Muitas vezes quando lemos um livro não imaginamos todo o processo que está por trás de sua produção. Um processo que envolve colaboradores, fornecedores e prestadores de serviço, seja para diagramação, revisão de textos, ilustração e a própria geração de conteúdo. A FTD Educação, uma empresa com 116 anos que produz milhões de livros para o ensino infantil, fundamental e médio. Para que esta produção possa ser realizada é necessário que todos os autores, prestadores de serviços e fornecedores estejam com seus vínculos contratuais formalizados, organizados, controlados e que possam ser localizados de forma rápida sempre que necessário. Nessa hora a área jurídica entra em ação, apoiando as áreas internas na criação e gestão de contratos de forma a garantir os direitos e responsabilidades das partes, bem como assessorar de forma ágil e assertiva, sempre que demandada.
Cinco anos atrás a Editora iniciou um novo processo de atuação e começou a entrar em novos mercados e a realizar novas atividades, o que provocou o crescimento expressivo de produção e vendas de livros e, por sua vez, de todas as confecções e análises de contratos com os prestadores de serviços, fornecedores, entre outros. "Para dar conta desse crescimento impactante no departamento, aumentamos o quadro de profissionais da área jurídica, mas logo percebemos que isso não era o suficiente. Precisávamos rever nosso processo para atender esta demanda crescente", comentou Victor Linhares Bastos, gerente Jurídico da FTD Educação, do Grupo Marista.
Implementação em 3 etapas
"Identificado que os impactos se davam principalmente no aumento da atividade operacional, revisamos os procedimentos e estabelecemos a mudança na base de atendimento ao cliente interno. A 1.a etapa do processo foi unificar as minutas de contratos da área editorial. A maioria dos contratos eram bem parecidos e, portanto, geravam trabalhos repetitivos, subtraindo tempo e hora de trabalho desnecessários do profissional, que poderia estar dedicado em outras atividades mais estratégicas. O que mudava entre uma contratação e outra era o prazo de entrega, condições e valores. A partir dessa constatação, unificamos as condições em uma minuta padronizada e implantamos o "contrato mãe", sendo que as especificidades de cada caso fossem indicadas exclusivamente em um anexo", comentou Rosana Cristina de Oliveira, supervisora Jurídica. Da mesma forma, outra racionalização similar ocorreu nos contratos de cessão de direitos autorais relativos à produção de conteúdo.
O 2.o passo foi implementar um sistema para gestão do departamento. Isto ocorreu em 2015 com a escolha do sistema Espaider, inicialmente com foco no contencioso e na solicitação de contratos. Mas isso não foi suficiente. Toda a grande demanda contratual ainda era impressa e o atendimento era lento, o que afetava a eficiência na operação. "Diante das necessidades, iniciamos o 3.o passo que ocorreu em 2017 com a implantação da geração automática dos contratos massificados, com assinatura digital e eletrônica da QualiSign, integrada ao Espaider", explica.
Assinatura Digital
Diante das novas atuações comerciais da FTD EDUCAÇÃO, os volumes triplicaram nesse período partindo de 200 para 500 contratos mensais, o que representou 6000 contratos/ano em 2017. Além disso, o volume físico de documentos era gigantesco e eles ficavam arquivados no térreo da empresa e o jurídico lotado no 3.o andar. "As idas e vindas para a coleta de assinaturas internas junto ao outro prédio da empresa, onde fica o Editorial e o arquivo era tão intensa que costumávamos dizer que o contrato tinha cartão de milhagem, de tanto viajar!" diz Bastos
"Alguns comentavam inicialmente que era caro ter e manter a assinatura digital e demonstramos que caro era o correio, a firma reconhecida, as idas e vindas para colher as assinaturas físicas, muitas vezes utilizando um motoboy ou Sedex. Além da vantagem financeira, a questão de segurança jurídica e eficiência na operação também prevaleceram", explicou Bastos.
Custo Benefício e ROI
Foco na eficiência, contratos de valor menor, grande quantidade física, esforço operacional grande, justificaram a implementação da assinatura digital. "Internamente não houve restrição para o uso da assinatura digital e eletrônica, porque fizemos uma análise de custo/benefício e ROI, considerando os valores gastos na gestão dos contratos, custo hora de cada profissional envolvido no processo de formalização de contratos e outros itens", concluiu.
"No processo inicial, quando o contrato estava no papel, levávamos em torno de 30 dias desde a criação do contrato até o fechamento da formalização. Hoje o prazo é de apenas 1 dia. O ganho de agilidade foi obtido principalmente pelo sistema de gestão e pela assinatura digital", enfatizou.
A redução de custos até o momento ultrapassa 60%. Ainda há expectativa de aumento deste ganho em função da incorporação de outros tipos de contratos.
Além da assinatura digital o departamento jurídico optou em utilizar a assinatura eletrônica na formalização de seus contratos, ou seja, por login e senha, apenas para prestadores de serviços de menor porte (MEI), que não possuem o certificado digital.
"Melhorou a vida para o prestador porque o contrato precisava ser assinado manualmente. Muitas vezes, o prestador precisava se deslocar fisicamente à editora para agilizar a entrega dos documentos. Esta evolução é um caminho sem volta! Dada a repercussão positiva, ultimamente temos recebido solicitações de prestadores de serviço e de produtores de conteúdo residentes ou em viagem ao exterior para assinar de forma digital ou eletrônica seus documentos perante a FTD", enfatiza Rosana.
