A gestão de dados e informações está cada vez mais sólida nas empresas. Isso porque ela possibilita tomadas de decisões estratégicas, justamente por fazer conhecer melhor seus potenciais clientes e, por que não, o mercado. Tendo sua relevância percebida pelas empresas recentemente, a gestão de dados e informações é um desafio não só para ser interpretada, como também praticada.
Como é sabido, a gestão de dados e informações compõem a administração de todos os estágios das referências sobre clientes ou outra base que queremos analisar. Quando falamos em estágio, há de se separar a gestão de dados com a de informações, porque não serão a mesma coisa. Gestão de dados é o estágio inicial e, ainda, sem uma contextualização dela. É um dado, por exemplo, dizer que uma empresa emitiu 15 notas fiscais na semana. Mas por si só, esse dado é vago. Sem o contexto, não há muito o que extrair daí.
Contudo, se a partir desse dado extrair-se outros insights como quais os tipos das notas emitidas, os valores e comparar com períodos equivalentes, por exemplo, têm-se as informações. Por isso, é válido dizer que dado é o estado bruto dessa base, sem a devida "lapidação". Já informação é o estágio mais avançado, com contextualização, permitindo uma melhor análise.
Então, é simples de se relacionar a gestão de dados e informações juntas, afinal, para que os dados sejam estratégicos, eles precisam ser transformados em informações e, desta forma, as tomadas de decisão podem ser mais assertivas.
Enquanto empreendedores e gestores, quando entendemos o que é gestão de dados e informações percebe-se que a sua principal importância é que ela dá embasamento para as tomadas de decisões. Tais escolhas tendem a ser mais assertivas com a análise de dados, que só poderá ser feita se houver uma gestão eficiente e organizada. Isso afeta decisivamente o bom crescimento da empresa, que entenderá melhor o seu público, o seu próprio negócio e o mercado em que como um todo.
Acredito que para realizarmos uma boa gestão precisamos partir de alguns princípios. Neste sentido, o especialista Ricardo Stumpf, publicou no artigo "O porquê de governanças de dados em organizações de controle" para o Tribunal de Contas da União, em 2016, alguns princípios:
Qualidade: diz respeito à organização, classificação e a definição de processos para que o dado ganhe qualidade; Gestão de risco: os dados normalmente podem trazer confidencialidades ou serem sensíveis. Por isso, é importante criar políticas e normativas para o seu tratamento; Federação: esse princípio é a respeito dos padrões importantes a serem realizados na gestão, como formatos de arquivo, priorização de dados; Eficiência: para Stumpf, o dado precisa estar disponível no timing adequado, no lugar certo e no formato ideal para ser analisado; Colaboração: tomados os devidos cuidados com LGPD, os dados precisam ser compartilhados e publicizados; Inovação: esse princípio diz respeito à necessidade de encontrar novas técnicas para ser eficiente e ter uma boa gestão constantemente; e Contextualização: a depender desse princípio, o dado pode ser analisado, tratado e armazenado de diferentes formas.
Tendo em mente os princípios de Stumpf, acredito que seja possível indicar algumas formas eficientes de realizar a gestão de dados e informações em uma empresa:
Proteção de dados
Antes de mais nada, é importante que a sua gestão de dados e informações esteja muito atenta em proteger esses ativos. Como um dos princípios, é necessário que dados sejam protegidos. Para isso, alguns profissionais serão requisitados, como os seguranças de informações, especialistas nessa área e que entendem de LGPD, ao mínimo.
A Lei Geral de Proteção de Dados regula que as empresas do Brasil precisam ter políticas e diretrizes para proteger os dados fornecidos por clientes, fornecedores e até mesmo colaboradores. Além de medidas legais, vale destacar que alguns dados internos são sensíveis e que, por isso mesmo, devem ser protegidos de maneira rigorosa para não comprometer o negócio.
Tenha um diagnóstico do que já possui
Para começar a uma boa gestão de dados e informações, é necessário saber o que você já possui em sua empresa. Assim, será possível entender quais são esses dados e as principais necessidades para tratá-los para, então, poder definir prioridades.
Faça uma organização e classificação
Tendo o diagnóstico e já sabendo quais são as necessidades, é possível também começar a organizar e classificar esses dados. Como você também já viu no mapeamento inicial, será possível realizar as prioridades além de saber o que é dado que precisa ser mantido e os que podem ser descartados, até para economizar espaço na nuvem.
Crie donos para a gestão de dados e informações
Cada dado e a estratégia para tratá-lo e analisá-lo, será preciso ter um responsável. Isso pode incluir terceirizações ou a contratação de um software para gestão de tarefas, até para criar prazos e que todos acompanhem o progresso dessas análises.
Tenha uma estratégia
Bom, com todos esses "passos" já podemos pensar em uma estratégia. E isso é essencial. Tenha metas a partir desses dados, com orçamentos, ferramentas definidas, quais equipes serão as responsáveis por aplicar a estratégia.
Garanta a integração de dados
Os dados de uma empresa são importantes para todos os setores e uma estratégia que parta do ponto da gestão de dados, só dará certo quando esse fluxo obedecer a uma cadência em que todos estejam integrados. Não há como, por exemplo, um setor comercial agir sozinho sem que os dados do marketing possam fomentá-los de nformações — e já bem trabalhadas. É claro que cada setor ainda pode gerar seu próprio dado e informação e por isso, eles precisam ser integrados à análise juntos, sempre respeitando o princípio da contextualização.
Acompanhe os resultados
Por fim, temos que acompanhar os resultados gerados por cada estratégia. Os resultados serão novos dados a serem analisados e o combustível de novas estratégias. Além, claro, de saber se as estratégias e a gestão de dados e informações tem funcionado. É importante definir metas e acompanhar os resultados ao longo da estratégia, não apenas no final. Como visto, é necessária muita atenção quando o assunto é dado e informações. Isso requer não só um cuidado especial com a segurança, mas também em como tratar esses dados. Quando se fala em dados e informações, esses ativos, normalmente, são bases alcançadas em campanhas digitais e em um número muito grande. O que se faz necessário é um processo automatizado e muito bem gerido, para que os profissionais e a empresa possam focar em tomadas de decisões estratégicas.
Christophe Trevisani, fundador e CEO da eNotas.
