A terceirização de serviços de impressão no mercado brasileiro está consolidada nas corporações e aponta para uma adesão crescente, inclusive das médias empresas. Já é possível perceber ? apesar de incipiente ? um mercado que exige a entrega correta das soluções prometidas e que tem o cuidado de não se restringir apenas à melhor tecnologia, mas também que valoriza a prestadora de serviços mais qualificada para a implementação do projeto.
As empresas que querem evitar problemas posteriores com contratos de outsourcing devem adotar algumas regras, entre elas, uma profunda avaliação do fornecedor de serviços. Essa ação passa pela escolha da melhor tecnologia disponível no mercado, atrelada à correta análise das características e habilidades do provedor de soluções, necessárias para a entrega e manutenção do que foi vendido.
Para os CIOs, que atualmente enfrentam uma tormenta de desafios estruturais, na expectativa de colaborar, damos algumas dicas que podem evitar frustrações com o que foi contratado. Para tanto, é preciso observar alguns fatores internos e as habilidades do fornecedor de outsourcing de impressão. Para fazer a escolha certa diante de mudanças significativas no mercado global o cliente tem de saber o que exigir na prestação de serviços e como analisar o fornecedor, tendo em vista a correção de estratégias e adequação da empresa à nova realidade.
Os pilares de sustentação e requisitos fundamentais para o sucesso de um outsourcing de impressão que devem ser testados e avaliados pelo contratante junto ao fornecedor são: habilidade logística bem desenvolvida para suprimentos e peças, que suporte um projeto que envolva diversas regiões do País; infra-estrutura de assistência técnica que reproduza a mesma qualidade de atendimento em todo território nacional; capacidade tecnológica do fornecedor, que deve possuir software para análise da produção, medição de SLA (nível de serviço) e bilhetagem.
É também extremamente importante viver o ambiente do fornecedor que vai realizar tarefas dentro da sua empresa. Checar a qualidade e o grau de rotatividade dos profissionais; consistência de atendimento; política de recursos humanos, além de avaliar a relação hierárquica que determina agilidade na decisão são determinantes para um bom resultado. Descubra se o profissional com o qual se relaciona tem poder de decisão para que o processo não fique engessado, aguardando um superior.
Na hora de avaliar propostas de fornecedores é imprescindível atentar mais para os serviços e não se ater apenas às especificações de hardware e software. Hoje em dia ainda se observa que a abordagem dos itens de serviços corresponde apenas a 15% do processo. Isso denota que o cliente, de forma equivocada, está mais voltado para análise técnica da solução.
Tenho acompanhado de perto a evolução desse mercado e posso afirmar com toda a segurança de que vivemos um momento de revisão e preparação para a segunda contratação de outsourcing de impressão. Muitas empresas que aderiram ao modelo logo no início, hoje estão na fase de renovação de contratos, mas frustradas com os resultados obtidos. Agora, porém, tem a oportunidade de fazer uma melhor escolha, casando tecnologia com excelência em serviços.
*O autor é diretor-superintendente da Simpress, distribuidora oficial da Ricoh no Brasil.
