRM e muito mais, simplificando o fluxo de trabalho.
2 – Priorizando a continuidade
Um fluxo de trabalho pode ser feito através de vários dispositivos diferentes. Isso permite que os usuários escolham o dispositivo mais adequado para uma determinada tarefa ou situação. Por exemplo, um smartphone pode ser útil para verificar e-mails enquanto se está em trânsito, enquanto um computador desktop é mais apropriado para tarefas que exigem uma tela maior e mais recursos de processamento.
"A capacidade de alternar os dispositivos facilita a continuidade do trabalho. Quando se começa uma tarefa em um dispositivo e, em seguida, precisa se deslocar ou mudar para um ambiente diferente, pode continuar a tarefa em outro dispositivo sem interrupções", destaca Fernanda.
3 – Compartilhando conhecimento
Quando toda a organização compartilha conhecimento, o engajamento dos times cresce e a comunicação flui melhor. De acordo com a gerente da Zoho, uma base de conhecimento compartilhada permite às equipes solucionarem problemas de maneira mais eficiente, aproveitando a experiência e os insights de outros membros da organização.
Além disso, o aprendizado passa a ser contínuo, uma vez que os funcionários têm a oportunidade de aprender constantemente e se manter atualizados com as melhores práticas e desenvolvimentos recentes em seu campo.
4 – Utilizando a comunicação unificada
Algumas ferramentas possibilitam que se conecte de forma unificada com as equipes, por meio de e-mail seguro e com diversos recursos, como mensagens instantâneas, discussões e pesquisas internas em fóruns de colaboradores, notas, calendários, etc. Isso reduz a complexidade da comunicação por diversos canais, tornando mais fácil para os funcionários escolherem a melhor ferramenta para cada situação.
