Todos nós sabemos que reuniões presenciais são a forma mais natural e eficaz de comunicação. No entanto, para as pessoas que trabalham em multinacionais, com membros da equipe dispersos em todo o mundo, as chamadas de vídeo são as melhores opções. O vídeo faz parte da vida da atual "geração selfie", da qual também estamos incluídos e, por isso, imaginarmo-nos em uma chamada de vídeo é algo bastante natural e até mesmo confortável para a maioria das pessoas.
Porém, nem sempre o primeiro contato é da forma como se espera, principalmente quando a comunicação é com viés profissional. É muito diferente estar em uma chamada de vídeo quando não se trata de um encontro casual com os amigos. Impossível não desviar a atenção e olhar para si mesmo na janela de auto visualização. Como é que eu estou? Como as pessoas estão reagindo ao que eu disse? Estou sendo profissional? Essas são as perguntas mais comuns que passam na cabeça de grande parte desses usuários que estão migrando da utilização do vídeo em seu dia a dia pessoal para o ambiente corporativo.
É fato que mesmo com todos os benefícios que o trabalho flexível e a videoconferência trazem, um comportamento inadequado de um trabalhador móvel pode anulá-los muito facilmente. Mais do que utilizar os recursos da tecnologia, existem algumas dicas e regras simples que podem ajudar a evitar esse tipo de problema e que permitem que o usuário sinta-se ao mesmo tempo confortável, confiante e profissional.
O primeiro passo é obter a iluminação certa. O pior que se pode escolher para utilizar em videoconferências, pois provoca sombras abaixo dos olhos e do nariz e aparenta um olhar cansado, é a iluminação direta. Uma luz natural e suave é a melhor opção. As webcams encaixadas na parte superior do monitor na maioria das vezes não capturam a imagem na melhor perspectiva. Se posicionadas muito inclinadas para baixo, colocam os demais participantes da chamada em posição elevada. O mesmo pode ocorrer com as câmeras embutidas nos laptops. Desta forma, ajustar a altura da cadeira é parte importante desse processo. A câmera precisa enquadrar o triângulo que vai da sua testa para o seu ombro esquerdo e ombro direito.
Parecer apresentável na videoconferência também é bastante importante porque, mesmo que apenas seu rosto e ombros estejam no quadro, você nunca sabe se precisará levantar-se por algum motivo. É sempre melhor estar preparado! Então pareça apresentável da cabeça aos pés. Use cores sólidas perto do seu rosto, assim como os âncoras de jornais da televisão fazem. Certifique-se de que está sentado em uma posição confortável para que você não fique movendo-se e distraindo-se ao longo da reunião.
Também não esqueça que as pessoas do outro lado da linha têm uma visão "aquário" do seu ambiente. Lixo e desordem não são só uma distração, como também não passam profissionalismo. Pense no seu espaço de trabalho como uma extensão de si mesmo. Como você quer ser percebido? Paredes limpas são melhores, mas se você tem fotos/cartazes no fundo, certifique-se que é algo que você não ficaria desconfortável com seu chefe olhando. A regra de ouro? Se você não gostaria que isso fosse visto em uma reunião presencial, você não deve tê-lo em uma videoconferência! Se possível, um cartaz com o logotipo da empresa é o ideal.
Se você estiver trabalhando em um ambiente com outras pessoas ao redor, criar um sinal de "em chamada" para a porta do escritório quando você estiver em uma chamada pode ajudar a evitar que outras pessoas entrem no local. Um cão latindo ou um gato que atravessa o fundo pode ser uma grande distração, por isso é melhor mantê-los fora da sala. Se você estiver trabalhando em uma área pública, como um café, é melhor trabalhar com a câmera voltada para a parede, de modo que nada ao fundo atrapalhe enquanto você estiver em uma reunião.
A videoconferência é o recurso que mais se aproxima de um encontro presencial. Ficar olhando para as suas notas ou não olhar diretamente para a tela do computador é tão distrativo como se você estivesse lendo suas anotações da reunião na frente de alguém realmente. Conheça os seus principais pontos de discussão e olhe para cima, o contato visual é importante para mostrar que você está ouvindo e interagindo com as outras pessoas na reunião. No começo pode ser estranho olhar diretamente para a câmera, mas alternar entre isso e a pessoa que está falando é importante para mostrar envolvimento.
E por último, mas não menos importante, não se esqueça de testar a câmera e visualizar sua imagem antes de iniciar uma reunião! Dê a si mesmo alguns minutos extras antes de cada chamada para um teste no caso de você precisar ajustar a iluminação, a altura do seu computador, ou mover algo do fundo que pode ser uma distração. Seguir essas dicas simples irá prepará-lo para uma reunião muito mais profissional e produtiva!
João Aguiar, gerente de engenharia da Polycom
