À medida que as empresas começam a crescer, necessitam de uma a quantidade cada vez maior de mudanças estruturais. A eficiência e os processos das equipes internas são examinados. A qualidade do serviço e do suporte prestado aos clientes é definida de forma mais clara, o que resulta na necessidade de KPIs e medição. Os funcionários não conhecem cada pessoa pessoalmente, então ferramentas sofisticadas para comunicar e monitorar o trabalho se tornam necessárias.
Naturalmente, as empresas em crescimento começam a olhar para a tecnologia como meio de facilitar essas mudanças.
Quais opções estão disponíveis para a implementação de ferramentas técnicas?
Existem três abordagens principais para implementar um novo software nas empresas.
- Algumas empresas mergulham no mundo da tecnologia de código aberto, pensando que o software livre é a melhor escolha para seu orçamento. Elas usam recursos internos para administrar, adaptar e apoiar suas escolhas de software.
- Outras empresas podem fazer a mesma escolha em termos de software, mas não têm a experiência interna para gerenciar ou personalizar o software por si mesmas, então procuram provedores de serviços externos para obter suporte.
- O terceiro grupo de empresas gosta de evitar riscos e quer ter certeza de que as escolhas de tecnologia apoiam, em vez de atrapalhar o sucesso do trabalho e do serviço. Essas empresas farão parceria com fabricantes de produtos que ofereçam uma solução completa.
Vamos mergulhar mais fundo em cada opção. . .
Código aberto – barato, impulsionado por entusiastas, cheio de riscos
Ao optar por software de código aberto, há poucos custos iniciais, e isso é uma grande parte do seu apelo. O uusuário pode obter muitas funcionalidades sem gastar tanto dinheiro.
No entanto, embora existam comunidades online (maiores ou menores dependendo da popularidade do software) que falam sobre todos os aspectos da instalação e administração do software, as empresas precisam ter alguém empregado que seja:
- tecnicamente hábil o suficiente para colocá-lo em funcionamento,
- disponível para adaptá-lo às necessidades do negócio, e
- experiente para servir como administrador em uma capacidade contínua.
Muitas vezes, isso causa problemas. Em primeiro lugar, normalmente acontece que apenas uma pessoa entende o software. Caso a pessoa saia da empresa por qualquer motivo, o sistema ficará sem suporte e estagnado.
Mais importante, entretanto, todo software requer manutenção, para desempenho e por razões de segurança. Se não houver uma pessoa qualificada disponível para implementar patches para o software, ou pior, se o software de código aberto não tiver um patch para uma vulnerabilidade identificada, as empresas ficam com seu pessoal, processos e tecnologia em risco.
Prestadores de serviços terceirizados – menor custo, menos recursos internos necessários, risco contínuo
Às vezes chamados de fornecedores do mercado cinza, esses negócios se posicionam como usuários e administradores especialistas de um determinado software. Esta é uma opção intermediária que as empresas tentam. Nesse caso, elas continuam economizando em licenciamento de software e coisas do gênero, mas pagam um provedor de serviços para ajudar na implementação e no suporte.
As empresas se sentem como se estivessem nas mãos de um especialista que irá aliviar as preocupações identificadas acima. Infelizmente, nem sempre é esse o caso. Os dois contras de trabalhar com software de código aberto internamente, ainda podem causar riscos para uma empresa em crescimento.
Alguns provedores de serviços são lojas menores – uma, duas, cinco pessoas. Às vezes, eles estão no mercado há apenas alguns anos ou mais. Portanto, se você está considerando essa opção, certifique-se de fazer a devida diligência e reunir algumas informações sobre a experiência e os planos para o futuro. Caso contrário, se eles fecharem as portas, você experimentará a mesma perda de conhecimento mencionada anteriormente.
A segurança dos dados também pode ser um risco. Certamente, um provedor de serviços de qualidade trabalhará para garantir que seu software seja bem administrado. Mas eles geralmente enfrentam dois problemas: as atualizações do software de código aberto não estão disponíveis ou as atualizações não são possíveis porque o código subjacente foi personalizado pelo provedor de serviços, tornando-o incompatível com as atualizações publicadas.
Certifique-se de entender a relação que o provedor de serviços tem com o software que ele está sugerindo para ajudar a evitar qualquer uma dessas situações.
Fabricante profissional de produtos – estável, comprovado, um parceiro que ajuda sua empresa a crescer com sucesso
Ao trabalhar com um fabricante de software profissional, as empresas optam por uma solução completa. Ao contrário de um provedor de serviços terceirizado, o fabricante do produto tem interesse em garantir que o software:
- tenha alta qualidade
- atenda às necessidades dos usuários, hoje e no futuro
- exemplifica todas as melhores práticas em segurança
Para garantir que os clientes fiquem satisfeitos, o fabricante do produto oferece muito mais do que simplesmente software. Documentação e treinamento profissional estão disponíveis para garantir que o usuário seja capaz de trabalhar com eficácia. Os serviços de consultoria agilizam configurações e customizações, além de ajudar a explorar totalmente o potencial do software e oferecer orientação conforme o usuário cresce e suas necessidades de negócios mudam ou se desenvolvem. Outro ponto importante é que os clientes têm acesso direto para adicionar informações sobre necessidades futuras.
E claro, os riscos também chegam a zero. Como fabricante, a empresa emprega desenvolvedores profissionais qualificados para levar em consideração as questões de segurança ao fazer alterações. Eles oferecem equipes de suporte para orientar o usuário quando estiver travado e, quando for uma solução gerenciada, implantar patches e atualizações que manterão os dados seguros.
O fabricante do produto está investindo consistentemente em inovação e tem um roadmap de longo prazo estabelecido para que o software continue a ser uma solução viável para as necessidades do cliente, hoje e no futuro.
Essa opção pode custar mais no início, mas devido à longevidade da empresa, redução de riscos e maior nível de especialização e suporte, as empresas que buscam estabilidade, escalabilidade e flexibilidade costumam fazer essa escolha.
Quando os negócios crescem, é tentador permanecer com a mentalidade "nós mesmos podemos fazer isso". Afinal, é assim que uma empresa começa a vida. Mas, chega um momento, quando o risco se torna grande e o custo de tentar fazer tudo sozinho torna-se muito alto, que é preciso dar o próximo passo. É preciso entrar no jogo e fazer parceria com fabricantes de produtos profissionais.
Seu negócio está crescendo? Que escolhas você está fazendo?
Luciano Alves De Oliveira, diretor geral Brasil e Portugal do OTRS Group.
