Será que a burocracia é o maior problema das organizações brasileiras? Estudo feito pela Deloitte e divulgado pela Docusing, revela que a burocracia pode até tirar o sono dos empreendedores, mas a má gestão de contratos consome 18% do tempo das empresas no Brasil. Um custo que beira os US$ 2 trilhões anuais, no mundo.
O relatório "Gestão Digital de Contratos: Liberando o Valor do Gerenciamento de Acordos" destaca a importância da otimização dos contratos na estrutura das organizações, uma vez que definem formalmente as relações com parceiros, clientes e funcionários.
Um dos indicadores mais impactantes que o estudo revela é que as ineficiências na gestão de acordos resultam em uma perda anual de quase US$ 2 trilhões no valor econômico global para as empresas; causando diminuição da produtividade e perdas de oportunidades de receita. Além disso, corporações com fluxos de trabalho contratuais desconectados gastam em média, 18% mais tempo em tarefas contratuais, resultando em mais de 55 bilhões de horas desperdiçadas por ano.
O estudo conduzido pela Deloitte e Docusign entrevistou mais de 1.000 líderes de tecnologia e negócios em dez países das Américas, EMEA e APAC. O foco foi entender os desafios e oportunidades na gestão de acordos, incluindo dificuldades, critérios de compra e soluções ao longo do ciclo de vida dos contratos. Além da pesquisa quantitativa, foram realizadas entrevistas com 17 líderes de diversos setores para enriquecer os dados. Entre os segmentos que participaram do levantamento 21% eram da indústria e varejo, 15% dos serviços financeiros, 12% do setor público e 11% da área de telecomunicações e serviços públicos.
"Nossa pesquisa mostra que as empresas com fluxos de trabalho isolados na gestão dos acordos dedicam 18% a mais de tempo nesses processos", afirma Jonathan Jones, Diretor Administrativo da Deloitte Tax LLP
Desafios e ineficiêncis na gestão de contratos
Apenas 36% dos respondentes utilizam ferramentas de análise inteligente de contratos, e 31% possuem um repositório centralizado e pesquisável de contratos. Mais de 40% relataram oportunidades perdidas de crescimento ou redução de custos por não conseguirem extrair valor dos metadados dos acordos.
Embora a maioria das organizações (92%) use uma ou mais soluções de gestão de acordos, a maioria não mede, rastreia ou relata o valor de uso dessas ferramentas. Cerca de 50% dos respondentes se sentem sobrecarregados com o volume e a complexidade dos seus acordos.
Os principais pontos críticos em cada etapa do ciclo de vida de um contrato incluem:
• Início: 62% enfrentam desafios de acesso aos documentos
Dificuldade para localizar e acessar contratos previamente aprovados para referência, o que aumenta o uso de recursos
• Desenvolvimento: 45% ainda inserem dados manualmente
Adicionam informações manualmente a contratos que já existem em sistemas, indicando a necessidade de mais automação.
• Iterações: 50% lutam com processos legais e de conformidade
Enfrentam processos legais e de conformidade ineficientes e repetitivos, e demandam melhorias nas ferramentas de gestão.
• Negociação: 34% interpretam mentalmente os termos dos acordos
Interpretam racionalmente os termos dos acordos, o que sugere uma oportunidade para implementar tecnologias como a Inteligência Artificial para otimizar o processo.
• Assinatura: 52% enfrentam delays de identidade e demandam rotinas de notarização (validações em cartórios)
Esperam por verificações de identidade e notarização, o que pode arriscar o fechamento de negócios.
• Inventário: 49% gastam tempo excessivo pesquisando por acordo
Quase metade dos participantes gasta muito tempo buscando acordos concluídos para uso de referência, indicando a necessidade de melhorias na organização dos dados.
• Análise: 54% rastreiam manualmente os termos dos acordos
Procuram fisicamente por termos-chave e prazos, o que atrasa processos e aumenta a chance de erros.
• Implementação: 45% carecem de ferramentas para análise de acordos
Não possuem ferramentas adequadas para analisar acordos passados, o que é central no processo de tomada de decisões
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Áreas afetadas pela gestão ineficiente de contratos
Dentro das empresas a perda de valor econômico não é distribuída de maneira uniforme. As funções voltadas para o cliente, como vendas e marketing são responsáveis por 40% deste dano, por conta de oportunidades de receita não realizadas, como os atrasos no fechamento de acordos. Em contrapartida, as funções de apoio, incluindo operações e aquisições, representam 60% do desfalque total de valor, afetados pela ineficiência temporal e pelos aumentos nos custos operacionais.
Os desafios em diferentes segmentos econômicos
A pesquisa Deloitte "Gestão Digital de Contratos: Liberando o Valor do Gerenciamento de Acordos" destacou também desafios significativos em diferentes áreas das empresas. A seguir, estão os principais segmentos e características dos desafios de cada uma das verticais analisadas:
Segmento Jurídico
61% relatam relações interfuncionais tensas devido a atrasos na aprovação de acordos. Em média, por empresa, houve 22 incidentes de conformidade de grandes acordos no último ano.
Departamento de compras
Funções de suporte, como compras, representam 60% da perda de valor devido ao desperdício de tempo e custos operacionais. 56% dos respondentes lutam para encontrar os termos e tabelas de preços mais recentes dos fornecedores, resultando em pagamentos excessivos.
As equipes de compras poderiam economizar, em média, mais de US$ 1 milhão por ano em incentivos contratuais perdidos.
Recursos Humanos
57% relatam perder talentos preferenciais devido a atrasos em acordos. 69% relatam aumento de burnout e rotatividade devido à sobrecarga de contratação criada por esses atrasos.
TI
60% relatam atrasos nos cronogramas de projetos devido à indisponibilidade de licenças de software. 55% carecem de ferramentas para realizar avaliações de fornecedores e rastrear conformidade e desempenho.
Finanças
Em média, 21% da receita é adiada para o próximo período de relatório devido a atrasos em contratos. Para acordos não conformes, os respondentes relatam pagar penalidades equivalentes a 14% do valor total do contrato, em média.
Suporte ao Cliente
80% dos respondentes gastam mais tempo respondendo às perguntas relacionadas a acordos do que à perguntas sobre produtos. 66% relatam fluxos de trabalho ineficientes de acordos como um fator para a insatisfação do cliente. Funções voltadas para o consumidor, como vendas e marketing, contribuem com 40% da perda de valor econômico global devido a oportunidades de receitas perdidas.
Manufatura, Cadeia de Suprimentos e Operações
49% relatam deterioração nas relações com parceiros e clientes devido a atrasos em contratos. 51% têm dificuldades para maximizar o valor dos contratos devido à visibilidade limitada dos termos dos acordos.
Desafio dos acordos mal geranciados na AL
Na América Latina, a adoção de soluções de gestão de acordos é relativamente recente, com prioridade em ferramentas que ajudam a padronizar e proteger as rotinas de trabalho. Cerca de 59% dos clientes na região classificam a personalização de fluxos de trabalho (como soluções de baixo código ou sem código) como uma das principais funcionalidades, em comparação com a média de 47% de outras regiões.
Aproximadamente metade dos clientes latino-americanos relatam dificuldades com processos divergentes e não padronizados. Contudo, o Brasil, é a região que leva menos tempo para concluir um contrato do início ao fim, registrando um ciclo médio de 66 horas.
Tempo Médio de Ciclo por Acordo em Horas:
• América Latina e Brasil: 66 horas
• América do Norte: 74 horas
• EMEA (Europa, Oriente Médio e África) 96 horas
• APJ (Ásia-Pacífico e Japão): 85 horas
Brasil no cenário global
No cenário global de gestão de acordos, o Brasil destaca-se por sua significativa intenção de aumentar os investimentos e pela preferência por soluções avançadas.
A principal demanda brasileira é por ferramentas de baixo ou nenhum código para personalização de fluxos de trabalho, apoiada por 68% dos participantes, refletindo uma tendência de busca por maior eficiência e automação. Além disso, 60% dos brasileiros valorizam integrações com aplicativos empresariais comuns, em um indicador semelhante ao de outros países como o México (61%) e o Canadá (58%). É relevante mencionar que 54% dos brasileiros consideram importante o uso de inteligência artificial para acordos, uma porcentagem próxima à de países como o México e o Canadá.
Comparado à França, onde apenas 38% planejam aumentar o investimento, o Brasil demonstra um compromisso bem mais robusto com a modernização de seus processos de acordo. Este panorama coloca o País em uma posição de vanguarda na América Latina, com uma abordagem proativa em relação à adoção de tecnologias inovadoras para a gestão de contratos.
Em contraste, regiões como América do Norte e EMEA – que são adotantes iniciais dessas soluções – focam em recursos avançados para simplificar e acelerar seus fluxos de trabalho. Nos Estados Unidos, 51% dos clientes priorizam a compatibilidade com dispositivos móveis, enquanto 55% dos clientes na EMEA (Europa, Oriente Médio e África) destacam a automação de relatórios e insights habilitados por Inteligência Artificial. Na região APJ (Ásia-Pacífico e Japão), 62% dos clientes valorizam recursos de segurança de dados, com 58% relatando atrasos causados por verificações de identidade e rotinas notariais, que podem comprometer o fechamento de negócios.
Velocidade dos processos na AL
As organizações da América Latina processam acordos 18% mais rápido do que a média mundial, completando as etapas de desenvolvimento de um documento e assinatura do acordo cerca de 6 horas mais rápido. Essa velocidade é atribuída a um menor número de aprovações legais e níveis mais baixos de mitigação formal de riscos. De fato, os entrevistados da região relataram o menor percentual de acordos atrasados por aprovações legais, apenas 19%, em comparação com 28% de outras regiões.
O enfoque da América Latina, que prioriza as relações comerciais, também acelera o ciclo de vida dos acordos, que podem ser feitos informalmente antes de serem oficializados. Em contraste, aproximadamente metade dos entrevistados latino-americanos caracterizaram seus processos como não estruturados ou não padronizados, em comparação com 42% em outras regiões.
O futuro dos acorsdos no Brasil e na AL
O Brasil se destaca globalmente na gestão de acordos, com 54% dos respondentes planejando aumentar investimentos em pelo menos 10% nos próximos anos, números praticamente iguais aos Estados Unidos (55%) e ao Reino Unido (54%). Entre as principais demandas brasileiras, 68% dos participantes buscam ferramentas de baixo ou nenhum uso de código para personalização de fluxos de trabalho e 60% valorizam integrações com aplicativos empresariais comuns.
De acordo com as conclusões do estudo, a próxima geração de soluções de gestão de acordos deve incluir pelo menos quatro funções essenciais:
• Colaboração sem obstáculos entre as partes interessadas.
• Busca e análise de dados habilitados por Inteligência Artificial
• Integrações de processos entre aplicativos e bancos de dados.
• Fluxos de trabalho baseados em pessoas.
Atualmente, 2 em cada 5 empresas no mundo todo buscam soluções com capacidades mais inteligentes. A gestão tradicional do ciclo de vida dos contratos é focada em acordos altamente negociados, deixando de fora outras cláusulas, como ordens de compra e renovações de fornecedores.
Embora vista como uma atividade jurídica, a gestão de contratos, quando bem feita, traz benefícios significativos para CFOs e CROs. As próximas soluções de gestão de acordos devem atender às necessidades de compradores, gestores e usuários finais.
