A Unimed, sistema cooperativista de trabalho médico e rede de assistência médica do Brasil, que presta assistência para 19 milhões de clientes em todo país, é composto por 353 cooperativas, abrangendo 83% do território nacional. Esta grande capilaridade dificultava a realização de reuniões presenciais e resultou na adoção do uso de vídeocolaboração, que aproximou cooperativas e contribuiu para disseminar o conhecimento de maneira mais rápida e efetiva. A tecnologia Polycom possibilitou à Unimed do Brasil criar a chamada Rede Sinal – Sistema de Integração Nacional, que é responsável pela interligação de 188 localidades distintas, com mais de 12 mil usuários e 209 terminais de videoconferência em todo o País. A estruturação da rede começou em 2010 e, desde então agrega, em média, duas novas localidades por mês.
O aspecto mais inovador da Rede Sinal é ela funcionar 100% via internet, quebrando o paradigma de grande parte das redes de videoconferência no mundo, que funcionam sobre uma rede fechada. Ou seja, é um ambiente totalmente controlado e com baixo risco de problemas. A Rede Sinal está preparada para corrigir e contornar dificuldades e lidar com limitações. Em algumas situações, mais de 120 salas são conectadas simultaneamente e todos os participantes conseguem interagir, opinar e sanar suas dúvidas, em tempo real.
Outro ponto é a mobilidade, que permite à Unimed atender os lugares mais distantes em um curto período de tempo. "Temos algumas reuniões em locais que não possuem equipamento de videoconferência. Mesmo assim, com uma simples licença da Polycom RealPresence Desktop e um acesso à internet, podemos promover o encontro", explica Dimitri Furlan Albuquerque, analista de Videoconferência Sênior da Unimed do Brasil.
De acordo com ele, a utilização é feita de diversas formas, desde reuniões de diretoria, seleção de candidatos e treinamentos presenciais até a implantação de projetos. Um bom exemplo são os encontros de atualização a respeito de novas normas e mudanças na Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), órgão regulador do sistema de saúde no Brasil, com a participação de centenas de pessoas de praticamente todas as Unimeds existentes o que demandaria altos investimentos e grandes deslocamentos.
Há dois anos, são realizados cursos de pós-graduação para os dirigentes do Sistema Unimed via videoconferência, sendo alguns em parceria com instituições internacionais. A Cambridge Health Alliance ministrou aulas a partir de um equipamento localizado em sua sede, nos Estados Unidos, para 20 cooperativas no Brasil. Estas aulas acontecem em grande parte fora do horário comercial e os participantes podem acompanhá-las em suas residências, com notebooks ou tablets. Esta facilidade, segundo Furlan, é muito apreciada por todos os participantes.
Os benefícios
Foram investidos na Rede Sinal, em quatro anos, mais de R$ 7,5 milhões e o projeto pagou-se nos primeiros 12 meses. O ROI (Return on Investment) manteve-se nos demais anos. Anteriormente, para realizar um evento presencial com cerca de 900 pessoas, gastava-se em média R$ 860 mil. Em março deste ano, a instituição conseguiu organizá-lo com o apoio da vídeo colaboração por apenas R$ 90 mil, ou seja, 10% do valor.
Ao todo, o projeto já proporcionou uma economia financeira de R$ 18 milhões para o sistema Unimed. Este cálculo, porém, é baseado em uma média de valores versus participantes, por reunião, o que não possibilita uma contabilização exata. "Nós acreditamos que a economia na verdade seja duas a três vezes superior", afirma Furlan.
A abrangência das iniciativas da Rede Sinal também aumentou consideravelmente, pois as apresentações foram transmitidas para mais de 1.500 pessoas em tempo real, de vários auditórios, como Belém, Araguaína, Juiz de Fora, entre outros, reunindo 127 salas de videoconferência e mais de 680 participantes por streaming.
A área de sustentabilidade da Unimed Brasil também tem calculado ano a ano a redução de CO2 emitido na atmosfera graças à utilização da plataforma da Polycom RealPresence. A instituição desenvolveu um sistema interno no qual são cadastrados os eventos e os participantes remotos. Com isto, é possível chegar aos valores de redução de CO2. A estimativa leva em consideração aspectos como as emissões do deslocamento com base em uma média de participantes por evento e as localidades conectadas em cada um deles. Concluiu-se que, até 2012, não foram emitidos mais de 9 milhões de quilos de CO2.
As reuniões presenciais que ocorriam a cada 15 ou 20 dias passaram a serem realizadas somente a cada seis meses, diminuindo significativamente a necessidade de movimento dos colaboradores. O fato de não perderem horas com viagens reduziu o estresse e parte da correria do dia a dia, que colaborou para a qualidade de vida. "Pelos nossos estudos, existem casos nos quais o custo de deslocamento caiu cerca de 90%. Ocorriam eventos onde locávamos um centro de convenções para 600 participantes e, hoje, o mesmo é organizado em nosso auditório, com capacidade de 80 pessoas e transmitido para mais de 90 localidades diferentes", ressalta Furlan.
Recursos
Todas as informações sobre a Rede Sinal, como história, lista de cooperativas, como aderir à rede, entre outras, assim como a agenda de reuniões e treinamentos previstos, estão disponíveis em um portal restrito. Uma biblioteca de vídeos reúne as gravações realizadas com os recursos da solução da Polycom e que podem ser visualizas online ou por download. O portal conta ainda com uma ferramenta integrada com a plataforma Polycom e que permite a transmissão via streaming para até mil telespectadores em HD. Também conta com uma área de suporte com documentos e manuais de toda a plataforma.
A mais recente ampliação da infraestrutura da Unimed ocorreu em novembro de 2013 e incluiu uma aplicação para gerenciamento e distribuição de chamadas. "A rede cresce constantemente e a interação entre algumas cooperativas é muito grande, o que permite a redução de custo para todas as unidades e a disseminação do conhecimento de forma mais fácil e ágil. Nossa meta é que as 353 cooperativas do Sistema Unimed possuam pelo menos uma sala de videoconferência", comemora Furlan.
Para a Unimed, algumas características da tecnologia foram cruciais para o sucesso da aplicação. Entre elas estão: a facilidade e a simplicidade de uso, que dispensam conhecimentos técnicos; a disponibilidade 24×7 das salas virtuais permanentes, permitindo que mesmo nos finais de semana ou fora dos horários de expediente cada usuário possa criar sua própria reunião; e mobilidade e interoperabilidade com tecnologias de qualquer outro fabricante. Padronização é muito importante, pois, mesmo empregando diferentes dispositivos (equipamentos terminais, notebooks, tablets, smartphones), a forma de uso é basicamente a mesma.
