Buscando integrar os processos usando informações fiscais, a fabricante de helicópteros Helibras optou não só pela NFe de saída de mercadorias mas também por iniciar a automatização das notas fiscais de entrada ou recepção (referente aos processos de compra), o que era é opcional. Para isso escolheu a solução oferecida pelo Grupo Invoiceware, implementada em conjunto com a KFBC IT Consulting, uma das empresas do Grupo. Assim, aos poucos foram implementados, na sequência, três projetos: nota fiscal mercantil de entrada; conhecimento de transporte (CT-e) de entrada e a nota fiscal de serviços de entrada (NFS-e)..
No final de 2012, o Grupo Invoiceware iniciou a implantação na Helibras da automatização da NF-e de entrada. "O projeto foi concluído em abril de 2013 quando entrou em produção a nota fiscal nacional de entrada (go live). Com o início do funcionamento dessa ferramenta para NF-e de entrada, o tempo despendido pelos funcionários no recebimento de mercadorias caiu 50%", relembra Eder Ramos, gerente Contábil da Helibras.
A recepção de mercadorias pelo SAP ocasiona duas transações espelhadas que geram contabilização numa conta transitória, vinculada à ordem de compra. "Efetuamos o registro para poder pagar o fornecedor e como fazemos muita importação recebemos o mesmo material várias vezes, mas com vinculação a pedidos diferentes. O que podia acarretar dificuldades de conciliação da conta provisória. O pessoal envolvido no recebimento físico levava muito tempo em todo o processo para identificar linha a linha da nota fiscal", explica Ramos.
Como o arquivo de XML da NF-e contém todas as informações do material comprado naquela nota, a busca feita no XML otimiza o tempo gasto nessas tarefas. Hoje, a Helibras movimenta uma média de 1.000 NF-e de entrada por mês.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Em agosto de 2013, começou a automatização do CT-e de entrada na Helibras, com go live em novembro desse mesmo ano. Trata-se de um documento fiscal eletrônico que registra a prestação de serviços de transportes. "O CT-e trouxe um ganho qualitativo na utilização do tempo para a fabricante. Mensalmente são lançados cerca de 700 CT-e", afirma Ramos.
Ele explica que é uma prática comum entre as transportadoras somente enviar o CT-e no momento do faturamento. Emitem o documento hoje e vão cobrar daqui a 45 dias, em média. "E o que acontecia é que deixava de registrar nos meus livros no prazo adequado, tanto na Contabilidade como no Livro Fiscal. Como não recebia a nota, não escriturava. Com o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) não dependo mais da transportadora enviar a nota para, então, fazer o registro. Tenho como antecipar o processo da compra." Na otimização dos processos internos da Helibras, o ganho qualitativo é grande. "Com o CT-e temos um prazo maior do que antes para darmos encaminhamento aos pagamentos. Não precisamos mais esperar o envio da fatura, pois normalmente o prazo para cobrança é curto, cerca de 10 dias da emissão da fatura. Agora podemos iniciar um procedimento 50 dias antes", afirma Ramos.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
De fevereiro a junho de 2014, o Grupo Invoiceware implementou a ferramenta para Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) de entrada (referente a contratação de serviços) pela Helibras.
"A implantação desse projeto da NFS-e de entrada foi um pouco mais complicada, pois as informações estavam muito dispersas pela empresa como um todo. Não era raro ocorrer a contratação de um serviço, mas sem a devida prestação de contas daquele serviço internamente e no prazo adequado", diz Ramos. A automatização está trazendo uma melhor gestão interna por parte da fabricante frente às empresas fornecedoras de serviços.
A NFS-e substitui as tradicionais notas fiscais de serviços impressas. Atualmente a ela movimenta uma média de 400 NFS-e de entrada mensalmente
Fabricante de helicópteros
A empresa, em atividade desde 1978, é a subsidiária no Brasil da Airbus Helicopters (antes Eurocopter), pertencente ao Airbus Group. A empresa tem participação em quase 50% da frota brasileira de helicópteros a turbina, com instalações em Atibaia (SP), Brasília (DF), Itajubá (MG), Rio de Janeiro (RJ) e São Paulo (SP). Hoje, a empresa com 800 funcionários produz e customiza diversos modelos de aeronaves que atendem aos segmentos civil, governamental e militar. Em 2013, a Helibras registrou faturamento de R$ 389 milhões.
Atualmente a Helibras é o quarto pilar de produção global da Airbus Helicopters, ao lado da França, Alemanha e Espanha. Ela tornou-se um dos pilares do Grupo, após a emissão da certificação nível 1 emitida ao Centro de Engenharia de Itajubá . A sua planta fabril naquela cidade tem capacidade para produção de 36 aeronaves leves e 8 aeronaves pesadas por ano.
