Fazer a gestão de contratos é um dos principais desafios de uma organização e, cada vez mais, a atividade torna-se um desafio estratégico para as companhias. Além das exigências técnicas e legais, cuidados com controle e negociações também são alguns pontos que dificultam o gerenciamento e tornam a vigência mais complexa e, muitas vezes, desorganizada.
Um estudo da Aberdeen sobre o tema, realizado em 2017, revelou que entre 12% e 15% dos contratos de uma organização são perdidos ou não contabilizados. Por isso, a tecnologia passou a ser uma grande aliada nos departamentos de compras das companhias. Soluções como o Contract Lifecycle Management (CLM), gerenciamento que engloba todo o ciclo de vida do contrato, por exemplo, estão sendo cada vez mais usadas por empresas para evitar transtornos, acompanhar e organizar os acordos feitos com fornecedores.
Quando uma estratégia de gerenciamento dos contratos é implementada com sucesso, além de ser possível identificar brevemente os problemas e resolvê-los antes que prejudiquem os resultados, as empresas também conseguem diminuir o nível de risco e assegurar que as obrigações contratuais, tanto do fornecedor quando do cliente, sejam atendidas. Ter um controle eficiente possibilita o entendimento completo de cada etapa do processo, permitindo administrar a criação, análise e acompanhamento dos documentos.
Como sabemos, riscos contratuais vão muito além de multas por atrasos nos prazos de pagamento. A má administração dos contratos pode causar desde desabastecimento até problemas de imagem da marca e corresponsabilidade fiscal e trabalhista.
Para evitá-los, a melhor opção é centralizar todos os termos, condições e cláusulas em uma mesma plataforma, a fim de diminuir os ciclos de contratação, reduzir custos, gerar análises de riscos e ganhar performance. A gestão de contratos é um passo importante rumo a um controle simples e, acima de tudo, inteligente.
Marcelo Pereira, diretor de Gestão de Fornecedores e responsável pela unidade de negócios de CLM do Mercado Eletrônico.
