A transformação digital e a constante inovação do mercado fizeram com que as empresas entendessem que a mudança organizacional e melhoria contínua é inevitável para quem quer crescer. Neste contexto exigente, as organizações não devem apenas ser capazes de mudar, mas aprender a viver em permanente processo de adaptação. As organizações que resistem à mudança estão fadadas ao fracasso, assim como as organizações que não sabem conduzir o gerenciamento de mudanças de forma eficaz geralmente não prosperam.
Logo, se a organização precisa implementar mudanças, como é possível superar obstáculos e ter sucesso? O ponto de partida é entender por que a maioria dos processos de gerenciamento de mudanças falha. A seguir, estão algumas das principais razões.
- Planejamento inadequado:
Muitas vezes, as organizações estão tão focadas em implementar as mudanças que pulam direto para a fase de execução sem realizar adequadamente o planejamento inicial necessário. E é isso que acaba levando todo o trabalho para o fracasso desde o início. Sem um planejamento bem projetado, o provável resultado será uma eventual falha posterior.
O gerenciamento de mudanças bem-sucedido começa com uma estratégia sólida. É preciso saber por que deseja mudar, qual o resultado esperado, quem será afetado e como pretende realizar. Para um planejamento de mudança eficaz é necessário identificar todas as condições e atividades que devem acontecer antecipadamente para que o projeto seja bem-sucedido.
- Falhas de comunicação:
A forma como é comunicado a mudança é tão importante quanto o seu plano de implementação. Falhas de comunicação são a fonte de muitos problemas. A ansiedade e a resistência inevitavelmente aumentam quando as pessoas não entendem por que a mudança é necessária.
A maioria das grandes transformações são justificadas a partir de uma perspectiva de retorno, no entanto a justificativa deve ser clara e atraente para todos os principais interessados. É preciso ajudar os envolvidos a entender por que a mudança precisa ser feita e como isso os afetará, visto que as pessoas querem e precisam entender o impacto sobre elas.
Ao implementar qualquer novo processo ou tecnologia, todos os funcionários que serão afetados devem ser identificados. Após avaliar os impactos, é necessário desenvolver um plano de comunicação direcionado. Os funcionários devem sentir que têm as ferramentas e o conhecimento que precisam para abraçar a transformação com confiança.
- Falta de alinhamento no gerenciamento de mudanças:
A mudança só acontece a menos que todas as partes interessadas estejam alinhadas sobre o porquê a mudança está acontecendo. É necessário a existência de um acordo sobre a necessidade de mudança com todos os envolvidos na implementação, pois sem uma visão unificada, os planos podem facilmente se perder.
Em outras palavras, quando a equipe concorda com o escopo, o tamanho e a importância de um projeto, seus esforços de gerenciamento de mudanças proporcionarão resultados mensuráveis. Sem essa base, o processo está fadado ao fracasso antes mesmo de começar.
- Falta de Recursos:
A falta de recursos é uma das razões mais comuns para o fracasso da mudança organizacional na maioria das organizações. O processo de mudança precisa ser implementado, depois testado, melhorado e aprimorado.
- Falta de apoio da liderança:
O fato é que a mudança organizacional é mais difícil de ser bem-sucedida caso não exista o apoio da liderança. Os líderes devem ser proativos e apoiar consistentemente a equipe à medida que projetam e implementam as mudanças. Eles devem comunicar de forma clara os benefícios às partes interessadas, e ouvir e responder às suas preocupações.
- Subestimar o escopo de implementação:
Embora um programa de gerenciamento de mudanças bem desenvolvido possa trazer transformação em um curto período de tempo, raramente, ou nunca, acontece da noite para o dia. Na maioria dos grandes projetos, o sucesso geralmente requer mais recursos e tempo do que o inicialmente previsto e planejado, e muitas alterações podem ocorrer devido à subestimação do escopo, recursos ou tempo insuficientes.
Parte do desenvolvimento de um programa de gerenciamento de mudanças bem-sucedido é entender esse escopo e cronograma de implementação e comunicá-lo de forma eficaz. Quando há uma boa ideia do escopo das ações a serem realizadas, tem-se uma definição mais precisa de quanto tempo levará para implementá-las.
Antes de tomar medidas para implementação, é preciso considerar o processo do início ao fim. O que é preciso para implementar a mudança organizacional que deseja alcançar? Planeje os recursos com antecedência. Descreva os recursos necessários e quanto tempo levará.
- Partes interessadas negligenciadas:
O gerenciamento de mudanças bem-sucedido requer uma forte contribuição das partes interessadas, no entanto, se não mapear adequadamente quem são as verdadeiras partes interessadas e o que eles precisarão realizar para implementar o projeto, seus esforços de gerenciamento de mudanças serão perdidos.
É importante a solicitação de feedback antecipado de todas as partes interessadas envolvidas, e sempre forneça roteiros ou cronogramas com muita comunicação. Esses esforços darão às partes interessadas a propriedade do sucesso do plano e maior visibilidade do processo de mudança.
- Falta de ferramentas:
Sem um processo de mudança bem documentado, elementos essenciais do seu plano podem ser facilmente mal interpretados ou perdidos. Assim, um programa que começa com o pé direito pode rapidamente dar errado sem o suporte de uma ferramenta.
A aplicação de novas ferramentas digitais pode tornar a mudança mais significativa e duradoura para quem a vivência e para quem a implementa, possibilitando a transparência, a colaboração e a comunicação essenciais para o sucesso.
- Não fundamentar as mudanças na cultura da organização:
O obstáculo final e mais difícil para implementar mudanças duradouras é integrar a mudança em sua cultura organizacional. Mesmo com comunicação, liderança e visão, os esforços podem falhar, a menos que sejam vistos como normas e hábitos organizacionais. À medida que a mudança entra em vigor, é preciso demonstrar aos funcionários e outras partes interessadas que todo o esforço está tendo um impacto positivo.
Dominar o processo de gerenciamento de mudanças é uma das questões mais desafiadoras para qualquer organização e, evitar essas armadilhas aumentará muito as chances de sucesso.
Hermínio Gonçalves, CEO da SoftExpert Brasil.
