Há dois anos, o Hospital Vera Cruz, localizado em Belo Horizonte, deu início a dois projetos de tecnologia da informação que culminaram em resultados práticos relevantes para o cotidiano da Instituição: o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) e o Sistema para gerenciamento por indicadores (SA).
A necessidade de controle total da documentação do paciente, a fim de facilitar a avaliação do quadro clínico foi o motivo pelo qual o Hospital optou pelo PEP. Antes de sua implantação, os registros do hospital, responsável por mais de 10 mil atendimentos mensais, ficavam dispersos, “mesmo com a utilização do ERP Tasy”, lembra o gerente de TI do Hospital Vera Cruz, Aílton José da Silva. Além disso, havia “retrabalho nos processos e digitação pelo setor de faturamento, o que ocasionava perdas por glosas com a falta de documentos”, diz.
De acordo com o gerente, era necessário consolidar todos os registros do paciente em um “formato proprietário”, e com informações disponíveis e atualizadas a qualquer hora, para acesso do corpo clínico. A ideia seria que a nova interface respondesse com rapidez e fácil manuseio. Os objetivos elencados foram conquistados, então, após a aquisição do PEP.
SA
No caso do SA, o Hospital fez a opção pela implementação por conta da facilidade que o sistema oferece de acessar os dados cruciais dos processos da Instituição, o que possibilita uma melhor visão sistêmica e dinamiza, inclusive, o trabalho da direção.
Silva faz referência à perda de produtividade antes do SA, novamente vinculada ao retrabalho, mas dessa vez por conta do processamento dos registros de forma batch. Já havia um produto que executava as funções de coleta dos indicadores do hospital, mas “o SA entrou em um momento muito propício”, lembra. Ele justifica afirmando que era necessário melhor formato do sistema para, assim, facilitar a gestão.
“Como se trata de uma ferramenta alocada dentro da unidade hospitalar, e com interação direta com a operação – ou seja, as leituras são online e a cada registro – o retorno na área assistencial é de grande volume”, explica Silva.
A partir do SA, pode-se, então, ter resultados da Instituição disponíveis para a avaliação da direção. O painel de bordo da diretoria com os registros online para acompanhamento diário é, aliás, considerado por Silva como a principal medida de sucesso do projeto. Dessa forma, caso seja necessário, pode-se “corrigir o rumo do hospital”, ressalta.
Os desafios da mudança
Silva destaca que o principal desafio do projeto PEP e do SA foi “romper as barreiras do desconhecido”. Na prática, isso significa a disponibilização de equipamentos suficientes e o treinamento de todo o corpo clínico. “Foi fundamental, nos dois casos, substituir o servidor por outro de maior capacidade de processamento e armazenamento”, acrescenta. Com um novo servidor, ele afirma que foi possível a melhoria no backbone do Hospital.
Para implantar o SA, Silva conta que houve um processo estruturado. “Fizemos visitas a hospitais do estado de São Paulo, observando as dificuldades encontradas, bem como os recursos disponíveis”, revela. A partir de então, ele afirma que foi possível avaliar o que estava sendo utilizado de melhor pelo mercado no segmento hospitalar. Depois de decidido, o fornecedor, a empresa Interact, apoiou a equipe interna não só durante a implantação, mas também auxiliando sobre a melhor forma de adoção dos principais indicadores.
Ele destaca, aliás, a participação de dois atores importantes para a concretização dos projetos: o fornecedor e a diretoria. Tanto no PEP – fornecido pela Phillips em conjunto com a Wheb Sistemas – como no SA houve a participação direta do fornecedor. “Eles nos passaram as melhores práticas utilizadas pelo mercado onde atuam, e isso foi fundamental, pois tivemos acesso a outras metodologias”, destaca.
Para o gestor, o principal diferencial, porém, foi o apoio da direção do Hospital em promover todos os recursos necessários, de forma que fosse praticável a implantação das soluções. O sucesso, nesse caso, é visto como resultado dos investimentos apoiados pela diretoria, que os julgou necessários como parte da apuração de receita do hospital.
O gerente de TI também revela que, para as duas soluções, o Hospital criou uma “sistemática de investimento externo ao orçamento anual da TI”. Segundo ele, o as cifras habituais da área não comportariam as ferramentas adquiridas. Ele não revela o número exato do custo, mas informa que o valor estimado girou em torno de 1,6% da receita anual do hospital.
A estimativa é que o retorno financeiro dos projetos aconteça dentro de três anos. Modernamente, o PEP conta com 400 usuários diretos, enquanto o SA tem 48, incluindo supervisores, coordenadores, gerentes e diretores. O hospital possui 700 colaboradores.
