Em outubro de 2009, a Fundação para o Remédio Popular (Furp) do Estado de São Paulo abriu o edital de seleção pública para contratar um novo sistema de gestão empresarial, para substituir o ambiente que estava em operação havia 20 anos e que não suportava mais todos os processos. A dificuldade em ter uma ampla visibilidade da operação e a necessidade de aderência aos marcos de regulamentação impostos pela (Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) também foi determinante na decisão de mudar a plataforma.
Segundo a gerente de projetos da Furp, Joelma de Paula, a empresa IFS do Brasil venceu a licitação porque estava mais aderente às expectativas e ao modelo de gestão, da fundação, além de oferecer melhor preço e ser detentora de uma tecnologia de ponta que está alicerçada às melhores práticas e regras de gestão da indústria farmacêutica.
Foram investidos R$ 7,5 milhões no pacote IFS Applications, que passou a controlar a produção anual de 2,5 bilhões de medicamentos, com um controle mais pontual da cadeia de produção, baseada em processo ou por lote. "Muitos de nossos processos, como expedição e conferência, eram praticados de forma manual, o que dispersava as informações em várias bases de dados, dificultando o controle interno e gerando duplicidade. Com o IFS Applications conseguimos suprir esta carência e agora é possível centralizar todas as aplicações em uma única plataforma que permite a recuperação das informações em tempo real", diz a gerente.
Solução em funcionamento
A solução, que entrou em operação em janeiro de 2010 na unidade Guarulhos e em outubro de 2010 na unidade Américo Brasiliense, interior paulista, conta com mais de 600 usuários. De acordo com Joelma, nesse um ano e meio é possível observar ganhos de eficiência em diversas áreas. "O processo de produção, que engloba as fichas técnicas e os dossiês dos medicamentos, no passado era controlado por planilhas Excel e documentos Word. Hoje está totalmente amparado e centralizado pelo ERP, providência que nos garante a segurança e confiabilidade das informações, bem como a redução de tempo na execução das tarefas", explica Joelma, acrescentando que agora os colaboradores estão se dedicando mais às suas atividades-fim, uma vez que não é necessário dispensar parte de seu tempo com a procura de documentos em arquivos e sistemas descentralizados.
Outros processos, como controladoria e financeiro, eram realizados através de programas que disponibilizavam as informações somente após a virada do mês, impedindo a visão em tempo real do negócio em números. Para o diretor administrativo e financeiro da Furp, Guilherme Rocha, o ponto alto em se implementar o ERP é ter a integração de todas as áreas da empresa em uma única solução de gestão. "De fato, tivemos ganhos de produtividade na casa dos 70% ou 80%, trabalhamos com mais eficiência, aumentamos a confiabilidade, a integração das informações e a redução no tempo dedicado a cada tarefa", afirma Rocha.
De acordo com Joelma, alterações no parque de informática foram necessárias, mas não apenas por consequência da implementação da solução, mas também por que o setor necessitava de novas máquinas, mais modernas que pudessem acompanhar o desenvolvimento da Fundação, "por isso a implementação levou mais tempo, pois além da implantação da solução houve também o período para a troca das máquinas".
O diretor Guilherme Rocha afirma que a partir de agora novas soluções de TI devem chegar à Furp, "temos que continuar nos aprimorando, para atender com eficiência a todas as entidades que dependem de nós, por isso pretendemos investir cada vez mais em tecnologia".
- Medicamentos
