Diante da necessidade de reduzir custos operacionais, a Defensoria Pública do estado da Bahia recorreu a ferramentas colaborativas para diminuir o número de viagens e, por consequência, os gastos com passagens aéreas, combustível e hospedagem.
A Bahia é um Estado com 417 municípios e, muitas vezes, o simples deslocamento de um defensor comprometia pelo menos três dias da semana. Desta forma, as ferramentas colaborativas da Polycom aperfeiçoaram muito os processos judiciais.
Foram adquiridos oito terminais de videoconferência para as unidades: dois para Salvador e seis distribuídos pelo interior (Feira de Santana, Vitória da Conquista, Ilhéus, Itabuna, Santo Antônio de Jesus e Juazeiro). Além disso, as soluções de vídeo por nuvem podem conectar 29 unidades em todo o Estado.
A princípio, a demanda surgiu para transmissão das reuniões do Conselho Superior da Defensoria Pública, que era feita via YouTube. "Isso nos atendeu até certo momento, mas a direção foi solicitando outros recursos. Além disso, havia a questão da segurança dos dados das gravações. Por isso, partimos para a Polycom. Conseguimos um ganho expressivo de qualidade e recursos, além de muito mais segurança com dados criptografados", afirma Thales Almeida, coordenador de modernização e informática da Defensoria Pública da Bahia.
Após a adoção da tecnologia no início de 2016, houve uma mudança cultural interna muito rápida. Só nos dois primeiros meses foram feitas mais de 200 sessões de videoconferência.
"Hoje é possível que a unidade de Salvador converse com a de Ilhéus, que fica à 500 km de distância, em tempo real. Isso acabou com a necessidade de deslocamento para reuniões. Os próprios subcoordenadores de Ilhéus e Feira de Santana fazem reuniões entre as equipes da mesma área como se a distância de 600 km entre as cidades não existisse", diz Almeida.
Resultado
Em menos de um ano de aplicação, as soluções de vídeo colaboração proporcionaram uma economia estimada de R$ 600 mil entre passagens, combustível e diárias de hotel, isso sem mencionar o ganho de tempo que cada profissional teve com a redução drástica nos deslocamentos pelo estado.
Outro ponto muito importante foi a celeridade adquirida nos processos e reuniões. Reuniões que aconteciam esporadicamente devido a necessidade de viagens, agora são realizadas regularmente e sem grandes custos ou desperdício de tempo dos servidores.
Atualmente a Defensoria da Bahia conta com cerca de 1.500 funcionários entre servidores, defensores e estagiários. Todos se beneficiam de alguma forma da adoção das tecnologias de vídeo.
Outros Benefícios
A Escola Superior da Defensoria Pública (ESDEP) também conta com um equipamento para a transmissão dos cursos realizados na instituição. Hoje a formação de todos os estagiários, seja da capital ou do interior, é realizada através da solução de videoconferência.
Além disso, o equipamento instalado na sala do conselho superior transmite e grava todas as reuniões e apresentações realizadas. Desta forma, tudo é disponibilizado através de um link seguro para todos os funcionários da instituição, gerando transparência e garantindo a participação de todos.
