O eSocial, projeto do Governo Federal para unificar o envio de informações trabalhistas vai impactar a operação de diversas empresas, principalmente as que concentram altos números de funcionários. Mesmo com o adiamento para janeiro do ano que vem, a obrigatoriedade irá mudar a forma de consolidação de dados para a entrega fiscal.
Preparando-se para esta nova fase a MANSERV, maior empresa de terceirização do País, atuante em mais de 400 pontos em todo o Brasil e com cerca de 23 mil colaboradores, adotou o fluig, plataforma de transformação digital da TOTVS para atender a todas as exigências legais por meio de processos automatizados e muito mais simples.
O principal foco da implantação foi descentralizar a operação da área de Recursos Humanos e melhorar a comunicação interna. O projeto teve início em junho de 2015 com uma verificação completa no ERP para garantir o registro de todas as informações necessárias para compilar a entrega do eSocial. Nessa etapa, novos campos foram adicionados e houve a revisão de todos os cadastros dos colaboradores.
A ideia é que as próprias UTs sejam responsáveis pelos seus e o RH apenas valide via ferramenta. No caso de uma admissão, por exemplo, os documentos são digitalizados e vão automaticamente para uma pasta, com fácil acesso para todos os responsáveis pela área.
Para o controle de horas extras, por exemplo, o sistema permite integração ao ERP e ao sistema de ponto eletrônico chegando a atuar até mesmo em caso de rescisão de contrato quando a própria solução aponta inconsistências de horas. A plataforma também consulta o sistema de saúde utilizado pela MANSERV e indica se o exame demissional foi realizado.
Os benefícios de se ter todo o RH centralizado no fluig permite ainda padronização da descrição de cargos e salários e contratações apenas para posições já existentes, sendo a criação de novos cargos previamente validadas com o RH através de fluxos de aprovações.
Entre as demais atividades do eSocial que serão desempenhadas dentro do fluig destacam-se o cadastro de benefícios, afastamento de pessoas, licença maternidade, folha de pagamento, entre outras.
"Administrar uma empresa com um quadro de funcionários grande era um grande desafio e com a proximidade do eSocial vimos que era necessário adotar uma tecnologia inovadora. Os arquivos serão fechados no fluig e enviados diretamente ao Governo. Os processos ficaram mais rápidos e o RH faz apenas a validação. A implantação da ferramenta está transformando o departamento em uma área mais estratégica", afirma Emerson Lindert, gerente Tecnologia da Informação da Manserv.
Comunicação mais ágil
A chegada da solução também facilitou a comunicação da MANSERV em outras áreas. Foi criado um portal exclusivo, que concentra comunidades, políticas internas, manuais de processos e ainda a revista MAIS MANSERV. Utilizando a funcionalidade de rede social corporativa, foram criadas comunidades para tirar dúvidas e centralizar informações relevantes eliminando desperdícios com deslocamentos. Já os comunicados internos, que antes eram enviados via e-mail, agora são postados no fluig o que resultou em significativa redução de e-mails.
Com o Messaging, ferramenta de comunicação direta e online do fluig a Companhia eliminou gastos com viagens e contas telefônicas. Atualmente as reuniões são realizadas através da funcionalidade, utilizada até mesmo pelo presidente da companhia para comunicar-se com todos (o executivo simplesmente seleciona a unidade e o nível hierárquico e fala diretamente com o público desejado).
