Quantas vezes você pensou: Preciso contratar uma empresa para desenvolver um projeto de TI, mas será que eles irão executar o serviço no prazo e com o custo combinado? Acredito que inúmeras vezes esse pensamento deve ter ocorrido e te deixou angustiado. Pensando em resolver isso, muitas empresas desenvolvem ou adotam metodologias de trabalho para que garantam um projeto excelente dentro do tempo estipulado.
Num passado não muito distante, as empresas de TI elaboravam suas propostas e mensuravam o orçamento conforme o tempo necessário para a realização do trabalho. Mas freqüentemente aconteciam imprevistos, além de que, também na hora do planejamento do projeto, sempre ficavam de fora alguns itens importantes sem serem calculados.
A partir disso o cenário era o seguinte: notava-se que os orçamentos ficavam onerosos e os projetos sempre duravam mais tempo do que o previsto, o que acarretava altas taxas de projetos cancelados. Tanto que um estudo do Standish Group International divulgou que um grande percentual dos mais de U$ 250 bilhões gastos anualmente no desenvolvimento de aplicações na área de Tecnologia da Informação é desperdiçado, porque as empresas falham na utilização de efetivas práticas de gerenciamento de projetos. Os números divulgados foram: 31% de todos os projetos são cancelados antes de seu término; 88% dos projetos ultrapassam seu prazo, orçamento ou ambos; os projetos ultrapassam, em média, 189% dos custos originalmente estimados; e os projetos ultrapassam, em média 222% do prazo originalmente estimado.
Conclusão, ou cliente tinha o projeto com um valor bem mais alto do que o esperado ou ficava sem ele. Disso, surgia um outro agravante: como o gerente do projeto podia explicar a necessidade de pagar os custos a mais para a Alta Direção da companhia? E como saber se os fornecedores realmente irão cumprir agora o novo prazo e não terão mais custos?
Para solucionar isso, atualmente muitas prestadoras de serviços em TI estão utilizando o Gerenciamento de Projetos para garantir que o projeto fique pronto, com os resultados desejados e no prazo definido. Com essa prática, o cliente fica satisfeito por ter o controle de todo o andamento do projeto em mãos, paga o valor adequado pelo que ele quer e, o melhor, no prazo acordado entre cliente e fornecedor.
Como é feito isso? Uma das metodologias amplamente adotadas é do Project Management Institute (PMI). Segundo o A Guide to the Project Management Body of Knowledge, ?o Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto a fim de atender os requisitos do projeto. Ele pode ser melhor explicado através dos processos que o compõem, que podem ser reunidos em cinco grupos de processos – Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento ? e em nove Áreas de Conhecimento – Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, RH, Comunicação, Riscos e Fornecimentos de Bens e Serviços.?
Com isso, as companhias passaram a perceber que a metodologia traz muitas vantagens, não apenas para a área de TI, e estão cada vez mais a adotando. O Gerenciamento de Projeto pode contribuir no desenvolvimento de produtos e serviços para garantir resultados melhores e num prazo menor, o que tornam as empresas mais competitivas, o gerenciamento mais efetivo e eficaz e, no final, os clientes estão cada vez mais satisfeitos. Então, é possível afirmar que a maior parte dos projetos planejados a partir do Gerenciamento de Projetos atinge um resultado excelente para ambas as partes: cliente e fornecedor.
Joel Neve dos Santos é Gerente de Projetos da CSIT ? Lan Care, empresa brasileira prestadora de serviço de infra-estrutura em TI.
