Produzir aquilo que realmente tem valor para o cliente, por meio de um fluxo de valor contínuo, enxuto, já garante diversos ganhos importantes; mas ainda tem mais. É preciso produzir na medida certa, evitando produção além do necessário, colocando tudo sob uma busca constante pela perfeição. É isso que iremos tratar nos dois últimos princípios lean IT.
"Produção puxada" é um conceito que tem uma mudança fundamental na forma de se produzir. O termo indica que algo deve ser produzido mediante um estímulo do seu solicitante, do cliente, ou seja, a produção é puxada pela necessidade de seu consumidor final. Dessa forma, nada além do que é requerido é produzido – nada de estoque!
A "produção empurrada" visa a produção em massa, a todo vapor, muitas vezes sem ter uma real demanda dos consumidores finais. Os resultados são estoques enormes (dinheiro parado) esperando para serem consumidos e gerarem um retorno. Isto é tão crônico que muitas das plantas industriais reservam uma grande área justamente para este estoque.
É necessário conhecer realmente seu cliente, necessidades, demandas e formas de atuação. Daí pode-se estruturar o fluxo contínuo para que as atividades interajam entre si, de acordo com as demandas, e se estabelecer os acordos necessários com nossos fornecedores para que existam recursos disponíveis em quantidade e tempos adequados.
Vamos a um de nossos exemplos do cotidiano: você acorda e precisa preparar o café. Neste contexto, você já tem um fluxo contínuo para preparação, mas qual é a quantidade de café que deverá fazer? Quando? Isso depende de algumas variáveis: quantos membros da sua família tomam café? Destes, todos estão em casa? O horário em que você prepara o café é adequado para que todos possam tomá-lo com as características que os agradam? Estas perguntas determinam a quantidade de café e o horário que você deverá prepará-lo; caso contrário poderá haver café em excesso, faltar café, , café frio, enfim, produção empurrada, desperdício.
O mesmo se dá nas cafeterias, nas quais os cafés são preparados conforme solicitados, mantendo-se o mínimo necessário para não inviabilizar a entrega, como funcionário disponível e máquina já pronta para o trabalho. Já pensou um balcão cheio de cafés frios? Além do que é preciso conhecer os horários de picos e os dias mais frequentados para garantir que haja café e funcionários em quantidade adequada para atender a demanda.
No âmbito da tecnologia da informação, na maior parte dos casos, a produção inicia-se "puxada" por solicitações dos clientes e usuários, porém o restante do fluxo nem sempre ocorre desta forma. Demandas de software, por exemplo, chegam e mobilizam as equipes técnicas e gerenciais, daí em diante, a coisa costuma tomar outros rumos. Ainda temos presenciado muitos casos onde pedidos dos usuários são especificados e agrupados em um grande pacote de funcionalidades, e dentro dessa solicitação muitas outras aplicações desnecessárias são embutidas.
Somente quando todas as funcionalidades são especificadas é que o pacote é liberado para a equipe de análise e design que conduz suas atividades técnicas para processar todo seu conteúdo. Então a equipe de desenvolvimento entra em ação e implementa os códigos para todo o pacote. Quando concluído, é liberado à equipe de testes para que todos eles sejam detalhados e aplicados. Depois de um longo tempo de espera e muito retrabalho.
Percebe-se claramente que há um grande pacote sendo empurrado de atividade a atividade do ciclo de desenvolvimento; ao invés de funcionalidades completas fluindo entre as atividades e equipes. Os núcleos ficam aguardando a conclusão das atividades predecessoras que lhes empurram todo o pacote para que possam iniciar as suas.
Métodos ágeis de desenvolvimento de software são estruturados de forma puxada: cada item tido como concluído torna-se disponível para a próxima atividade e assim trafega por todos os kanbans; a interação com product owners mantém o alinhamento com o que está sendo produzido e o que é realmente importante e necessário, naquele momento, para os solicitantes; entregas de funcionalidades completas são feitas por ciclos (one-piece-flow) permitindo a sua aplicação imediata à necessidade que a originou, ou seja, que a puxou.
Enfim, todos estes princípios são corados pela "busca da perfeição". Mais do que uma melhoria contínua, este princípio Lean busca a qualidade na fonte, acertar na primeira vez, sempre aprendendo com os erros – não apenas reagindo a eles. Lancemos mão do PDCA, Kaizen, DMAIC e tantos outros métodos que nos apoiem a institucionalizar um ciclo de melhoria contínua e de busca à perfeição.
Perfeição é a característica de um ser ou um estado ideal que contém todas as qualidades e não tem nenhum defeito, ou seja, que não pode ser melhorado, está em sua última instância. A busca incessante pela perfeição deve ser institucionalizada em todos os membros das equipes, nas áreas de atuação, na corporação tornando-se culturalmente inerente. Deve fazer parte do dia a dia, deve ser uma nova e constante forma de agir e pensar: ser hoje melhor do que ontem, pior do que amanhã.
Gestores, diretores, presidentes, analistas, desenvolvedores, estagiários, todos os profissionais devem estar engajados na busca pela perfeição. Dando condições e subsidiando, incentivando e provocando, aplaudindo e coroando, instigando e executando. Dia a dia, passo a passo, sempre em frente, evoluindo. É o elo com o qual se fecha a cadeia dos princípios lean e os mantém vivos e evolutivos.
Não vejo melhor exemplo cotidiano do que o envelhecer. É fato o que dizemos sobre as pessoas mais velhas: são sábias. Mas não o são porque em determinada idade ganharam a sabedoria, mas porque trilharam suas vidas buscando serem pessoas melhores, buscando não errar (ou errar menos), aprendendo a cada tombo, buscando a perfeição.
Torço para que estes artigos possam ter dado uma ideia de cada um dos princípios lean IT, como se relacionam, como é importante a sequência e interação entre eles e, principalmente, que nada disso acontece do dia para noite, pelo contrário, é uma jornada a ser trilhada a passos firmes, sem pressa, com colaboração e respeito entre as pessoas; o resto são louros.
*Rafael Castellar das Neves é especialista da Inmetrics.
