Administrar um número crescente de contratos de compra e venda de energia estabelecidos com os principais conglomerados econômicos do país, seja no ambiente de contratação livre em que as negociações são bilaterais, seja no ambiente de contratação regulado, em que os contratos são celebrados por meio dos leilões de energia, tornou-se um verdadeiro desafio para a Rede Comercializadora e para as distribuidoras pertencentes ao grupo Rede, um dos principais grupos empresariais do setor elétrico brasileiro.
Até o início do ano passado, o controle de todas as negociações e contratos era apoiado em planilhas feitas em Excel. Em virtude disso, alguns processos apresentavam tempos acima do aceitável para serem consolidados e, muitas vezes, com incertezas quanto à precisão de todas as informações envolvidas.
Com o constante aumento do volume de transações, ficou evidente a necessidade de a companhia adotar um sistema capaz de organizar seus contratos com precisão e de forma automática. ?Precisávamos de uma ferramenta de gestão que garantisse agilidade e segurança, retirando dos funcionários a responsabilidade exclusiva de controlar as negociações realizadas pela comercializadora e os contratos regulados das distribuidoras?, conta José Antonio Sorge, vice-presidente de mercado e relações institucionais do grupo Rede.
A empresa decidiu então apostar na implantação de uma solução baseada na web que permitisse o gerenciamento de todos os contratos. Para tal, a companhia selecionou o software Trade Expert, desenvolvido pela Elucid, fornecedora de sistemas de gestão comercial para o setor elétrico no Brasil. Agora com o sistema já em operação, a Rede Comercializadora tem condições de elaborar, emitir e acompanhar todas as propostas comerciais negociadas entre a empresa e seus clientes e fornecedores. Além disso, toda a execução dos contratos celebrados, o controle de despesas, receitas e fluxo de caixa daí decorrente, além da análise de risco das transações foram automatizados.
O grande desafio, segundo Sorge, foi dar início a um projeto sem similares no setor elétrico. ?Partimos do zero, sem referenciais. Utilizamos como parâmetros apenas a nossa experiência?, lembra.
Ele revela que, por se tratar de uma atividade relativamente recente no mercado brasileiro de energia, havia poucas ofertas por parte das empresas de TI. Além disso, muitas companhias acabam pagando um preço muito alto para as consultorias internacionais fazerem esse trabalho. ?Para fugir desse cenário, optamos por um software ?made in Brasil?, que vem atendendo todas as nossas expectativas a um custo bastante atraente?, afirma Sorge.
A operação do sistema teve início em maio do ano passado e em apenas três meses o sistema foi testado e todos os contratos inseridos em padrões preestabelecidos, o que facilitou a negociação com os departamentos jurídicos dos clientes. ?Outra vantagem é que a Rede Comercializadora e as oito distribuidoras do grupo passaram a contar com um sistema totalmente auditável na comercialização de energia?, aponta Sorge, ao salientar que, antes, esse trabalho exigia o acompanhamento de auditoria especializada, que realizava uma série de procedimentos.
