A busca por operações otimizadas, maior produtividade e menor custo, tem sido pauta prioritária na agenda das companhias. Neste sentido, o conceito de paperless, que visa eliminar ou reduzir substancialmente o uso e a produção de informações em papel, tornou-se uma das iniciativas mais utilizadas e debatidas pelas empresas na jornada de evolução digital.
De acordo com um levantamento realizado pela Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), os gestores de uma companhia perdem uma média de quatro semanas, por ano, na tarefa de procurar informações em documentos físicos, e 7,5% do total de um expediente, todos os dias, é despendido nesta função. Além disso, a pesquisa aponta que as empresas perdem de 3% a 5% de seus arquivos físicos anualmente.
Com este cenário, fica evidente que as organizações que optam por não investirem em tecnologias avançadas de digitalização, ainda demandam de ações que atrasam o trâmite de uma série de procedimentos. Portanto, implementar a cultura paperless, além de garantir benefícios, possibilita a otimização de diversas atividades que antes poderiam ser consideradas inviáveis.
Novas possibilidades e benefícios do paperless
Ao desenvolver uma estratégia paperless em uma companhia, um dos primeiros impactos está relacionado à segurança e a disponibilidade dos dados, uma vez que, estando em formato digital, podem ser acessados de maneira mais segura, em conformidade com as exigências da LGPD, com maior confiabilidade e tornam-se disponíveis 24 horas por dia. Dessa forma, não é mais necessário solicitar que um colaborador ou até mesmo um transporte se desloque para buscar um arquivo.
A disponibilidade permite ainda que os arquivos tenham acesso simultâneo, ou seja, se diferentes pessoas ou setores precisarem de uma mesma informação, ou de informações diversas que se encontram no mesmo arquivo, não será preciso aguardar uma utilizar o arquivo para que a outra possa acessá-lo, pois ele estará disponível simultaneamente a todos, garantindo uma economia significativa de tempo.
Em uma realidade de crescimento no armazenamento de dados, localizar as informações com rapidez passa a ser uma tarefa tão importante quanto guardá-las. Uma vez digitalizado e catalogado o documento, é possível a qualquer interessado localizar facilmente a informação, reduzindo o tempo de procura para poder executar determinada atividade.
A perda dos arquivos também é um gargalo que pode ser solucionado por meio do paperless. Com arquivos físicos, por exemplo, não é raro ocorrer a perda ou a perda provisória – quando há certa demora em localizar documentos –, podendo acarretar prejuízos de diferentes proporções às empresas, dependendo da situação ou da importância do arquivo perdido.
A cultura paperless e o meio ambiente
Além dos benefícios diretos aos negócios, a redução do consumo de papel por si só também é uma vantagem ambiental de grande impacto. Segundo dados da WWF Brasil, a produção de uma tonelada de papel novo consome de 50 a 60 eucaliptos e 100 mil litros de água. Portanto, com a diminuição do consumo, há em conjunto um desestímulo da extração e, consequentemente, a redução do incentivo para que as empresas produzam mais papel.
No mesmo sentido, armazenar papel, muitas vezes, demanda um amplo espaço, bem como um transporte para se ter acesso a estes arquivos. Logo, outro impacto positivo é a redução da poluição de espaços nas cidades. Além do mais, o custo também é um fator chave para as empresas no processo de digitalização.
Vale ressaltar que o papel é caro e a despesa com seu transporte também é alta, o que resulta em menos verba para investimentos em inovação ou outras questões estratégicas. Por isso, por mais que o custo inicial da digitalização pareça oneroso no balanço financeiro, a médio e longo prazo, certamente, trará benefícios financeiros e operacionais significativos, além de refletir na satisfação dos clientes.
Maturidade digital e os desafios das empresas na cultura paperless
Para que uma estratégia paperless seja implementada da maneira mais efetiva, as empresas devem enfrentar alguns desafios, mais comumente divididos em quatro pilares: alta gestão, líderes e equipe, fornecedores e clientes.
Nenhuma mudança se faz em uma companhia sem que haja o apoio da alta gestão, seja por conta da verba, aprovação ou incentivo. Após o consentimento da gestão, é imprescindível que sejam oferecidos treinamentos aos líderes e suas equipes a fim de deixá-los alinhados às novas tecnologias que serão implementadas em seus processos de trabalho.
Porém, de nada adianta realizar a evolução digital na companhia e não verificar se os parceiros e fornecedores possuem essa mesma preocupação. É importante que eles estejam abertos a, no mínimo, prestarem apoio externo para que a empresa consiga realizar as devidas transformações digitais internas. Por outro lado, é primordial estar alinhado às expectativas dos clientes, a fim de atender ao devido público da organização com mais assertividade.
Atualmente, cada empresa encontra-se em um diferente estágio de maturidade digital. Algumas estão enfrentando o processo de digitalização, passando diversos documentos físicos para o digital e já realizando novos processos, com informações totalmente digitalizadas. Outras, podem já estar nascendo com o conceito 100% paperless e adotando uma operação sem papéis. Existem empresas ainda que, por terem um histórico muito grande, possuem alguns documentos que não podem ser descartados, ou outras que, por lei, precisam manter alguns arquivos em formato físico.
De toda forma, o fato é que a adoção da cultura paperless traz benefícios incontáveis, acelera a jornada de evolução digital e otimiza os processos operacionais, alavancando os negócios das empresas. É preciso apenas que cada organização identifique qual é o seu estágio de maturidade digital e quais gargalos precisa solucionar, para então, aplicar da maneira mais adequada a estratégia paperless em seu ambiente empresarial.
Magno Alves, Gerente de BPO Jurídico no Grupo Benner.
