Seja qual for a natureza do seu negócio, é inevitável que ele gere uma documentação significativa. Produzir, distribuir e armazenar documentos comerciais de maneira segura e compatível é apenas um dos desafios que sua organização enfrentará. Muitos dos documentos em questão serão confidenciais; outros serão comercialmente sensíveis ou precisarão ser armazenados de uma determinada maneira para atender aos requisitos regulatórios. As melhores práticas variam dependendo do setor em que você atua e do tipo de documento em questão.
Quando se trata da segurança de seus documentos comerciais, você deve considerar dois aspectos: armazenamento e distribuição. A maneira como você armazena e distribui documentos comerciais precisa ser altamente segura – afinal, esses são seus materiais comercialmente mais importantes.
Você também precisa considerar o armazenamento e a distribuição físicos e on-line, pois os aspectos de segurança de ambos serão diferentes.
Considerações de segurança do armazenamento de documentos comerciais
Para documentos impressos, pense no risco de incêndio. Você tem as precauções adequadas – alarmes, sprinklers, armários à prova de fogo – para evitar danos em caso de incêndio? Os documentos físicos também têm cópia eletrônica caso o pior aconteça e suas cópias em papel sejam destruídas? Em caso afirmativo, onde o disco rígido é mantido? – deve estar em algum lugar separado de quaisquer cópias físicas de seus documentos.
Se seus documentos são cópias eletrônicas, considere a integridade de sua solução de armazenamento. É altamente seguro, com acesso baseado em permissão, garantindo que apenas usuários autorizados possam ver ou editar documentos? Tal como acontece com documentos impressos, seus discos rígidos e servidores devem estar localizados em algum lugar com mitigação adequada contra incêndio, inundação ou outro desastre potencial.
Considerações de segurança da distribuição de documentos comerciais
A distribuição de documentos impressos pode, por sua própria natureza, ser menos segura do que a cópia eletrônica. A distribuição on-line traz problemas de segurança diferentes, mas não menos significativos. Assim como o correio, o envio de documentos por e-mail também incorre no risco de que eles cheguem a destinatários não intencionais. Para uma abordagem da melhor prática, você deve compartilhar documentos por meio de uma plataforma segura com acesso granular baseado em permissão e autenticação de dois fatores; os roadshows virtuais para investidores, por exemplo, fornecem uma solução altamente segura para empresas que desejam compartilhar apresentações on-line para investidores.
Em termos de armazenamento e distribuição, você precisará aderir à regulamentação de proteção de dados, como a LGPD, garantindo que seus métodos de distribuição sejam compatíveis e que você não mantenha documentos comerciais contendo dados pessoais por mais tempo do que o necessário.
A terceirização do armazenamento e distribuição de documentos comerciais pode fazer sentido; você pode contar com seu provedor para manter as versões mais recentes do software e garantir os mais altos níveis de segurança, em vez de ter que investir você mesmo.
A distribuição também se estende à forma como seus documentos comerciais são descartados – como eles são tratados quando não são mais necessários? Todos os documentos comerciais devem ser destruídos com segurança, não simplesmente jogados fora ou reciclados.
Marcelo Carreira, vice-presidente Go-To-Market América Latina da Access.
