A Dasa — empresa de serviços de medicina diagnóstica, com 524 unidades de atendimento em 13 estados do Brasil — terceirizou o processo de impressão em todos as suas unidades. Agora, os exames de imagem, como ultrassons e ressonâncias magnéticas, são processados com o auxílio de 222 máquinas de impressão da Konica Minolta, que atendem aos laboratórios do grupo em São Paulo, Rio de Janeiro, Santa Catarina e Distrito Federal. O objetivo da mudança, segundo o CIO da companhia, José Otávio Garcia, é reduzir custos e melhorar o nível de qualidade dos serviços prestados pela TI.
Anteriormente à solução, Garcia comenta que o ambiente contava com falta de padronização e ocasionava, assim, baixo nível de atendimento técnico. "Tínhamos déficit no primeiro atendimento e na solução definitiva", diz. Segundo ele, a equipe interna de TI atuava em diversos casos, a fim de criar contingência, já que havia falta de atuação do fornecedor.
Para suprir a necessidade de mais sinergia, padronização do produto final, elevação do nível de serviço e ganho financeiro por escala, a Instituição decidiu, então, pelo modelo de full outsourcing de impressão. O departamento de compras da Dasa abriu concorrência para a compra de serviços de outsourcing de impressão com foco em RDI — impressões de imagens médicas.
Em seis meses, dez fornecedores foram convidados a participar do processo que foi ganho pela Konica Minolta. A implantação da solução demandou outros seis meses. Após esse período, com o serviço passando a funcionar primeiramente em São Paulo, em setembro, e depois nos demais estados (DF, SC e RJ), substituindo a tecnologia de impressão a base cera por laser.
"Os equipamentos são fornecidos em regime de comodato e a economia está aplicada nas despesas operacionais, que são menores, em cerca de 25%, que as do contrato anterior", explica. O grupo Dasa fatura, em média, R$ 2,4 bilhões anualmente, gerados com o auxílio de seus 20 mil funcionários. A solução de outsourcing de impressão é utilizada, atualmente, por cerca de seis mil colaboradores, que atuam nas regionais de São Paulo, Rio de Janeiro, Distrito Federal e Santa Catarina. Apenas no estado de São Paulo, são 32 unidades de Delboni, mais 60 de Lavoisier e uma do Alta.
Na ponta do lápis
Mesmo em pouco tempo de funcionamento, o novo modelo já apresenta resultados relevantes para a empresa. Os principais, segundo Garcia, foram a diminuição do tempo de solução técnica, a implantação de equipamentos hot backup em ambientes altamente críticos, elevação da qualidade de impressão, padronização das configurações em todos os ambientes e unidades dos quatro estados referidos, gerando "resultado único" e, por fim, uma economia de 25%. A Instituição estima economizar, a partir da solução, cerca de R$ 2 milhões por ano.
Garcia explica que há um acompanhamento contábil e financeiro sendo realizado mensalmente pela fornecedora, que demonstra, por meio de gráficos, a economia conquistada após a implantação. Até o fim do ano, o grupo projeta que processará 1,5 milhão de folhas de exames, 300 mil a mais do que processava antes da solução de outsourcing. O CIO comenta que o projeto se diferenciou por ser um negócio conveniente para ambos os lados. "Como a negociação envolveu larga escala em volume de serviços, em quatro regionais (SP, RJ, DF e SC), houve a oportunidade de negociar um melhor custo por página impressa, beneficiando o cliente e o fornecedor", assegura.
Ele destaca que a solução promove SLA (acordo de nível de serviço) de duas horas para o primeiro atendimento técnico e de 4 horas para acionamentos técnicos. Além de relatórios de níveis de serviço e gestão de incidentes, que sugerem mudanças no plano de capacidade, treinamento operacional e substituição de equipamentos com problemas recorrentes, há ainda um relatório mensal de bilhetagem, no qual aponta os "ofensores e desvios, cruzando informações de volumes de impressão versus produção de exames por localidade, e sugerindo ações corretivas", informa.
Por fim, entre as medidas de sucesso, Garcia salienta a migração gradativa do volume de revelações de películas de raio-x, tomografias e ressonância magnética para impressão em papel. "Essa medida sustentável evitará a contaminação do meio ambiente com o descarte de películas em lixo comum", lembra. E informa a possibilidade de agregar ao contrato as demais regionais e marcas da Dasa, com o intuito de que essas unidades também "possam obter os benefícios econômico financeiros e de níveis de serviço." A previsão é expandir o projeto para os estados da Bahia, Mato Grosso e Pernambuco até 2013.
A Konica Minolta do Brasil atuou diretamente na negociação dos equipamentos e do serviço, eliminando os canais intermediários e, segundo Garcia, "aumentando o nível de confiabilidade na entrega dos serviços". O CIO também conta que a fornecedora auxilia constantemente transferindo seus conhecimentos para os colaboradores que usam o sistema. "Inicialmente, publicando manuais com os procedimentos e oferecendo treinamento à equipe interna de TI e, na sequência, promovendo o roll out."
