Desde maio deste ano, a Extrafarma — rede de drogarias com 180 lojas espalhadas pelas regiões Norte e Nordeste (Amapá, Pará, Maranhão, Piauí e Ceará) — iniciou um projeto de renovação da sua área de TI. Uma nova plataforma de gestão foi adquirida para integrar todas as áreas da empresa e centralizar processos, a fim de reduzir custos e tornar mais ágil as atividades do dia-a-dia.
Com sede em Belém, onde também fica o centro de distribuição, a Extrafarma emprega 3,3 mil pessoas e deve encerrar o ano com receita bruta de R$ 950 milhões. As inovações tecnológicas prometem contribuir para aumentar ainda mais esse desempenho, já que o novo sistema possibilitará que a equipe interna acompanhe, em tempo real, as operações da área financeira, contábil, administrativa, logística e de compra e venda.
Segundo o diretor financeiro e responsável pela área de tecnologia da Extrafarma, Miguel Rothmann Jarros, anteriormente à solução o ambiente de sistemas era fragmentado, "com um mix de sistemas desenvolvidos internamente e de sistemas comprados de fornecedores externos", explica.
Dessa forma, o resultado da falta de integração era, segundo ele, a inconsistência de informações, elevado tempo de execução para a obtenção das informações, além da demora no fechamento contábil mensal e a necessidade de conferência (dupla checagem de informação). Jarros destaca também o grande volume de processos manuais, o que aumentava o risco de erros, retrabalho e problemas na gestão dos preços e estoques. Ele ainda ressalta a falta de informações para auxiliar a tomada de decisões.
Todos esses pontos negativos, na visão de Jarros, resultavam na perda de produtividade e, inclusive, na perda de vendas, e contribuíram com a decisão de mudar. O projeto de aquisição de um plataforma de gestão foi estimulado, de acordo com o executivo, por três fatores básicos: necessidade de maior governança e disponibilidade — com maior qualidade, velocidade e fácil acesso — de informações, tanto operacionais quanto gerenciais; otimização de processos; e a redução de custos e do capital empregado.
Uma empresa de consultoria foi contratada para auxiliar a rede de drogarias no levantamento das necessidades internas, as quais foram submetidas a 12 fornecedores selecionados para participar do processo de seleção. As demandas foram confrontadas com os sistemas fornecidos para avaliar quais sistemas seriam empregados, e seus respectivos fornecedores. Esse processo de seleção demandou seis meses. Segundo, Jarro, "o tempo necessário para a realização de um trabalho consistente e que nos direcionasse para a melhor solução, com maior nível de aderência aos negócios da companhia".
Foram selecionadas as seguintes empresas: Cosin Consulting, como gestora do projeto, o Grupo Assa, como integrador da solução SAP Retail, a Atvi, responsável pela solução Mastersaf, e os próprios fornecedores de software, SAP e Thomson Reuters Mastersaf. De acordo com Jarros, tanto os provedores de serviços como de soluções estão acompanhando e apoiando a implantação dos sistemas. Como diferencial do processo, ele destaca o acompanhamento diferenciado da gestora Cosin Consulting e o comprometimento do Grupo Assa "no entendimento do negócio da companhia".
Expectativas
A tecnologia entrará em funcionamento em duas etapas: em dezembro deste ano e em junho de 2013. No fim da implantação, Jarros informa que a expectativa geral é melhorar a gestão de estoques, reduzir o capital empregado, otimizar processos e proporcionar acesso mais rápido a uma informação de melhor qualidade. No aspecto técnico, ele diz que o projeto vai melhorar os indicadores de vendas, administrativos e gerais (SG&A, na sigla em inglês), da margem Ebitda e o lucro, além de oforecer melhor nível de serviço ao cliente. A solução será utilizada por cerca de 60 usuários dos departamentos de finanças, contabilidade, compras, controladoria, logística, gestão de estoques e gestão de preços.
Apesar de não divulgar o valor do investimento, Jarros diz acreditar que o retorno do custo empregado acontecerá dentro de, no máximo, dois anos. Nesse ínterim, as prioridades do departamento de TI da empresa é continuar no objetivo de apoiar a busca de maior eficiência operacional, otimizar processos, conquistar melhor aderência aos sistemas de gestão, e eliminar, junto à automatização, as atividades que não agregam valor aos clientes.
