A Qive (antiga Arquivei), plataforma responsável por gerenciar documentos fiscais de mais de 170 mil companhias, ajudou o iFood a obter um avanço significativo na eficiência de sua gestão fiscal por meio de uma parceria estratégica.
Em apenas dois anos, o iFood passou a responder demandas sobre pagamentos de fornecedores 80% mais rápido, com 99% das notas fiscais sendo pagas dentro do prazo – uma melhoria essencial para manter o ritmo de crescimento da empresa.
A implementação da transformação fiscal, realizada pela Qive, começou em 2020, com a captura de documentos fiscais, e se consolidou em 2021 com a integração da plataforma Qive ao SAP via LIA, solução de automação proprietária que conecta a plataforma a dois importantes ERPs: o SAP S4/HANA e o SAP ECC, considerando setores de diferentes níveis de complexidade.
A parceria veio ao encontro de uma necessidade do iFood de aprimorar seu processo de pagamento e melhorar o fluxo da sua central de compras, sobrecarregada de notas fiscais. Com a adoção da solução da Qive, além de automatizar a recepção e integração das NFs no SAP, a empresa brasileira padronizou o processo de compensações fiscais, aliviando o trabalho manual e reduzindo erros.
Thiago Amorim, gerente de riscos do iFood, explica como as soluções trouxeram fluxo para a gestão fiscal: "Há dois anos, ainda era um grande desafio quitar todas as notas fiscais dentro do prazo e acabávamos concluindo menos de 70%. Hoje, pagamos 99,97% de todas as NFs em dia. Fazer isso de maneira integrada, direto no SAP, é super eficiente e fluido."
O executivo conta que a escolha pela Qive levou em consideração a semelhança de cultura entre as empresas: "O senso de urgência e a veia empreendedora foram essenciais. A Qive nos trouxe ideias novas sempre que necessário, sem que precisássemos acioná-los. Como resultado, nossa área de compras deixou de ser olhada como gargalo e passou a ser parceira das áreas clientes."
Christian de Cico, co-CEO e co-founder da Qive, explica em detalhes como foi a avaliação da dor da empresa: "A Lia é só a solução que conecta a Qive com o ERP SAP. O setor do iFood que mais utiliza a plataforma é o time de compras, que tinha o desafio de pagar os fornecedores dentro da data de vencimento. O processo de gestão de notas incluía muitas etapas manuais, além de que o processo de subir as notas fiscais no sistema e o envio ao departamento responsável por efetuar o pagamento era moroso. Hoje isso é tudo feito de forma automática."
Para as notas de serviço do iFood, além da captura direta das prefeituras, a Qive utiliza a tecnologia OCR, que lê os PDFs recebidos por e-mail e reúne as notas no ERP para que o cliente consulte, confira tributos, confronte com o pedido de compras, valide com o cadastro do fornecedor, entre outras etapas automatizadas do fluxo fiscal que simplificam a operação.
A solução elaborada pela Qive para o iFood é customizada e parametrizada de acordo com processos e dor do cliente na operação. "Temos uma fase durante o projeto chamada de 'definição e atribuição", na qual são mapeados os cenários junto ao cliente e como eles devem ser desempenhados na ferramenta. O projeto costuma ser acompanhado por um consultor funcional SAP, um especialista técnico SAP, um CSM e um gestor de projetos", diz Christian.
Impacto
A melhora na eficiência fiscal reduziu significativamente os riscos de interrupções nos serviços e ajudou a construir um relacionamento mais sólido e confiável com os fornecedores. A eficiência no processo fiscal trouxe benefícios diretos para os negócios do iFood.
Com 380 mil estabelecimentos parceiros, entre restaurantes, mercados e farmácias, mais de 360 mil entregadores cadastrados, além de 55 milhões de clientes ativos, a empresa precisava de um sistema ágil e confiável para manter suas operações fluidas e dentro dos prazos estabelecidos.
Em 2023, a plataforma da Qive processou mais de 482 mil documentos fiscais para o iFood, incluindo 20 mil NFSe (Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas), 75 mil CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e 387 mil NFe (Notas Fiscais Eletrônicas).
Gestão fiscal internacional
A parceria entre as empresas promete render ainda mais frutos. "O iFood é uma empresa dinâmica, sempre em busca de inovação", afirma Christian de Cico, da Qive. "A partir do momento que resolvemos uma dor, surgem novos desafios. Estamos agora trabalhando na integração de invoices internacionais, seguindo o modelo padronizado de captura e processamento de NFSe."
Este projeto visa adotar o mesmo modelo utilizado para a captura e processamento de notas fiscais de serviço (NFSe), ampliando a automação e a eficiência para documentos fiscais de transações internacionais. Essa inovação permitirá ao iFood padronizar e agilizar ainda mais seu processo fiscal global, garantindo precisão e pontualidade nos pagamentos a fornecedores estrangeiros, essencial para o crescimento contínuo da empresa em um mercado globalizado.
