Michael Wooton*
Com certeza você já ouviu falar em BPM. A sigla, que em português significa gerenciamento de processos de negócios, representa para muitos a fórmula ideal para as companhias que desejam manter suas operações sob controle e, de que quebra, aumentar o poder de competição.
O mercado para as chamadas soluções de gerenciamento de performance só cresce. Segundo estimativas de mercado, as empresas latino-americanas devem investir 80% a mais em BPM em relação a 2007. Um dos fatores responsáveis por esse crescimento ? apontado pelos analistas ? é que no ano passado muitas empresas abriram capital e por isso precisam seguir várias regras, se adequando ao uso da governança corporativa. Nesse cenário o BPM pode ajudar.
Apesar de importante, a solução ainda é pouco conhecida na sua totalidade e os projetos, em geral, são realizados de forma isolada. No entanto, o alinhamento das informações das diversas áreas é que resulta em elementos concretos para a tomada de decisão. A partir do momento que uma empresa consegue, por exemplo, unir dados que mostram o custo das suas atividades às informações sobre o orçamento disponível ela consegue montar um plano focado e lucrativo. O resultado disso é o aumento de receitas e significativas reduções de custos.
Antes de falar da implementação do projeto em si é preciso quebrar um mito existente entre as empresas: o de que o BPM se resume ao balanced scorecard (BSC). O BPM na realidade é um guarda-chuva que engloba, basicamente, ações de planejamento, realização de orçamento e consolidação financeira, business intelligence (BI), custeio por atividades conhecido como ABC (Activity-Based Costing), Seis Sigma (técnicas focadas na melhoria dos processos de negócio) e o BSC. É importante entender o que essas aplicações podem fazer pela sua organização, antes de tomar a decisão de implementar um projeto de gerenciamento de performance. Dessa forma, o gestor terá grandes chances de explorar todo o potencial da solução.
O BI, o mais conhecido deles, imprime à solução a capacidade de visualizar cenários da organização através de relatórios. Outra aplicação ? um pouco menos conhecida ?, mas de grande importância é o gerenciamento de custo ABC. Como o próprio nome sugere, o aplicativo é o ponto chave de programas de gerenciamento de performance e proporciona uma visão mais ampla dos custos de uma empresa ao possibilitar maior compreensão do real valor de suas estruturas de gastos. Conhecer o custo real é importante para identificar as gordurinhas das quais pode se livrar e isso a contabilidade tradicional não permite já que não leva em consideração os gastos característicos de cada linha de produto ou serviço e nem de cada área de negócios da empresa, fazendo uma simples alocação de custos e não estabelecendo uma relação de causa e efeitos dos mesmos.
Criados especialmente para atender as necessidades dos departamentos financeiros das corporações, os aplicativos de planejamento, realização de orçamento e consolidação financeira, permitem que a companhia, por meio da unificação sob demanda de dados históricos e de planejamento, consiga realizar projeções de orçamentos mais precisos, analisar os resultados obtidos, entender receitas, custos e lucros e gerenciar a execução de estratégias. Essa automação possibilita que a informação mais atualizada esteja sempre disponível tanto para a tomada de decisões estratégicas quanto para as agências reguladoras já que armazena os dados em uma intranet.
Para se ter uma idéia da sua importância, quando a empresa não tem uma solução que automatize esse processo, é necessário montar planilhas de cálculo para cada área. Imagine a consolidação de forma manual, por exemplo, de 30 planilhas. Além de trabalhoso, aumenta a inconsistência da informação e resulta em números que não batem.
E, por último, o BSC. Por meio da plataforma baseada em web, o conhecido balanced scorecard funciona como a interface do projeto de BPM e disponibiliza para toda a empresa iniciativas e indicadores estratégicos definidos por seus executivos, emitindo alertas sempre que o desempenho das áreas não estiver atingindo as metas definidas. A grande vantagem é que, além de possibilitar a mudança de rumo a tempo, facilita a compreensão, comunicação e a responsabilidade por todos os níveis da corporação pelo projeto. Também apóia no monitoramento da Seis Sigma.
Uma vez entendido de que forma utilizar a potencialidade das soluções de gerenciamento de performance, vale lembrar que se todos esses aplicativos forem baseados em uma plataforma analítica preditiva ? que faz uso da estatística aplicada ao negócio -, ainda proporciona a simulação de estimativas, como por exemplo, calcular quanto custará a criação de um novo portfólio ou o impacto do aumento salarial da equipe em uma linha de produtos ou serviços, entre outros. Para se ter uma idéia dos diferenciais competitivos que a análise preditiva proporciona, em termos de retorno do investimento (ROI), o impacto na melhoria da produção é de aproximadamente 277%, já no aumento de conhecimento sobre seu cliente de 55% e em gestão financeira de 139%.
Outro ponto que deve ser destacado é que esses projetos não precisam ser implementados de uma vez, mas precisam conversar entre si. Por isso, é fundamental ter uma plataforma única que proporcione um bom fluxo de dados. É essa característica que vai imprimir agilidade na geração, execução e carregamento das informações entre os sistemas.
Posto isso, é sempre bom ter em mente que não existem fórmulas prontas que ensinem chegar à solução ideal e que a tecnologia isolada de uma mudança de cultura organizacional não traz resultados efetivos. É imprescindível que o projeto de BPM seja patrocinado pelo corpo diretivo, que precisa comprar a idéia e querer que ele siga em frente. Além disso, uma vez implementados as metodologias e indicadores, tem que não só estabelecer metas como também cobrar a sua execução, para que a estratégia ? e os investimentos nela realizados ? não se percam. Afinal, no passado as organizações podiam errar, pois com a baixa competição era mais fácil obter um lucro razoável que acabava mascarando o impacto de decisões equivocadas ou irrelevantes. Hoje, com a entrada de multinacionais no País que já lançam mão dessas técnicas há mais tempo, as empresas nacionais não podem mais se dar a esse luxo.
* Michael Wooton é especialista pré-vendas para a área de finanças do SAS Brasil.
