O segundo capítulo da Pesquisa sobre Custo e Gestão da Informação 2012 da Symantec revela que, com todas as maneiras adicionais de armazenar e acessar dados, 50% das informações de negócios estão duplicadas no Brasil (42 % mundialmente). Ter várias cópias dos arquivos é um dos maiores desafios enfrentados pelas organizações atualmente. Para complicar ainda mais, constatou-se que 50 % das informações também são difíceis de serem encontradas nas empresas brasileiras (42 % no mundo) e também 62 % têm medo dessas informações caírem em mãos erradas. Além disso, mais de um terço das organizações do Brasil e do mundo não sabe a importância das informações armazenadas para os negócios, e 31 % das brasileiras não sabem pontuar se esses dados são pessoais ou de negócios.
Essa discrepância está levando mais de 60 % das companhias de grande porte do planeta a gastar mais de US$ 100 mil por ano em sua infraestrutura de armazenamento de forma pouco eficiente. A complexidade está reduzindo a produtividade significativamente; e, o mais importante: aumentou o perfil de risco das informações. Há uma maior chance de violações de segurança, devido ao fato de informações críticas para os negócios saírem involuntariamente da sua organização; informações antigas e desnecessárias serem produzidas para litígio; ou ocorrerem violações regulatórias devido ao acesso ou compartilhamento inadequado dos dados. Por exemplo, no último ano, quase um terço das empresas entrevistadas não conseguiu cumprir os requisitos de conformidade.
Segundo André Carraretto, estrategista em Segurança da Symantec para o Brasil, o segredo para superar os desafios que estamos enfrentando nessa avalanche de informações é o desenvolvimento de um programa eficaz de governança da informação, elaborado para fornecer suporte para a manutenção inteligente desse componente vital dos seus negócios. A governança da informação é a aplicação de tecnologia, políticas e processos para evitar que a empresa seja responsabilizada pelo uso indevido dos dados. Além de ajudar a TI a concentrar seus esforços em informações que realmente importam, a governança pode ser a solução para superar esses desafios.
“Uma empresa bem administrada hoje é como um bom filme: nos bastidores, é necessário muito trabalho para garantir que a produção saia como esperado. E para as organizações da atualidade, por trás dos produtos e das vendas está a necessidade de gerenciar de forma eficaz todas as informações que mantêm as operações. A dificuldade está no aumento vertiginoso da quantidade de dados a serem gerenciados. E com mais informações extrapolando os limites da rede, em dispositivos móveis e na nuvem, isso está criando desafios significativos.” diz Carraretto.
Orientação
Abaixo estão três passos básicos que podem ajudar as companhias a garantirem que seu programa de governança da informação tem êxito:
1. Estabeleça quem é o executivo em nível de diretoria responsável pela governança da informação: cultive uma cultura de responsabilidade pelas informações e crie um guarda-chuva de governança da informação para capturar sinergias entre projetos de foco específico. A cultura corporativa como um todo deve caminhar para uma proteção mais eficaz de suas informações e do uso de seu armazenamento. Seus projetos e informações devem se alinhar com metas de negócios comuns para mitigação do risco e controle de custo, reduzindo a tendência potencialmente cara de isolar em silos diferentes aspectos da organização.
o Controle as informações para atingir metas de negócios e superar desafios
o Adote uma perspectiva mais ampla sobre a governança da informação e trabalhe fora dos silos. A nova tecnologia da informação está acelerando essa necessidade
o A governança da informação deve estar no topo da lista de prioridades da organização
2. Concentre-se em projetos de foco específico: Com metas específicas, será mais fácil conseguir a verba adequada. Descoberta eletrônica, conformidade, arquivamento e DLP (Prevenção de Vazamento de Dados) têm um histórico de alto Retorno Sobre os Investimentos (ROI). Em função disso, têm maior capacidade de receber verba.
o Elimine agora os dados duplicados. Nos backups e no arquivo morto.
o Inclua a segurança (além da retenção e da descoberta eletrônica)
3. Gerenciar as informações de acordo com sua importância para os negócios: A fim de gerenciar as informações de forma eficaz, você precisará saber o que elas são e sua importância para as funções de negócios. Classifique suas informações atuais para poder tomar decisões mais facilmente quanto ao armazenamento, segurança e acessibilidade.
o Classifique as informações
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