Atualmente vivemos na era da hiperconexão e massificação da informação, era essa que quebrou paradigmas sociais e nos ajudou a ter um alcance muito maior em muitos aspectos. Nunca antes tivemos tanta facilidade para transpor as barreiras entre nós e o mundo a nossa volta: seja em relação a lugares, experiências ou pessoas, tudo está literalmente mais tangível devido ao imenso volume de informação que temos à disposição e ao qual somos expostos em nosso dia a dia por meio de um clique na tela de nosso smartphone.
A nível de mercado, esse contexto também vem beneficiando empresas ao prover fácil acesso a boas práticas, metodologias, ferramentas e uma série de recursos, que, por consequência, possibilita empresas de diferentes tamanhos, potencial de investimento, tempo de mercado e outros fatores a terem chance de competir de igual para igual, aumentando ainda mais a competição de mercado. Ou seja, se anteriormente competitividade era um importante objetivo de mercado a ser buscado, hoje é condição basicamente de sobrevivência para qualquer nicho no meio.
Competitividade ou capacidade de criar condições para atender de forma bem sucedida o seu mercado alvo e objetivos organizacionais pode ser derivada em uma série de características: um product/market fit diferenciado, uma cultura organizacional vencedora, uma equipe bem formatada e, claro, a capacidade de fazer cada vez mais com menos recursos, resultando em uma margem superior à média, que promove a capacidade de fazer movimentos mais agressivos em momentos críticos.
Essa capacidade de fazer cada vez mais em menos tempo ou com menos recursos, também conhecida como produtividade, é o Santo Graal que as empresas vêm buscando no seu dia a dia para extrair o máximo dos seus recursos mais valiosos, para, então, atingir seus objetivos de forma contundente, mantendo-se ainda mais competitivas e "vivas" no mercado.
Neste aspecto, a tecnologia tem sido grande aliada ao dar não só conhecimento, mas também ferramentas que permitem às organizações modernas controlar, extrair dados, analisar e otimizar cada pequena parte de sua estrutura – o Pipefy, por exemplo, vem ajudando, hoje, empresas dos mais diversos segmentos e tamanhos em mais de 150 países a gerir, otimizar e automatizar seus processos organizacionais, impactando diretamente em sua produtividade e competitividade de mercado. Entretanto, somente a tecnologia não é suficiente para que uma empresa seja de fato produtiva.
Produtividade vem como produto de uma estratégia organizacional sólida e bem construída, cultura organizacional que promove e premia a melhoria contínua de seus colaboradores, as metodologias, ferramentas e tecnologias adequadas para um nível excelente de execução, dentre outros fatores. Porém, diante desses fatores, o humano é, sem dúvidas, fundamental para que todos os demais resultem no objetivo final. Afinal, se o indivíduo na ponta não está disposto a ser 1% melhor todos os dias, é muito difícil que todos os demais acabem gerando o impacto esperado.
Mas como podemos ser mais produtivos neste mundo de tantas distrações?
Essa é uma pergunta de muitas respostas e, de minha parte, gostaria de apresentar alguns mecanismos, processos e hacks que são simples de serem incorporados na rotina de trabalho (e quiçá, pessoal) e acabam sendo decisivos para quem busca mais do que só trabalhar duro: trabalhar duro e de forma inteligente.
Primeiro, gostaríamos de apresentar uma metodologia bastante conhecida quando falamos em produtividade: a matriz de Eisenhouer. Esse método propõe que você divida suas tarefas e entregas em 4 quadrantes diferentes, como na imagem abaixo:
Como a imagem demonstra, o Q1 é composto pelas tarefas que são importantes e urgentes. Essas tarefas geralmente não precisam de planejamento ou preocupação, pois você terá e irá fazê-las de qualquer forma. Elas são importantes e urgentes, então você terá que terminá-las em breve.
Já o Q2 é o quadrante mais importante para nós, pois é composto por tarefas importantes, mas que não são urgentes. Sem planejamento, as tarefas do Q2 tendem a se tornar Q1 (principalmente por causa de procrastinação). Nosso conselho aqui é você focar nas tarefas que você classificou como Q2, planejando como e quando você vai realizar e não deixando que se tornem urgentes.
As tarefas do Q3 não têm muito segredo: faça o mais rápido possível. Se é algo urgente, mas não importante, o importante aqui é não perder tempo. E, finalmente dentro do Q4, então as tarefas que não são importantes e nem urgentes. Aqui, tem suas opções recomendadas: delegue ou não faça.
Também vamos falar sobre alguns hacks que podem ajudar com a produtividade diária e que podem complementar a matriz de Eisenhouer.
#1: Liste e classifique suas tarefas (e mais: não confie na sua cabeça!):
É muito mais fácil de controlar suas atividades quando elas estão listadas e classificadas em ordem de prioridade ou data, por exemplo. Se você, como nós, está acostumado a trabalhar em mais de um projeto ao mesmo tempo, o uso de ferramentas pode ajudá-lo com isso. Mas o principal aqui é você não confiar no seu cérebro para gerenciar e lembrar de todas as atividades que você tem que fazer.
É fácil se perder em suas atividades e tarefas quando não há uma organização básica. Você pode usar apps (evernote, wunderlist, Do it, To Do list, Pipefy); se você for mais raiz, uma agenda, planner ou até mesmo uma lista em papel é suficiente. Com o que você precisa fazer listado, classifique de alguma forma fácil de identificar o que deve ser feito primeiro (os quadrantes de Eisenhower, por exemplo).
#2: Gerencie suas interrupções e não seja uma pessoa multitarefas
Se você se considera uma pessoa multitarefas, temos uma péssima notícia. De acordo com especialistas, o ato de realizar várias tarefas ao mesmo tempo resulta em uma perda de quase 40% em sua produtividade e um aumento de 10% do seu estresse, pois, na verdade, você é um alternador de tarefas.
Não seja um multitarefas. Melhor que isso é usar a dica #1 para organizar e classificar suas obrigações de forma que você consiga focar e terminar (pelo menos uma parte pré-estabelecida) da tarefa que você iniciou. Vamos falar mais sobre isso nas dicas #5 e #7.
Sobre interrupções, é um ponto bastante óbvio. De maneira geral, redes sociais, conversas paralelas, multitarefas, são todas diferentes formas de interrupção e comprometem muito nossa produtividade. Aqui no Pipefy, por exemplo, nosso time de pós-venda tem uma placa na mesa que diz "Se estamos usando fone, estamos focados. Mande uma mensagem no slack primeiro" como forma de evitar interrupções constantes.
#3: Desapegue de tarefas não importantes e de clientes ruins (se você trabalha com vendas)
Como dissemos na Matriz de Eisenhouer, as atividades do Q4 são "inúteis" e muitas vezes ficamos apegados a essas tarefas. Não caia nessa, se algo não é urgente nem importante, let it go! Se você trabalha com vendas, ainda tenho uma dica mais importante: desapegue dos clientes e follows ruins (aqueles que nunca podem falar, não atendem, não respondem seus e-mails e não avançam no seu funil). Você só perde tempo que poderia ser usado para trabalhar leads novos ou mais engajados. DESAPEGUE.
#4: Divida seus leões
Muitas vezes recebemos tarefas muito grande ou complexas que não conseguimos realizar de uma só vez e podem nos tomar dias, semanas ou meses. Para essas tarefas, nós recomendamos que você as divida em menores (ou etapas que você deseja fazer toda vez que começar a realizá-las) e defina quando você fará cada parte. Por exemplo, para este post, eu defini que iria escrever em 3 partes, em 3 dias diferentes. Se tentasse escrevê-lo direto, provavelmente me perderia e seria interrompido muitas vezes, o que me faria demorar mais tempo para finalizá-lo.
#5: Cuidado com a procrastinação
Certa vez ouvi uma definição sobre procrastinação que é uma verdade absoluta: "Procrastinar é a arte de ferrar com você mesmo no futuro". Quando você pensa na Matriz de Eisenhouer, procrastinar é deixar que tarefas que estejam no seu Q2 se tornem tarefas do Q1. Uma vez que isso acontece, a qualidade da sua entrega final não será tão boa quanto se a atividade fosse feita e concluída com um certo planejamento. Com suas tarefas listadas, classificadas e organizadas, não as deixe atrasarem a ponto de comprometer a qualidade e resultado final.
#6: Tente técnicas (como Pomodoro)
Existem algumas técnicas que as pessoas usam para melhorar a produtividade, como a técnica chamada Pomodoro (onde você trabalha por 25 minutos direto e faz uma pausa por 5 minutos em seguida). Outra técnica que funciona bem (principalmente para pessoas competitivas) é desafiar-se a completar uma atividade, ou parte dela, até um horário estipulado e, caso seja concluído com sucesso, você pode se dar um pequeno prêmio. Existem infinitas técnicas diferentes, tente a que mais se adequa à sua realidade e a que você se sente mais confortável.
#7: Foco na atividade, não no tempo
O ideal é nunca programar suas atividades baseadas no tempo (a não ser que você esteja usando uma técnica como Pomodoro), e, sim, por uma porcentagem ou etapa. Por exemplo, para ler um livro, se você se programa para ler 30 minutos, durante esse período você pode ter uma série de distrações que comprometem o total de páginas que você vai ler em 30 minutos. Porém, definindo que você deseja ler, por exemplo, 50 páginas sem interrupções, você vai se programar e agilizar para que essa quantidade de páginas sejam lidas no menor espaço de tempo possível. É um jeito mais eficiente de controlar, medir e melhorar sua produtividade.
Estes são alguns dos principais hacks práticos utilizados em nosso dia a dia no Pipefy que ajudam a manter o foco, diminuindo o tempo perdido com distrações e aumente o volume e o potencial de entrega individual de cada colaborador.
A capacidade de resultado do uso desses hacks está diretamente ligada à disciplina na execução e na organização interpessoal de cada um, mas o fato é que só se chega a uma rotina produtiva dando o primeiro passo e de maneira cadenciada. Por isso, a dica de ouro é ir adotando um ou outro desses hacks e adicionar outros de acordo com o nível de naturalidade da execução em sua rotina.
Produtividade está longe de ser uma sprint e muito mais próximo de ser uma maratona, mas a recompensa para os dispostos a isso é não só uma entrega diferenciada, como também um maior equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal – uma bela recompensa, não?
Julio Assimi e Samoel Marques, responsáveis pela aquisição e expansão de parceiros na Pipefy.
