Embora estejamos presenciando uma verdadeira revolução tecnológica em toda a sociedade, ainda encontramos muitas empresas e negócios que não adotaram a digitalização. Com o avanço da tecnologia em todo o mercado, é difícil imaginar que até este momento existem empresas ao redor do mundo que não procuraram a inovação e ainda adotam modelos arcaicos de trabalho.
Muitas dessas empresas sofrem com problemas recorrentes por não conseguirem digitalizar seus processos, isso ocorre por conta de alguns gestores, que são reticentes em "embarcar" em uma jornada de inovação e os motivos são os mais variados, desde falta de conhecimento, dificuldade de entender o próprio processo, ou até mesmo receio de não obter sucesso, e assim barrando a evolução do negócio, o que limita o avanço das empresas nas quais estão à frente.
Existem soluções no mercado que podem resolver diversas adversidades nos processos de digitalização das empresas, um momento atípico e sobre ofertado. Mas, para solucionar os problemas, primeiro é necessário conhecê-los. Por isso, neste artigo trago alguns pontos importantes para estarem atentos no momento de decidir.
Hora de mudar a mentalidade
Diversos executivos que estão à frente de empresas gigantes, adotam uma postura reativa com relação à inovação. Muitos acreditam que os processos já presentes nas companhias são o suficiente e, também por ego, não querem abrir as portas para que a digitalização facilite processos dentro da organização que comandam.
O primeiro passo para mudar essa mentalidade dentro de uma organização é ter certeza dos processos existentes e procurar saber se é possível melhorá-los. Depois disso, é importante ter uma boa comunicação estabelecida com todas as áreas da empresa, além de ter ciência sobre o que pode ser melhorado e o que já funciona.
Existem diversos sinais claros de oportunidades de digitalização que estão aí presentes e pouco percebidos, por exemplo o uso excessivo da ferramenta Excel, Powerpoints, ou até mesmo equipes inteiras controlando atividades por Whatsapp, e-mails, troca de arquivos, e assim por diante. Mas os gestores chamam isso de controle, ou seja, tendem a se preocupar mais com controle do que com o processo criando um ambiente de pouco estímulo à inovação.
Mas tendo conhecimento de todos os processos que podem ser melhorados, as empresas precisam encontrar parceiros que solucionem essas questões. Aqui não é apenas buscar um fornecedor, mas sim um parceiro, empresas que tenham profissionais que conhecem os problemas enfrentados pela companhia, que tenham empatia os executivos e que respeitem os processos já existentes na empresa, mas, principalmente, que consigam adaptar sua solução ao cliente, e não parceiros que queiram que o cliente se adapte a solução.
Não é uma tarefa fácil e de rápida execução. Todos sabem a importância de ter um bom fornecedor para agregar ao seu negócio, mas com estudo de mercado e inteligência, consegue-se encontrar um parceiro que adote os problemas da empresa como se fossem seus e ajudem a resolvê-los de forma integral e o mais rápido que puderem.
Qual é o momento de digitalizar?
Não existe um momento exato para que as empresas busquem soluções de digitalização de seus processos. Cada caso é um caso, e depende muito do perfil de cada organização para identificar o momento ideal. Mas sim, existem sinais de que talvez seja o momento de buscar a inovação.
O gestor que pretende digitalizar os processos em uma organização precisa ter apetite à inovação. Isso significa estar disposto a assumir riscos, estar disposto a ir a lugares onde poucos vão, ter atitude.
Por último, mas não menos importante, é necessário se cercar internamente de profissionais que vão seguir uma gestão de projetos, pois a digitalização nada mais é do que uma capacidade de gerir projetos de forma ágil, assertiva e eficaz.
Soluções perfeitas e 100% alinhadas com o que a empresa busca não existem, por isso, é necessário definir o parceiro correto e alinhado com a companhia para a digitalização de um negócio. Além disso, o processo é mutável e pode tomar rumos diferentes conforme o trabalho avança. Portanto o fornecedor deve ter a capacidade também de assumir riscos visto que nem tudo estará mapeado e assim seguir no desenvolvimento sem onerar ainda mais o cliente.
Isso tudo exige paciência e confiança no processo, mas que, se seguido à risca, poderá render bons frutos depois que o projeto esteja consolidado.
Os benefícios da digitalização
Digitalizar processos traz inúmeros benefícios para as empresas. Eles vão desde agilizar a conclusão de tarefas, até otimizar a produção. Com ela, as companhias conseguem automatizar tarefas que – até então – tomavam tempo de seus colaboradores. Isso permite que esses funcionários sejam remanejados para desempenhar funções realmente produtivas, importantes e decisivas para os negócios. Mas aqui vai uma dica, toda digitalização deve ter claro os KPIs de redução de custo ou aumento de vendas, que sempre torna o desafio ainda mais interessante.
A maioria dos executivos e gestores que estão à frente de negócios de alto escalão já entenderam a necessidade de digitalizar processos dentro das organizações. Não há motivo para receio ou medo do novo, muito pelo contrário. Nos dias de hoje, utilizar ferramentas que agilizem processos dentro de operações é contar com um aliado muito forte dentro do mercado.
O que temos de fato é que a digitalização de processos é uma mudança de cultura que levará a maximização dos resultados, que seja na redução de custos, eficiência operacional e por consequência aumento de vendas. A acima de tudo um ambiente de trabalho satisfatório para as equipes, colocando os funcionários num nível mais elevado de contribuição ao core business da empresa.
Pablo Zapata, CEO da TrackingTrade.
