A Secretaria da Fazenda do Estado do Maranhão evoluiu seu Processo Administrativo Fiscal (PAF) para uma solução web, que foi desenvolvida pela Engineering, companhia global de Tecnologia da Informação e consultoria especializada em Transformação Digital. Até então, o PAF da Secretaria era realizado por meio de um sistema interno, que era restrito ao uso dos servidores no ambiente de trabalho e, por não estar na web, mantinha processos manuais e presenciais
De acordo com Jorge Luis Castro dos Santos, auditor fiscal da Sefaz-MA, as ciências dos termos de início de fiscalização, bem como dos autos de infrações, na maioria das vezes, eram presenciais. Além disso, os documentos como autos de infrações e provas materiais tinham que ser impressos, gerando um gasto muito grande com papel e tonners de impressoras para formação de processo, que posteriormente, tinham que serem levados aos contribuintes para tomarem ciência, aumentando a morosidade e o custo.
"A ciência de uma notificação durava em média 50 dias, hoje, com a ciência tácita, não passa de 15 dias, sendo que a maioria das notificações (autos e intimações fiscais) está sendo realizada quando o contribuinte lê a mensagem da notificação no seu respectivo Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), o que ocorre em horas e às vezes apenas minutos depois do envio da notificação pela Sefaz", explica Santos.
O PAF-e (Processo Administrativo Fiscal Eletrônico) desenvolvido pela Engineering, no entanto, passou a gerenciar todo o fluxo de trabalho, desde a ação fiscal, na qual ocorre a execução da ordem de serviço, passando pela análise fiscal com possível lavratura do auto de infração, até o final do processo contencioso em suas instâncias, assim como todas as requisições tributárias.
Sendo assim, o sistema permite aos auditores e contribuintes abrirem e acompanharem digitalmente todo o ciclo de vida dos processos, sendo notificados por serviço de mensagens Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), reduzindo sobremaneira o tempo de duração dos processos.
O sistema é dividido em três módulos. O primeiro, direcionado à ação fiscal dos auditores, contempla o recebimento de uma ordem de serviço para que seja feita uma ação de fiscalização a um contribuinte. Ao final, é gerado um termo de fiscalização e, caso haja irregularidades, automaticamente é criado um Auto de Infração ou expedição de Notificação de Lançamento de Débitos.
O segundo módulo, contencioso, contempla o processo cujo contribuinte autuado entra com recurso de impugnação. Aqui são tratadas as contestações referentes às irregularidades apontadas nas ações fiscais. O processo de julgamento passa pela primeira e segunda instâncias, assim como pelo Tribunal Pleno e é realizado por meio de sessão virtual, o que elimina a necessidade de os auditores estarem presentes na Sefaz. As sessões eletrônicas estão sendo fundamentais para que os julgamentos ocorram mesmo com isolamento social. Além disso, com o processo on-line houve uma redução de 70% no número de ausências de auditores em sessões de julgamento.
Por fim, o módulo de solicitação tributária é direcionado aos procedimentos que podem ser abertos pelo contribuinte para restituição de tributos, ressarcimento, homologação e transferência de créditos ou denúncia espontânea de débitos. Com este recurso, o contribuinte não tem mais necessidade de ir até uma unidade da Sefaz para abrir ou acompanhar um processo, basta acessar o site e verificar as decisões tomadas. Isso traz mais transparência no processo, além de comodidade e segurança no que se refere ao isolamento social.
"Com uma ferramenta eletrônica, o uso de papel reduziu em 100%. Além disso, a Sefaz-MA ganhou maior segurança das informações porque é integrado com outros sistemas da Secretaria, ou seja, não gera duplicação ou dados desatualizados e inconsistentes. Além disso, garante-se que algumas informações sejam acessadas somente para consulta e não há o risco de alterações indevidas de informações", finaliza Adriano Silva, gerente de operações SAP da Engineering.
O secretário de Fazenda da Sefaz-MA, Marcellus Ribeiro Alves, ressaltou a importante conquista do sistema à Sefaz-MA em meio à pandemia da Covid-19. "Todos sabemos as dificuldades que a pandemia trouxe, dentre eles isolamento social. Oferecer aos nossos contribuintes inovações tecnológicas como o PAF-e não só aprimorou o sistema como também contribuiu para que o Estado do Maranhão mantivesse um nível de receita, assegurando os recursos orçamentários para o atendimento das políticas públicas, em especial, o sistema de saúde em meio a maior crise sanitária dos últimos 100 anos", finaliza Alves.
