Na medida que a dinâmica operacional e financeira começa a exigir maior esforço, diversas PMEs acabam buscando por soluções conhecidas como ERPs ou sistema de gestão empresarial, que automatizam a gestão operacional e financeira de seus negócios, já que dados comprovam a eficácia dessas ferramentas no mercado. De acordo com a Gartner, a produtividade de empresas que contam com um sistema de gestão aumenta em até 25%.
Como essas plataformas oferecem diversas vantagens, é compreensível que os empreendedores busquem a adoção desses serviços, porém, muitos ainda têm dúvidas quanto à escolha do ERP ideal e o processo de implementação da solução no dia a dia da empresa. Por mais intuitivo que sejam as ferramentas é preciso saber dominar as funcionalidades disponíveis, vincular processos de negócio às regras e configurações, e alinhá-las com os membros da equipe que terão acesso ao sistema.
O primeiro passo a ser dado pelos empreendedores é escolher o sistema que sane as principais dores na gestão do negócio. Inicialmente, é válido colocar no papel os principais aspectos do negócio (porte, tipo de operação – física, online, comércio, indústria, prestação de serviços ou híbrido). Adicionalmente, avaliar quais canais de venda serão utilizados e o perfil dos produtos comercializados ou serviços prestados ajudará na escolha dos recursos necessários.
Definindo o software que será usado pelo negócio e feita a contratação, é hora de iniciar. Migrar os dados de planilhas e outros sistemas para o seu novo ERP sempre é um desafio. Essa etapa requer muita atenção, pois o sistema irá trabalhar com base nos dados que forem fornecidos. Os empreendedores também podem aproveitar esse momento para fazer uma limpa, filtrando tudo o que achar desnecessário ou incorreto. Para quem está iniciando do zero, o esforço é menor, e os benefícios de começar organizado superam muitas vezes o tempo e dedicação despendido para iniciar.
A quantidade de dados que devem ser migrados ao sistema e os recursos que serão adotados determinam o tempo de implementação do ERP. Em algumas soluções, isso significa que é possível configurar o sistema no mesmo dia ou em algumas semanas. Por exemplo, quanto maior o volume de produtos para atualizar, maior o tempo de implementação. Os empreendedores devem ter isso em mente para se organizar e não atrasar os negócios durante esse processo.
Após a implementação, é preciso realizar o treinamento da ferramenta. Como mencionado anteriormente, é imprescindível que a equipe esteja envolvida em todas as etapas da implementação do ERP. Isso faz com que a familiaridade da ferramenta seja adquirida com mais rapidez, pois o sistema será usado por eles, desde a inserção de dados até o uso no dia a dia e o acesso a relatórios.
Tendo isso em mente, é totalmente viável a aplicação de cursos internos de capacitação para os colaboradores que irão operar a ferramenta, seja de uma forma geral ou apenas de módulos específicos. É ideal que sejam abordados módulos que ensinem como configurar o sistema; definir perfis de usuários; criar campos personalizados e configurar fluxos de trabalho; como utilizar as funcionalidades; como cadastro de clientes, fornecedores e produtos; gestão de estoque; compras; vendas e controle financeiro; como fazer análises de dados; gerar relatórios e indicadores; como integrar os processos; entre outros pontos de destaque.
Vale lembrar que o ERP é uma ferramenta que integra dados e informações, além de processos. Isso significa que é preciso que os departamentos estejam cientes de que os elementos inseridos por eles, serão atualizados nas seções que envolvem outros setores. Quando uma venda é registrada pelo sistema, essa informação será compartilhada com quem controla o estoque, com o setor financeiro, com o setor fiscal, e assim por diante.
Em suma, sem o preparo adequado, toda essa centralização e automação de variadas atividades, podem gerar muitas dúvidas aos colaboradores. Quando isso acontece, a tendência é que o sistema não seja usado em todo o seu potencial, impossibilitando ganhos efetivos e dificultando o crescimento do negócio.
Marcelo Navarini, Diretor do Bling, sistema de gestão da Locaweb Company.
