A digitalização de serviços públicos é uma realidade cada vez mais presente no dia a dia da população brasileira, sendo crucial para modernizar e tornar mais eficientes as operações governamentais.
Ainda que o Brasil seja um país de extensão continental, com mais de 200 milhões de habitantes, diferentes realidades econômicas e de conectividade, a busca pela transformação digital em cada prefeitura torna-se necessária justamente para que os serviços atinjam o maior público possível, possibilitando que a população tenha acesso a informações e serviços de forma rápida e eficiente, independente de sua localização.
Um exemplo de sucesso de digitalização dos serviços governamentais foi a criação da plataforma gov.br e a consequente adesão dos brasileiros ao sistema. Com um login único, o cidadão pode consultar de forma simples inúmeros serviços públicos, como o status da carteira de trabalho, da carteira de motorista, o Abono Salarial, o Imposto de Renda e até a inscrição para o Exame Nacional do Ensino Médio (Enem).
E essa iniciativa vem sendo muito bem sucedida: atualmente, o Gov.br é utilizado por mais de 150 milhões de brasileiros e possibilita o acesso a mais de 4.200 serviços digitais. De acordo com a plataforma SimilarWeb, que mede o tráfego dos sites, o Gov.br é a página mais acessada do mundo na categoria Governo
Com a implementação de plataformas digitais nas prefeituras, processos burocráticos podem ser simplificados, resultando em economia de tempo e recursos tanto para os cidadãos quanto para o governo.
Além disso, a digitalização pode impulsionar os serviços públicos ao permitir uma gestão mais integrada e estratégica em cada município brasileiro. Com a coleta e análise de dados em tempo real, os governos locais podem identificar e responder mais rapidamente às necessidades e problemas da sua população, promovendo políticas públicas mais eficazes.
Ferramentas que democratizam a informação
A transformação digital de serviços facilita a inclusão digital e garante o acesso a serviços essenciais como saúde, educação e assistência social. A oferta de atendimento on-line ao cidadão promove a equidade e melhora a qualidade de vida da população: especialmente no Brasil, onde existem disparidades regionais e socioeconômicas.
E como iniciar esse processo dentro de prefeituras, governos e outros órgãos públicos? Algumas soluções possíveis para trilhar esse caminho de transformação digital dos serviços das prefeituras são:
Gestão Documental
O termo é usado para classificar o conjunto de processos utilizado para administrar todo o histórico de informações de um órgão governamental, de forma a garantir que todos os arquivos estejam armazenados de forma correta, no local adequado e com fácil localização.
De acordo com a necessidade de cada corporação, podem ser criados materiais auxiliares para facilitar o processo de gestão documental, como manuais técnicos, adaptação para a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), 13.709/2018, ou guias de processos para garantir a continuidade da organização arquivística.
O trabalho de gestão documental também auxilia as organizações a otimizar os processos internos, facilitando a busca por informações e simplificando o trabalho das áreas de qualidade, arquivologia e tecnologia.
Mapeamento de processos
Esse trabalho utiliza a metodologia de modelagem de processos de negócio (BPMN, na sigla em inglês) para registrar todas as etapas para a realização de uma tarefa, possibilitando a rápida inclusão de políticas de compliance e qualidade.
Dessa forma, é possível entender como a organização pública ou privada está estruturada, identificar gargalos e implementar melhorias nos formatos de trabalho. Esse trabalho é crucial na análise de todos os aspectos legais e regulatórios que envolvem a informação.
São inúmeras as vantagens no mapeamento e automatização de processos, como ajuda na tomada de decisões por parte do gestor, transparência nas atividades, segurança da informação etc.
Desenvolvimento de portal de serviços
Tendo como exemplo mais famoso o Gov.br, um portal de serviços concentra a execução dos serviços oferecidos por uma instituição pública, como prefeituras. O desenvolvimento eficiente desse serviço envolve o levantamento de todos os processos realizados de forma operacional pela instituição, incluindo os documentos envolvidos em cada etapa, o fluxo de aprovações, as áreas envolvidas em uma demanda, etc.
O portal de serviços agiliza o atendimento interno e externo da população, aumenta a segurança da informação e apresenta uma nova gama de métricas e mensurações que ajudam os gestores a identificar gargalos e otimizar tarefas.
Além do auxílio na gestão das cidades, o resultado direto da transformação digital em cada canto do país é a qualidade de vida da população e a satisfação com os serviços prestados pelo poder público. Isso porque a otimização do serviço público com a digitalização permite às cidades exercer de forma mais competente e transparente a sua função de cuidar e zelar pelos cidadãos, permitindo com que eles tenham seus direitos garantidos com menos burocracia e mais simplicidade.
Fabiano Carvalho, formado em administração pela União Pioneira de Integração Social (UPIS), com MBA em Transformação Digital pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUCRS). É co-fundador e diretor da Ikhon.
