A Iron Mountain firmou contrato com a Diveo. O projeto prevê a digitalização e guarda dos documentos relativos aos processos de atendimento da Diveo com seus clientes e inaugura um novo modelo de armazenamento digital de informações: código de barras 2D.
Neste modelo, além da guarda dos documentos físicos – que a Iron Mountain realizava -, fica garantida a disponibilidade dos mesmos para consulta on-line, graças ao processo desenvolvido pela Iron Mountain que é 100% integrado ao ambiente da companhia. Entretanto, nesta operação, havia uma questão a ser resolvida: o volume de informações a serem registrados originados dos documentos destinados à armazenamento.
Para atender a demanda diferenciada, foi recomendada a utilização nos documentos do código de barras 2D, dispositivo que permite gravar um volume maior de informações em um espaço reduzido. Desta maneira, ambas as companhias firmaram, além do tradicional contrato para guarda e gestão de documentos, uma parceria tecnológica na qual a Diveo será a responsável pela geração do código de barras, enquanto a Iron Mountain investirá na tecnologia para a leitura do código gerado.
Assim, a Iron Mountain pode realizar a identificação de todos os indexadores, de maneira rápida e precisa, apenas com a leitura do código de barras 2D. Para os colaboradores da Diveo, que agora deixam de lado a manipulação dos documentos em papel e passam a consultar os arquivos digitais, ficam acrescidos os benefícios de acessar na íntegra as informações, desfrutando da integridade e segurança oferecidas pela empresa.
"A solução organizou e melhorou a administração dos documentos digitalizados, além de torná-los acessíveis e de fácil pesquisa aos nossos usuários. A interface para transferência de arquivos, desenvolvida em conjunto com a Iron Mountain, associada às informações armazenadas no código de barras 2D, viabilizou a implementação de um eficiente sistema de gerenciamento e armazenamento dos documentos digitalizados e sua integração ao sistema de relacionamento com clientes – CRM", explica Claudio Amaral, gerente de TI da Diveo do Brasil.
Além da agilidade na operação, outro benefício importante é que todos os documentos do acervo ficam reunidos em ambiente especialmente preparado na planta da Iron Mountain, que oferece, entre outros dispositivos de segurança, controle de acesso de pessoas e tecnologia anti-incêndio.
"Nosso trabalho será acrescentar mais agilidade à operação da Diveo", afirma Luis Carlos Cornetta, presidente da Iron Mountain do Brasil. "Vamos estabelecer um fluxo de registro de 100% da documentação recebida para que as informações fiquem disponíveis com presteza. Desta forma estabelecemos uma operação enxuta, bem qualificada e extremamente eficiente, sem comprometer atributos importantes como a segurança da informação", complementa o executivo.
- Contrato
