A Fundação do Desenvolvimento Administrativo (Fundap), vinculada à Casa Civil do Governo do Estado de São Paulo, acaba de concluir o projeto de modernização de sua infra-estrutura de trabalho com a migração do Microsoft Office versões 97 e 2000 para o Microsoft Office System 2003 Enterprise Edition. Um estudo encomendado à e-Stratégia Pública projetou uma economia de cerca de R$ 3,5 milhões para a instituição, no período de um ano após a migração. O uso do Office 1997 foi utilizado como base de cálculo para projetar economias em minutos de trabalho por dias com o Office 2003.
A equipe interna de informática da Fundap já está utilizando o Office System 2003 por completo, que envolve também os servidores de colaboração, enquanto os demais funcionários lidam com softwares com os quais já estão mais familiarizados, como o Word, Excel, Outlook e o PowerPoint, todos nas versões 2003.
?A Fundap buscava soluções que permitissem uma colaboração mais efetiva nos processos internos e externos, assim procuramos descobrir como o Microsoft Office System 2003 poderia aumentar a eficiência dos processos de trabalho?, afirma Roberto Prado, gerente de estratégias de mercado da Microsoft Brasil. ?Esse aumento em eficiência levou a uma economia no orçamento da Fundap, tanto em termos de tempo dos funcionários, como com gastos gerais?, garante.
Dois serviços prestados pela Fundap ao Governo do Estado de São Paulo foram considerados no estudo: o Programa de Estágios e o Programa de Residência Médica. Os dois foram analisados com base em seus sistemas de custo que são formados basicamente de três elementos: sistema de acumulação de custos, sistema de custeio e método de custeio ou de apropriação de custos.
"Do ponto de vista metodológico, o desafio foi calcular o tempo gasto com atividades rotineiras do dia-a-dia, como uso de e-mail, preenchimento de formulários, anotações e, sobretudo, a colaboração na execução de projetos em equipes, e então verificar como e onde o MS Office System 2003 poderia encurtar esses tempos e aumentar a produtividade?, explica Galileu Vieira, diretor de tecnologia da e-Stratégia Pública. ?Considerando o uso otimizado do Office System, ou seja, tendo um conhecimento profundo do software e suas funcionalidades, verificamos que em alguns casos na Fundap a ferramenta proporcionaria uma redução de até 3 horas na execução dessas atividades. Através do custeio que realizamos, o resultado final mostra o verdadeiro impacto que uma ferramenta de TI bem aplicada pode proporcionar?.
O estudo levou em consideração vários custos diretos e indiretos associados ao uso do software. Portanto, o resultado final gerado não é um simples cálculo de redução de horas de trabalho, pois esse valor não representaria a realidade econômica do fato sob análise. O alvo foi o ganho em produtividade ? uso do software ? oferecida pelo Office 2003 quando comparado ao software utilizado anteriormente.
?É muito comum ver situações onde a TI é aplicada a processos antigos sem que estes sejam repensados para melhor aproveitar as ferramentas inteligentes. No caso da Fundap, vemos que está sendo bem preparado o caminho para o pleno uso do MS Office System 2003, que permitirá ter esse significativo retorno sobre o investimento que projetamos no nosso estudo?, conclui Vieira.
