A Certisign implementou o Fluig, plataforma de processos, documentos e identidade da Totvs. Inicialmente, o principal objetivo com a adoção da tecnologia era integrar os mais de 600 colaboradores, que atuam em diferentes regiões do país.
Para tornar essa ação possível, em abril do ano passado, foi lançada a rede social corporativa, que entrou no lugar da antiga extranet da empresa. Chamada internamente de Conecta Certisign, a plataforma permitiu maior colaboração e aproximação dos funcionários, em especial os 160 que ficam nas filiais e parceiros em diferentes estados.
Pelo novo portal foram criadas diversas comunidades, de acordo com o interesse de determinadas áreas da empresa como a de Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC) e de Manutenção. Com a plataforma foi possível desenvolver e disponibilizar materiais e conteúdos de interesse comum, de fácil acesso e de maneira mais colaborativa e segura.
"Começamos o trabalho de conscientização com a publicação de um Manual de Conduta e Ética. Em pouco tempo, a adesão cresceu e hoje todos já estão conectados pela plataforma", comenta Giovanni Antônio Rodrigues, gerente de sistemas corporativos da Certisign.
Com experiência de seis milhões de Certificados Digitais emitidos em todo o Brasil, a Certisign personalizou o uso da plataforma e adicionou mais um nível de segurança com a adoção do Certificado Digital como meio de acesso único para todos os funcionários. Uma opção possível pela plataforma do Fluig.
Outros módulos, ou cards como são chamados, além do Social, já integrados na rotina dos colaboradores da Certisign são o Card Fluig ECM (Enterprise Content Management) e o Card Fluig BPM (Business Process Management). De acordo com Rodrigues, com o uso desses recursos foi possível aumentar a qualidade, a gestão e a padronização das publicações de documentos internos, tornando possível a substituição de toda a intranet pela plataforma Fluig.
Com o Card BPM, a Certisign facilmente criou seu próprio fluxo de gestão eletrônica de documentos. O usuário entra no Fluig e, ao indicar qual tipo de documento quer criar, recebe do sistema as instruções da forma correta de se proceder. Feito isso, basta anexar a documentação na própria ferramenta, que a encaminhará para a área de qualidade aprovar e enviar ao gestor responsável.
Além disso, a companhia desenvolveu um "widget de treinamento" dentro do Fluig. A área de qualidade publica um informativo e seleciona as pessoas que, obrigatoriamente, precisam tomar ciência daquelas informações. O sistema, então, envia um alerta para cada um deles, que precisam abrir o documento e confirmar a sua leitura. Por meio do Card Fluig Identity, responsável por emitir a autenticação digital de cada usuário, é possível realizar o controle efetivo de quem participou do treinamento e quem deve ser cobrado, tornando o processo mais organizado e seguro.
