As micro, pequenas e médias empresas (MPMEs) dedicam 21,47 horas semanais à gestão de despesas — o equivalente ao trabalho de mais de 2 dias e meio de um funcionário, tendo como base uma jornada de trabalho de 8 horas diárias. Esses dados estão inseridos no "Panorama da Gestão de Despesas Corporativas no Brasil – edição 2025", pesquisa realizada pela Conta Simples, principal plataforma de gestão de despesas corporativas do Brasil, e a Visa, líder global em tecnologia de pagamentos. O estudo oferece um olhar detalhado do estado atual sobre como as empresas gerem suas finanças e os obstáculos enfrentados por elas.
Em 46% dessas empresas, a tarefa recai sobre os donos ou sócios, limitando o tempo disponível para atividades estratégicas. Nas microempresas, esse número sobe para 59%. Para o CEO e cofundador da Conta Simples, Rodrigo Tognini, esse número é ainda muito expressivo e evidencia o quanto as MPMEs brasileiras estão gerindo seu financeiro de forma tradicional e arcaica, principalmente porque em grande parte das empresas são os donos ou sócios que se dedicam a essa atividade, tempo que poderia ser destinado para outras funções mais estratégicas.
"Com o estudo, ficou evidente que, com a falta de organização, controle e condução adequadas da gestão de finanças, cria-se uma barreira e um gargalo para o crescimento e desenvolvimento das MPMEs. Isso tudo porque a forma como ela é feita ainda se parece com décadas atrás, sem as ferramentas certas, e soluções que alavanquem essas jornadas. Entendemos que com uma administração mais estruturada e otimizada, as empresas podem deixar que sua liderança fique livre para focar no que realmente importa: o crescimento do negócio", avalia Tognini.
A diretora da Visa, Juliana Amoroso, reforça que hoje um dos bens mais preciosos das empresas é a gestão do tempo e essa é uma grande dor dos empreendedores das pequenas, médias e microempresas, que acabam acumulando funções e horas de trabalho. "Ao adotarem soluções inovadoras, esses empreendedores conseguem automatizar processos repetitivos, reduzir erros humanos e liberar tempo valioso que pode ser direcionado para atividades estratégicas essenciais para o crescimento do negócio", conta.
Gestão de finanças na ponta do lápis – literalmente
Uma gestão ágil e eficiente é aquela que promove mais controle, segurança e permite decisões mais assertivas na alocação de recursos, algo impossível para 39% das MPMEs, que ainda utilizam recursos manuais, como cadernos, para gerir suas despesas – aproximadamente 7,5 milhões das 21,8 milhões de empresas ativas. As microempresas (45%) são as que mais se valem de soluções inadequadas, seguidas pelas pequenas com 36% e as médias empresas com 28%. Esse método antiquado gera mais dores de cabeça do que soluções, já que consome tempo excessivo e aumenta a probabilidade de erro, o que compromete a eficiência operacional.
Ainda de acordo com o levantamento, as planilhas são o recurso mais utilizado pelas empresas brasileiras para a gestão das despesas (65%), com destaque também para utilização de aplicativos e extratos dos bancos (52%). Os principais motivos para a resistência à adoção de soluções especializadas são o hábito (45%), a percepção de custo alto (44%) e não acharem necessário (38%).
Entre as empresas no Norte e Nordeste o número de entrevistados que apontaram "achar mais fácil fazer a gestão da forma que estão acostumados" foi maior, 70% e 67% respectivamente. Já as empresas que afirmaram não acharem uma plataforma necessária foi maior no Sul, com 55%. Quando questionadas sobre os fatores que poderiam incentivar a implementação de plataformas de gestão, as respostas apontaram para o custo-benefício (49%), seguido por linguagem simples (39%) e suporte acessível (36%).
"A tecnologia não é mais um luxo, é uma necessidade. Gerir despesas de forma eficiente é viabilizar o sucesso de qualquer estratégia. Os softwares de gestão financeira permitem categorizar automaticamente os gastos corporativos, analisar dados em tempo real, controlar o orçamento com precisão e gerar relatórios personalizados. Esses benefícios possibilitam não apenas agilizar os processos, mas também reduzir significativamente o risco de erros e trazer insights para uma tomada de decisão mais estratégica e ágil", esclarece Taeli Klaumann, CFO da Conta Simples.
Finanças pessoais e corporativas em um mesmo cartão impactam na gestão do negócios
Outro costume que pode representar um fator limitante na eficiência das operações diárias é a utilização do cartão de crédito Pessoa Física para despesas do negócio. O levantamento aponta que 16% das MPMEs brasileiras (cerca de 3,5 milhões de empresas) ainda têm esse costume, uma prática que não apenas compromete a organização financeira, mas também prejudica a credibilidade da empresa junto a fornecedores e instituições financeiras, dificultando o acesso a crédito corporativo.
As empresas que optam por cartões de crédito empresariais relataram benefícios como a eliminação de processos burocráticos, registro de notas fiscais, solicitações de reembolso e prestação de contas. A preferência pelo uso de cartões de crédito nas empresas é justificada por atributos como parcelamento e prazos de pagamento (52%), organização financeira (22%) e praticidade (16%).
A diretora da Visa do Brasil comenta que os números refletem a importância de investir em uma gestão financeira mais profissional. "É fundamental que as empresas separem as finanças pessoais das corporativas para evitar complicações e buscar garantir maior controle e transparência na gestão financeira. Com a adoção dos cartões empresariais, os empreendedores e colaboradores podem usufruir de benefícios como a simplificação de processos, a eficiência nas operações e a ampliação do controle financeiro. Isso transforma os fluxos de pagamento B2B, melhorando a eficiência e proporcionando uma experiência de pagamento mais fluida e segura para as MPMEs em todo o Brasil".
Ainda assim, o estudo aponta que há espaço para maior penetração de cartões empresariais no mercado, dado que 5 em cada 10 empresas que possuem cartões de crédito têm apenas 1 ou 2 unidades disponíveis para a equipe, o que pode ser um fator limitante na eficiência das operações diárias.
O custo da desinformação
Todos esses dados trazem um número ainda mais alarmante: 100% das empresas entrevistadas não compreendem integralmente o significado de "gestão de despesas". Enquanto setores como vendas e marketing têm plataformas para automação e análise, o setor financeiro muitas vezes fica dependente de soluções genéricas que não atendem às suas necessidades específicas. O resultado é uma gestão financeira que está anos-luz atrás das outras áreas da empresa.
O CEO da Conta Simples esclarece a dúvida: "Gestão de despesas é o processo de planejar, monitorar e controlar os gastos de, no caso, uma empresa para garantir que os recursos financeiros sejam usados de maneira eficiente e alinhada aos objetivos estabelecidos. É um movimento que envolve a identificação das despesas, categorização, análise de padrões de consumo, criação de orçamentos e implementação de ferramentas ou estratégias para otimizar os gastos e evitar desperdícios", resume.
