Segundo pesquisa realizada pela Global Business Travel Association (GBTA) em 2016, o mercado de viagens corporativas movimentou cerca de US$ 1,3 trilhão. Apesar disso, chegar a uma política de viagens ideal ainda é um desafio para muitas empresas que investem em programas e soluções utilizando a tecnologia como aliada.
Uma das maiores preocupações das empresas durante as viagens é o controle de gastos do colaborador, além de ter que mantê-lo dentro do orçamento, nenhum gestor quer lidar com gastos excessivos ou possíveis desvios que podem trazer prejuízos para a sua empresa. Segundo dados da consultoria Hands On Solution, empresas perdem cerca de 8% do seu faturamento em desvios cometidos por funcionários – e menos de 1% dessas organizações investem em ações de prevenção.
Mesmo sendo uma situação delicada que compromete a confiança do profissional envolvido, o gestor precisa ter ciência de que esse é um risco e que existem formas de evitá-lo. Uma tecnologia que tem ajudado empresas de diversos segmentos a automatizar o processo de reembolso e otimizar a gestão dos gastos corporativos é o VEXpenses.
Criado por empreendedores de Ribeirão Preto – SP, o aplicativo, voltado para o mercado corporativo, facilita o reembolso e a gestão das despesas de viagens corporativas. Além disso, a tecnologia ajuda a reduzir o tempo gasto por gestores com tarefas administrativas, como a análise e reembolso de viagens e outras atividades relacionadas à empresa – como visitas ao cliente, deslocamento em feiras e eventos, entre outras.
"O nosso objetivo é automatizar os reembolsos de viagens e também o tempo gasto do gestor, que antes tinha que reunir todas as "notinhas" e fazer as contas manualmente. Com essa tecnologia, é possível reduzir em 88% o tempo gasto pelo profissional da empresa com essas tarefas. A tecnologia também ajuda no combate a possíveis fraudes, já que o gestor consegue estipular limites de gastos e emitir relatórios completos", explica Bruno Pain, co-fundador do VExpenses.
Como utilizar
Para usar é simples: o funcionário tira uma foto da nota fiscal da despesa e cadastra no app. Os dados do gasto são enviados diretamente para o responsável pelo reembolso, gerando relatórios para monitoramento e auxílio na aprovação dos custos. A empresa paga apenas uma mensalidade no valor de R$14,00 por funcionário que utilizar o app no mês. Quando o sistema não for utilizado, nenhuma cobrança será feita.
Com os dados históricos, os gestores podem tomar decisões assertivas para otimização contínua desse processo na organização das despesas, controles de gastos etc. O VExpenses está disponível para sistemas Android e IOS, e pode ser baixado gratuitamente.
