A automação é uma jornada com medidas e passos importantes que toda organização, não importa o tamanho, precisa incorporar seguindo seu próprio ritmo e alinhando métricas para ter sucesso. Após analisar as jornadas individuais de muitos de nossos clientes, vejo quatro fases principais ao escalar a automação. É importante vivenciar cada etapa para alinhar cada ação com os objetivos de retorno do investimento realizado. A rapidez com que uma organização passa por cada uma das quatro etapas depende de vários fatores, em termos de tecnologia e experiência.
Etapa 1
A primeira fase é de exploração. A empresa percebe que outras companhias estão investindo em tecnologias de automação modernas e temem perder competitividade. Logo após a adoção de uma plataforma de automação, os executivos não têm clareza de como obter os benefícios da nova tecnologia. Eles conhecem alguns casos de uso para finanças e RH que seus colegas mencionaram, mas nem sempre sabem aproveitar todo o potencial da tecnologia, então procuram a ajuda de seus colegas e fornecedores.
Este é o momento de explorar as possibilidades. Um bom começo é focar em casos de uso significativos que podem exigir um investimento inicial, mas terão um impacto muito mais amplo. Você provavelmente terá uma equipe pequena que ainda está aprendendo a tecnologia. Faça com que eles comecem com casos de uso que possam ser implementados rapidamente, como automação robótica de processos (RPA) baseada em regras, por exemplo, extraindo informações de planilhas para um banco de dados. A chave é focar em casos de uso impactantes que não precisam de habilidades mais avançadas.
Etapa 2
O passo 2 é a fase de difundir as informações e casos da tecnologia. É importante a equipe de desenvolvimento de automação interna conseguir conscientizar colegas em toda a empresa sobre as possibilidades das novas ferramentas. A implantação de um Centro de Excelência (CoE) ajuda os primeiros usuários com casos de sucesso. Estes casos passam pelo CoE e os usuários serão responsáveis pela adoção e divulgação dos benefícios.
O líder de automação de um departamento pode concluir que seu caso de automação trouxe ótimos resultados, e aproveita para compartilhar com outros times. Ao mesmo tempo, o responsável pelos novos projetos apoiará esse líder ao divulgar o caso.
Normalmente, são usuários que percebem claramente o retorno dos investimentos e se tornam os principais promotores da adoção corporativa. Isso só é possível quando algum tipo de fórum é criado.
Esse fórum oferece a oportunidade de falar e compartilhar o que foi criado e como a automação pode ajudar outros departamentos ou grupos. Trata-se de gerar entusiasmo e conscientização.
A automação é considerada uma tecnologia que funciona nos bastidores. Você não consegue ver a automação. Você não consegue tocá-la. E isso é uma desvantagem ao convencer usuários sobre os benefícios, principalmente explicar a possiblidade de aumento de eficiência no trabalho diário. Mas ferramentas como assistentes digitais podem ser colocadas nas mãos de colaboradores que podem experimentar os benefícios em seu dia a dia. Automação rápida e fácil permite que os colaboradores deixem de focar em tarefas repetitivas e aumentem a produtividade e a satisfação no trabalho.
Etapa 3
Esta etapa permite dimensionar e considerar as possibilidades de automação, não mais em departamentos, mas como estratégia corporativa. Quando o CoE já tem experiência e coordena as principais atividades, com visão integral dos processos que podem ser automatizados na empresa, você já pode discutir o melhor modelo de governança, para "escalar" a automação, com a visão estratégica e com diferencial competitivo.
Você pode pensar em um modelo de desenvolvimento distribuído, propondo e preparando os próprios usuários para desenvolverem automações básicas (modelo de "citizen developers"), o que permite liberar seus desenvolvedores profissionais para a criação de automações mais complexas.
Nesse modelo, os usuários corporativos, com pouca ou nenhuma experiência em desenvolvimento, mas com conhecimento profundo dos processos, podem criar seus próprios robôs, sempre de acordo com as regras de governança definidas pelo CoE.
O modelo de governança de um programa de "citizen developer", garante que sejam adotadas definições que respondam dúvidas importantes como "Que tipo de automação os usuários querem fazer? Como posso garantir que esse desenvolvimento não comprometa a segurança dos dados? Quais os padrões de qualidade imprescindíveis para um determinado robô entrar em produção? Quais modelos de teste e validação serão implementados?".
Outra abordagem para aumentar a capacidade e velocidade de implantação de projetos de automação é recorrer à experiência de empresas prestadoras de serviços especializados. No mercado brasileiro existem muitas empresas com experiência em projetos de automação e que, provavelmente, ja tenham realizados projetos similares ao seu, com processos nas mesmas áreas que você busca automatizar.
Até o momento, as organizações geralmente se concentram nas oportunidades de automação da lista de "coisas a fazer". E para a maioria das empresas, existem casos de uso iniciais óbvios, porém, após os "ganhos rápidos", elas chegam a um ponto onde não há mais progresso – seu canal de boas ideias sobre automação atinge um limite.
Vale, nesta fase, avaliar o uso de ferramentas do tipo solução de descoberta de processos, com base em tecnologias avançadas. Essas tecnologias são úteis para a identificação de processos cujos benefícios da automação não são óbvios ou aparentes, mas podem trazer grande impacto para a empresa.
Etapa
A fase final a considerar é a automação inteligente. Esta é a fase em que você combina o poder de outras tecnologias independentes, como inteligência artificial (IA), machine learning e visão computacional com automação.
Chegando neste ponto, as tecnologias estão sendo integradas, mas faltará uma estratégia para juntar automação com casos de uso. Os casos de uso exigem um conjunto de habilidades especializadas dentro da equipe. Se você tiver equipes que conduzem missões em IA, ML e ciência de dados, será nesta fase que você deverá procurar combinar as tecnologias independentes com a nova automação. E dimensione seus esforços para um nível superior.
Não existe uma abordagem do tipo "one-size- fits-all" para sua jornada de automação. O segredo é estar preparado, focar em casos de uso impactantes e seguir a sua jornada de sucesso, contando com o apoio do fornecedor da tecnologia escolhida, treinamento adequado, avaliação e revisão de objetivos, governança e resultados. Com isso, seu projeto de transformaçao digital será rápido, efetivo, e com entrega de resultados importantes.
Weslyeh Mohriak, Country Director da Automation Anywhere Brasil.
