Há quase 20 anos, o matemático Clive Humby afirmou: "os dados são o novo petróleo". Ele destacou que, assim como o mineral, os dados precisam ser refinados para terem valor. Esse conceito tornou-se um mantra no mundo digital, onde o grande desafio não é mais simplesmente armazenar dados, mas transformá-los em informações úteis e escaláveis, capazes de guiar decisões estratégicas e, em última análise, impulsionar a eficiência operacional.
Este cenário não é incomum no setor jurídico, onde a abundância de materiais e a falta de padronização torna a análise dessas informações extremamente demorada e onerosa. Isto porque a gestão baseada em dados requer uma abordagem estruturada, além do simples armazenamento de informações. No contexto jurídico, muitos dos dados necessários são extraídos dos processos judiciais e dos Tribunais de Justiça, que têm avançado na padronização e centralização dessas informações. A criação do Domicílio Judicial Eletrônico (DJE), por exemplo, facilita a extração e padronização de dados, contribuindo para a eficiência na gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. No entanto, a implementação eficaz do Business Intelligence (BI) nesses ambientes depende de um processo que começa com o armazenamento estruturado de dados.
Dessa forma, o primeiro passo é identificar quais informações são relevantes para cada tipo de negócio, operação ou processo. Como cada setor tem suas particularidades, a coleta dessas informações deve ser contínua e padronizada ao longo das várias etapas do processo judicial, desde a distribuição até a sentença e o recurso. No setor bancário, por exemplo, dados sobre contratos e fraudes são essenciais para a tomada de decisões informadas. Já na área da saúde, as informações mais relevantes podem ser sobre doenças, tratamentos e medicamentos.
Assim, operações de larga escala, como as realizadas por grandes escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos corporativos, um sistema de gestão de processos eficiente é indispensável e deve permitir a inclusão de informações em todas as etapas do processo, com campos formatados e listas pré-definidas. Garantindo assim, que os dados sejam atualizados e consistentes ao longo do tempo. Além disso, é fundamental que todas as áreas envolvidas na coleta e análise de dados, como analistas de BackOffice, advogados e gestores, sejam capacitados para alimentar o sistema corretamente, seguindo as diretrizes estabelecidas.
Embora os dados processuais sejam valiosos, é igualmente importante não ignorar a relevância de informações externas, como dados financeiros, administrativos e de ouvidoria. Informações provenientes de sistemas administrativos de gestão de contratos, resultados financeiros da organização, e até mesmo reclamações administrativas podem oferecer insights valiosos que, quando integrados ao sistema de gestão, enriquecem a análise e permitem a criação de indicadores mais precisos e relevantes para a gestão do departamento jurídico ou escritório de advocacia.
O próximo passo na implementação do BI é definir os indicadores que serão monitorados. Essa etapa exige uma equipe multidisciplinar, capaz de analisar as variáveis processuais e de negócio que impactam diretamente nos resultados. A definição dos indicadores deve considerar as particularidades de cada operação e alguns são extraídos diretamente do sistema de gestão de processos e incluem dados objetivos, como o volume de processos, a distribuição territorial, as principais matérias envolvidas e o ticket médio das ações. Outros indicadores envolvem o cruzamento de dados processuais com informações financeiras ou administrativas, podendo relacionar o tipo de defesa apresentada com o resultado da sentença, oferecendo insights sobre a eficácia das estratégias adotadas. Existem também indicadores mais complexos que, por meio da jurimetria, comparam o desempenho do departamento jurídico ou escritório com benchmarkings de mercado. Esses indicadores são fundamentais para entender como a organização se posiciona em relação ao mercado e ajustar suas estratégias conforme necessário.
A fase final do processo de implementação do BI é a interpretação dos indicadores para a tomada de decisões estratégicas. Essa etapa, embora pareça simples, é muitas vezes negligenciada. Neste sentido, o time de Legal Operations deve trabalhar em conjunto com os líderes do projeto para garantir que os dados gerados sejam não apenas compreendidos, mas utilizados de maneira que promovam uma cultura organizacional baseada em conhecimento e dados.
A modernização do setor jurídico é irreversível e passa necessariamente pela automatização de processos, pelo uso de sistemas de gestão integrados e pela aplicação de Business Intelligence. Contudo, essa transformação vai além da tecnologia; ela exige uma mudança cultural profunda na forma de trabalho e gestão, que deve ser abraçada por todos os profissionais e líderes do ecossistema jurídico. Essa nova abordagem não só aumenta a eficiência operacional, mas também posiciona as organizações jurídicas na vanguarda da inovação, preparando-as para os desafios futuros e garantindo que possam competir em um mercado cada vez mais orientado por dados.
Thaisa Nogueira, Gerente e Consultora de Legal Operations da Finch.
