A Staben & Associados, escritório de advocacia especializado em contencioso nas áreas cível, defesa do consumidor e trabalhista, equipou-se tecnologicamente para garantir crescimento e elevar os níveis de satisfação dos seus clientes. A empresa implantou um sistema de gestão de advocacias para gerenciar rotinas administrativas e o andamento de processos, petições e contratos. O sistema escolhido foi o Sisjuri, da BCS Informática.
Antes da implantação, a banca, sediada em Salvador e com filial em Recife, atendia 2,5 mil casos. Hoje, são 5 mil, mas a estrutura instalada pela BCS foi projetada para suportar, um aumento imediato de sua carteira de ações, sem a necessidade de qualquer investimento, em até 200%.
De acordo com Hermann Staben, sócio-fundador da Staben, a solução gerencia rotinas dentro de um modelo empresarial eficiente e profissionalizado, o que gerou melhorias significativas e crescimento. ?Além de agilizar processos internos, prover diagnósticos precisos e corrigir distorções financeiras, o projeto, que está em fase de conclusão e foi iniciado em 2005, introduziu uma nova cultura?, comenta.
Na avaliação de Décio Sartori, diretor da BCS responsável pela implantação do Sisjuri na Staben, a integração de informações e a disponibilidade de acesso foram os ganhos mais significativos. ?O contencioso cível e defesa do consumidor, áreas fortes da Staben, acarretam uma grande demanda para controlar, organizar e administrar, evidenciando a necessidade de implantar tecnologias avançadas, para tornar-se mais competitivo.?
As rotinas estruturadas pelo sistema também imprimiram um novo ritmo à banca. Neste sentido, a nova cultura foi tão bem incorporada que todos os 20 advogados do escritório passaram a registrar seu trabalho no time-sheet, mesmo que a cobrança dos clientes não seja baseada nele. Assim, os dados desse registro provêem informações valiosas para a gestão, inclusive, para avaliar a lucratividade do cliente e a performance do profissional.
Além disso, foi possível redesenhar e redefinir a estrutura de TI, inclusive com a indicação de medidas que contribuíram para a racionalização e economia como, por exemplo, em telecomunicações. Com a contratação do plano de telefonia celular e a instalação de um tarifador, a Staben registrou um corte de gastos mensais de R$ 5 mil para R$ 2 mil, atendendo o dobro de demanda. O projeto também ajudou no aprimoramento da segurança da informação, com a instalação de soluções mais eficientes de backup, antivírus e certificação digital, por exemplo. Outro benefício foi a melhoria no atendimento.
O Sisjuri ajudou também a Staben a controlar despesas reembolsáveis que, muitas vezes, não eram cobradas e geravam perda de receita. Com os recursos do Sisjuri, as despesas são inseridas no sistema que as incorpora, automaticamente, na fatura do cliente. E, até mesmo casos, por falta de controle, deixavam de ser cobrados, o que também foi extinto.
O projeto todo prevê investimento estimado de R$ 300 mil, incluindo sistemas de metaframe e GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), já contratados, e que devem ser instalados nos próximos meses. Em breve, o escritório de advocacia vai instalar o módulo de gestão de processos via web, que também faz parte do projeto e, assim, viabilizar o acesso de seus clientes a informações dos casos, remotamente.
