Quatro em cada cinco (79%) entrevistados no Brasil sentem que a sobrecarga de informações está contribuindo para o estresse diário, conforme pesquisa global encomendada pela OpenText e realizada pela 3Gem em março deste ano. O resultado aponta para fatores que desencadearam esse sentimento, como a necessidade de busca por informações constantes, uso generalizado de mídias sociais e a grande variedade de aplicativos para serem verificados todos os dias.
De acordo com a pesquisa, à medida em que nossas vidas profissionais continuam a se misturar com nossas vidas pessoais com o trabalho híbrido, surpreendentemente, pouco mais da metade dos funcionários do Brasil (52%) sentem que estão equipados com as ferramentas digitais certas para trabalhar em casa. Ainda mais surpreendente é que esse dado caiu dos 58% que indicaram em uma pesquisa semelhante da OpenText realizada em 2020, no início da pandemia, que se sentiam equipados com as ferramentas digitais certas para trabalhar em casa.
Esses resultados oferecem insights de mercado, dados de tendências e previsões, especialmente para as organizações preocupadas em combater os efeitos da sobrecarga de informações. Um dos pontos chave da pesquisa é entender como as informações são acessadas, gerenciadas e aproveitadas em toda a organização, de forma que todos no processo possam obter vantagens dos dados existentes. Isso, de acordo com a pesquisa, é um diferencial para que as organizações atuem em seus mercados sempre pautadas pelo crescimento.
Um suprimento infinito de informações em todos os lugares
A grande maioria (88%) dos entrevistados brasileiros concorda que o número de fontes de informação – e-mail, feeds de notícias, mídias sociais, drive da empresa, drive compartilhado etc. – que consultam a cada dia aumentou nos últimos dois anos. Em média, um em cada quatro (23%) brasileiros diz ter que usar onze ou mais contas, recursos, ferramentas e aplicativos diariamente. Isso se compara a apenas 7% na pesquisa de 2020, que mostra que as informações que as pessoas precisam acessar residem em um número crescente de repositórios de dados e aplicativos.
De fato, devido à natureza isolada em que as informações se encontram nas organizações, 37% dos funcionários do Brasil dizem que normalmente gastam, em média, uma ou mais horas por dia pesquisando nas redes da empresa ou sistemas compartilhados de informações, apenas para fazer seu trabalho.
"Para as empresas e seus funcionários, a proposta de tentar gerenciar o volume e a complexidade das informações – dados estruturados e não estruturados que são difundidos e crescem exponencialmente – pode ser assustadora. O que percebemos é que a informação por si só não é a resposta", diz Roberto Regente Jr., vice-presidente da OpenText para América Latina e Caribe.
Para ele, a resposta vem quando você quebra os silos e centraliza as informações. "Quando você gerencia e reúne continuamente todas as suas informações, elas são transformadas. Padrões e tendências surgem, insights são coletados e melhores decisões são tomadas. Essa é a vantagem da informação", afirma.
Não apenas uma questão de o quê e onde
Informações espalhadas por vários locais são outra dificuldade que os trabalhadores enfrentam: 17% acham que seus colegas não salvaram a versão mais recente dos documentos em sistemas compartilhados, o que também prejudica sua capacidade de execução do trabalho. E 30% indicam que não sabem onde encontrar a informação atual/mais atualizada, o que também dificulta o seu trabalho.
Infelizmente, a má gestão da informação e esses tipos de desafios levam a um efeito negativo sobre os funcionários, o que se confirma quando a pesquisa revela que mais de dois em cinco (42%) sentem que isso tem impactado no seu bem-estar mental e nos níveis de estresse. Além disso, 38% indicam que essa realidade afeta negativamente seu desempenho no trabalho, 23% sentem impactada negativamente sua satisfação geral no trabalho e 34% dizem que têm impacto direto no equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Desta vez, é pessoal
A falta de ferramentas eficazes de gerenciamento de informações em muitas empresas começa a afetar as medidas que os funcionários sentem que precisam tomar. Independentemente de serem informados de que podem usá-los ou não, mais da metade dos funcionários do Brasil (56%), atualmente e como forma de tornar as coisas mais simples, usa para o trabalho sistemas de compartilhamento de arquivos pessoais (como OneDrive, Google Drive, WhatsApp ou Dropbox). Mais interessante ainda, quase três quartos deles (73%) fazem isso porque acreditam que sua empresa não tem uma política contra isso, apesar dos riscos de segurança elevados associados.
O quadro global também surpreende, já que mais de dois terços (63%) dos funcionários indicam que usam sistemas de compartilhamento de arquivos pessoais para compartilhar arquivos de trabalho. E 71% deles fazem isso porque acreditam que não existe política contra essa ação.
Infelizmente, os problemas não param por aí. Os trabalhadores híbridos sentem que enfrentam uma ampla gama de outros desafios, com 25% dizendo que não podem colaborar ou compartilhar arquivos com colegas tão facilmente quando estão trabalhando em casa. Outro dado mostra que 39% indicam que não podem acessar sistemas de arquivos e conteúdo com a mesma facilidade quando trabalham remotamente, enquanto 18% lutam para fazer a migração – do escritório para sua casa – da tecnologia e ferramentas que precisam, diariamente, apenas para fazer seu trabalho.
"À medida que os dados de funcionários de escritório, fornecedores e clientes continuam a crescer em todas as organizações, assim como o número de sistemas e aplicativos que eles usam continua a aumentar, o mesmo acontece com os riscos", destaca Regente Jr. "Neste momento, há uma necessidade urgente de as empresas automatizarem o gerenciamento e a governança de informações. Para que o conteúdo possa ser capturado e classificado, as políticas de retenção devem ser aplicadas automaticamente para que funcionários acessem facilmente, de forma precisa e atualizada, todos os dados sem ter que vasculhar várias aplicações."
