A Dimed, distribuidora de remédios e produtos de perfumaria, a maior da Região Sul, investiu em segurança para participar do projeto piloto de nota fiscal eletrônica (NF-e). Com uma equipe interna, que desenvolveu o sistema para emissão dos documentos eletronicamente, a empresa adquiriu o hardware de segurança Net D-Fence, da True Access, que assina e armazena o certificado digital garantindo o sigilo das informações.
Mensalmente, a empresa emite 150 mil notas fiscais em papel e já é responsável por 2% de todas as notas emitidas no estado do Rio Grande do Sul, segundo a Secretaria da Fazenda. No início de agosto, a Dimed iniciou o processo eletrônico somente dos documentos de transferência interna, o que representa 50 mil notas por mês. ?A Dimed é nossa operação de atacado de medicamentos e temos cerca de 200 lojas de varejo, a PanVel. Nesse primeiro momento, somente as notas de transferência da distribuidora para a PanVel serão feitas eletronicamente?, conta Roberto Coimbra, diretor administrativo da distribuidora. ?A idéia é que no futuro 100% dos processos sejam feitos no novo sistema.?
Segundo Carlos Dottori, responsável pela NF-e na Dimed, a redução de custos é um dos maiores benefícios do projeto, que deve garantir à empresa uma economia de cerca de 90% dos gastos com equipe, impressão, formulários contínuos e demais custos operacionais. Além disso, segundo ele, a adoção da NF-e acarretará na simplificação das obrigações fiscais e do armazenamento e controle de arquivos, que passam a ser eletrônicos e não mais físicos. ?Hoje, a nota em papel custa R$ 0,18. Já a versão eletrônica tem um custo de apenas R$ 0,038?, diz o executivo.
Dottori explica que com a impressão de notas fiscais, a Dimed gastou cerca de R$ 252 mil só em 2005. No mesmo período, segundo ele, se o sistema de nota eletrônica já estivesse operando, esse gasto teria sido de R$ 53 mil, ou seja, a economia potencial teria sido de R$ 199 mil. ?Com base nesses dados, pode-se prever que a economia apenas com a PanVel, no prazo de um ano, pode chegar a R$ 75 mil reais. Esperamos ter um retorno dos investimentos no prazo de um ano", analisa o executivo.
Todo o processo foi viabilizado internamente, exceto a área de segurança, na qual a Dimed adotou a solução da True Access. ?A principal preocupação da companhia foi com a segurança dos documentos, pois caso tenha seu sistema invadido será a única responsável legal pelos encargos tributários?, revela Carlos Magno, sócio-diretor da True Access. ?Fizemos uma avaliação interna e concluímos a necessidade de adquirir o hardware para garantir total segurança?, acrescenta Dottori.
Hoje, o projeto está em fase de testes, gerando em torno de 300 a 400 notas fiscais diariamente. Todos os documentos são validados pela Secretaria da Fazenda. ?Na atual etapa, concluímos a geração do Danfe, que é o documento auxiliar para uso no trânsito das mercadorias ou para facilitar a consulta da NF-e?, conta Dottori. Concluindo essa fase, a Dimed já se prepara para entrar efetivamente em produção, adotando a NF-e em todas as transações internas da empresa.
