Por meio de tecnologia, a maioria dos setores das empresas estão adotando os pilares da transformação digital como automatizar processos e aprimorar a governança para atender um mercado cada vez mais exigente. Para o RH, isso não é diferente. Ao longo dos últimos anos, o setor passou a assumir uma posição mais estratégica nas organizações, buscando cada vez mais a melhoria contínua para otimização do tempo e aumento da eficácia com a adoção de ferramentas que proporcionem dados precisos para tomadas de decisões mais certeiras.
O que é automatização de processos?
A automatização nada mais é do que fazer o uso de tecnologias para agilizar os processos da empresa. No dia a dia do setor de RH, existem muitos procedimentos manuais e repetitivos que podem ser automatizados, proporcionando aos profissionais dessa área mais tempo e redução de erros nos processos manuais. Consequentemente, o profissional tem mais liberdade e espaço para se dedicar às estratégias que ofereçam bem-estar aos colaboradores.
De modo geral, é de interesse das organizações que o RH priorize a gestão de pessoas, no entanto, ainda há grande demanda de fluxo de energia e capital para tratar de situações operacionais, que poderiam ser evitadas por meio da automação de rotinas. Além de facilitar os processos administrativos, a automatização do RH pode ser revertida em lucro, pois permite que os resultados sejam mensurados em pouco tempo.
O ponto focal não é apenas sobre automatizar processos, mas sim sobre os resultados que essas automações podem proporcionar para a organização. Otimização de tempo, redução de custos, de produtividade, redução de riscos legais e operacionais por exemplo são alguns dos resultados que podem ser obtidos.
Existem atividades e processos que, por meio de tecnologia, são de suma importância para tornar o RH cada vez mais estratégico na jornada de transformação digital:
1- Gestão de tarefas:
O objetivo é concentrar todas as atividades pendentes, em andamento e realizadas em um único repositório. Com a utilização de um software, a empresa troca extensas planilhas por uma gestão à vista que conta com elementos visuais, como quadros, ilustrações, tabelas amigáveis e painéis. Dessa forma, cada profissional executa suas tarefas dentro do processo e o status de suas atividades fica visível para todo o time. Logo, os gestores conseguem enxergar tudo o que acontece na sua equipe em tempo real.
2- Avaliação de desempenho:
Para garantir o sucesso de uma organização e enfrentamento dos desafios no dia a dia, é essencial contar com uma equipe capacitada e funcional. Para isso, é preciso utilizar tecnologia para gerenciar as performances dos profissionais a partir das habilidades e potencialidades que eles apresentam, bem como maximizar resultados e minimizar gaps de competência.
A proposta é a construção de soluções em conjunto, capacitações e treinamentos, ajudando o profissional a ver que ele pode contar com o apoio do RH e de suas ferramentas para se aperfeiçoar e crescer na carreira.
3- Armazenamento, validade legal e segurança de informações:
Todos os dias, as organizações criam um volume imenso de conteúdo não estruturado, que inclui ordens de compra, registros de empregados, relatórios financeiros, formulários, notas fiscais, contratos, procedimentos internos, desenhos de engenharia, e-mails, entre outros. O desafio de lidar com papéis, conteúdos digitais, registros e documentos aumenta cada vez mais.
Para resolver o problema, as empresas estão adotando plataformas de Gestão de Conteúdo Empresarial que garantam também a validade legal e segurança das informações para tratar os desafios associados com a informação não gerenciada. Soluções de ECM aprimoram a produtividade e agilidade dos negócios, provendo melhor acesso à informação e criando uma infraestrutura de compartilhamento, segurança e reuso de conteúdo por toda a organização. Uma plataforma de Gestão de Conteúdo Empresarial permite às empresas reduzir custos, além de integrar as informações-chave em um caminho único para explorar novas oportunidades e rapidamente se adaptar aos novos requisitos do negócio.
4- Análise de dados:
As ferramentas de automatização permitem um acesso mais fácil às informações e também facilitam o compartilhamento de dados. Softwares de gestão centralizam os dados em um só lugar. A facilidade na análise de dados é um dos benefícios para as empresas que usam a automatização de processos de RH no seu dia a dia. Por meio de diagnósticos dos trabalhos, é possível realizar um mapeamento das tarefas executadas, sejam com horas gastas na execução do trabalho, avaliações de desempenho etc. Além disso, as soluções oferecem dados em tempo real, para que o gestor possa ter maior controle gerencial, possibilitando ajustes ao longo das tarefas e readequação dos trabalhos.
Além das vantagens em relação ao tempo e incidência de erros, os processos também podem ser melhorados com a automatização. Ou seja, quando se sabe o que é automação de processos de RH, os benefícios aparecem em vários aspectos. As melhorias nos processos vão desde a gestão de folha de pagamento, até a gestão de ponto, os pagamentos, entre outros.
A tecnologia se tornou uma realidade no mundo empresarial e, principalmente, no RH, que por muito tempo foi conhecido como um setor burocrático. A automação de processos facilitou o trabalho do segmento, diminuindo o tempo de execução das tarefas e minimizando as chances de erro. Além disso, a transformação digital agrega um diferencial competitivo no mercado. As empresas que se rendem às tecnologias estão à frente das outras, agilizando seus processos, diminuindo seus custos e aumentando a produtividade das equipes.
Hermínio Gonçalves, CEO da SoftExpert Brasil.
