Atualmente o gerenciamento de projetos está longe de ter a atenção merecida nos departamentos de TI das empresas, e a ausência desta prática pode trazer diversos prejuízos para as companhias. Segundo relatório publicado pela empresa americana Standish Group, apenas 29% dos projetos de TI são concluídos com êxito, principalmente pela falta de gestão adequada. Trabalhar em cima de alguns pontos específicos pode amenizar bastante ou mesmo evitar os erros que impedem o sucesso dos projetos.
A formação de uma equipe competente e motivada é o ponto chave para o bom desenvolvimento do trabalho. Não ter as pessoas certas para um determinado projeto pode comprometê-lo, assim como a falta de um gerente de projetos experiente. Sem um gerente experiente os projetos podem crescer rapidamente e sair do controle da equipe. É necessário contar com especialistas com vivência e bagagem nesse meio. Estes profissionais precisam saber como facilitar reuniões, gerenciar riscos e lidar com uma variedade de interesses diferentes, já que a área de negócios exigirá funcionalidade, a área de TI se preocupará com a segurança, enquanto o financeiro cobrará o cumprimento do orçamento.
Outros pontos fundamentais são as definições do escopo e da metodologia utilizados nos processos. Se o escopo não é bem definido pela equipe de planejamento o projeto pode levar o dobro do tempo orçado ou estimado. Todas as etapas, profissionais envolvidos e definições de atividades são primordiais para o acompanhamento periódico do status, facilitando a visão macro de todos os participantes. A falta de metodologia aumenta o risco das tarefas relacionadas ao projeto gerarem retrabalho e comprometerem o prazo de entrega.
Gerenciar o tempo gasto com cada atividade também ajuda a organizar melhor o projeto como um todo e a definir prazos plausíveis. É importante determinar todas as atividades envolvidas já no início do projeto e, em seguida, definir as datas de vencimento das tarefas com base no prazo de entrega ou finalização.
Os membros da equipe devem sempre estar cientes do tempo de cumprimento das etapas. A visão macro do andamento do projeto precisa estar clara para ambas as partes, tanto aos líderes, quanto aos recursos.
A falta de comunicação entre líderes e clientes é outro fator que pode gerar resultados desastrosos. Devido à complexidade do escopo alguns líderes não reservam o tempo necessário para avaliar os documentos e acabam deixando passar pontos importantes que o cliente demandou no início das atividades. É imprescindível a comunicação constante envolvendo equipe, líderes e clientes para não frustrar o cliente no momento em que receber a entrega final.
Cabe a cada líder identificar os erros que ocorrem na sua própria gestão, no relacionamento com a equipe e com os clientes. Resolvidas essas questões o rendimento do projeto terá uma evolução considerável em todos os aspectos.
Roberto Gil Espinha é sócio diretor do Artia
