Às voltas com a necessidade ter uma ferramenta de gestão de e-mails que acelerasse ações e decisões, simplificasse os processos, coletasse recursos para melhorar a eficiência, promovesse agilidade e crescimento, a Embraco, fabricante de compressores herméticos para refrigeração, decidiu migrar seu sistema para a ferramenta colaborativa Google Apps for Work.
A transição da plataforma de e-mails contemplou 6 mil contas em todos os setores da empresa, na matriz e nas filiais dos Estados Unidos, Itália, China, Eslováquia, México e Rússia. O projeto, que levou quatro meses para ser concluído, foi gerenciado pela equipe de tecnologia da Embraco em parceria com a ilegra, empresa de soluções de negócios e TI. O objetivo com a mudança era também ter uma ferramenta capaz de manter o nível de segurança, com disponibilidade mais abrangente a qualquer hora em qualquer lugar.
Inicialmente as contas foram migradas para o serviço de mensageria Gmail, utilizando ferramentas como Calendar, agenda on-line, e Hangouts, conversas e vídeo chamadas por chat online para facilitar a comunicação, colaboração e integração na rotina dos colaboradores. O Human Change Management (HCM), metodologia adaptada pela ilegra, auxiliou a Embraco na mudança e facilitou a integração dos colaboradores.
"O diferencial de todo o projeto foi a comunicação. O Human Change Management utilizando a contínua distribuição de informações para os colaboradores sobre as mudanças que estavam ocorrendo e os próximos passos que seriam dados fez com que a implementação do Google for Work ocorresse de uma maneira tranquila, sem transtornos ou dúvidas entre os funcionários. O HCM fez o que esperávamos dele e até um pouco mais, criando uma atmosfera de expectativa das pessoas pela mudança", afirma Raul Moreira, diretor de tecnologia da informação da Embraco.
O treinamento de mais de 600 funcionários, o auxílio de 350 Google guides (funcionários treinados para auxiliar os demais colaboradores na mudança técnica) e a criação de mais de 250 comunicados em diversos idiomas para os colaboradores possibilitaram um go live (dia da migração) de sucesso. Toda a estrutura utilizada proporcionou baixa incidência de problemas que foram rapidamente solucionados, sem nenhum alerta vermelho.
"Além da recomendação da ilegra pela Google, nós selecionamos a empresa por ela ter entendido o desafio que seria realizar a implementação de mais de 6 mil contas de e-mail distribuídas entre funcionários de sete países e idiomas diferentes", complementa Raul.
A Embraco, juntamente com a ilegra e Google, tem agora planos para ampliar o uso das ferramentas Google for Work.
