– Só compro se você garantir que em três meses está instalado.
– Três meses, impossível. Tecnicamente não dá para implantar com menos de seis meses.
– Então não compro!
O resultado desta conversa você conhece. De maneira pejorativa apelidamos de “me engana que eu gosto”.
Para bater as metas de venda e atender os anseios de um cliente desesperado ou mal informado, as empresas prometem aquilo que sabidamente é impossivel cumprir.
Utilizam-se todos os artifícios para elaborar um cronograma que o cliente aprove, sinergias, horas extras e alocação dos profissionais aos sábados, domingos e feriados, do início ao final do projeto. Ninguém pensa em risco e esquecem do santo padroeiro dos projetos, também conhecido como Murphy.
Aprovações obtidas, champanhe estourada, todo mundo feliz. Vamos para a esperada reunião de início de projetos (Kick-off). Os times reunidos em um lindo e suntuoso auditório, o Gerente de Projetos fazendo a apresentação dos times, da estratégia e da metodologia de como será conduzido e entregue o projeto. Quando começa a apresentar o cronograma, o infeliz de um colaborador do cliente, que por azar da humanidade já participou de implantações semelhantes, levanta o braço e pergunta:
– Vocês tem alguma referência de uma implantação deste tamanho, com esta complexidade, neste tempo?
Coitado do nosso colega GP. Sem graça, lança mão de todas as técnicas aprendidas de comunicação e consegue responder, mas sem convencer.
Início do projeto autorizado, vamos mobilizar as equipes e iniciar as reuniões de trabalho. Logo percebe-se a dificuldade em alocar profissionais com a agilidade necessária; do lado do cliente a participação das partes interessadas não estão tão interessadas.
Passadas duas semanas, o que deveria ter sido feito em um dia ainda não aconteceu e nem tem previsão de acontecer.
Na quarta semana, o padroeiro dos projetos perdidos (Murphy), resolve dar o ar da graça: o RH informa que o principal consultor tem que sair de férias porque já é o segundo período a vencer (caso você não saiba, se vencer a segunda a empresa é por lei obrigada a pagar outra, assim não existe a menor possibilidade de mantê-lo no projeto).
O desespero aumenta. A primeira reunião de status report se aproxima e o atraso no cronograma é de um mes. Qual é a história triste será contada para o cliente? Para piorar a situação, o financeiro informa que irá enviar a fatura e necessita que o cliente aprove. Os mágicos de plantão aparecem. Como por milagre, surgem planos de ação, paralelismo de atividades, alocação de mais profissionais… Como diria um amigo, o papel aceita tudo.
A reunião é dura o cliente bate muito, mas entre mortos e feridos a fatura é autorizada.
O desafio passa ser como tirar do papel os devaneios dos mágicos. Imagine que o plano de ação apresentado para o cliente para recuperar o atraso tem ações semelhantes a colocar seis pedreiros trabalhando conjuntamente para levantar uma parede em quatro horas, o que em condições normais levaria três dias para um único pedreiro fazer. Você pode imaginar os riscos e problemas que podem acontecer?
É claro que esta história não tem um final feliz. O cliente descobre que comprou errado e a empresa que vendeu assume que fez errado.
Caminhos para resolver esta situação são vários, mas nenhum deles terá êxito se o sonho em recuperar o atraso para manter a data de entrega for mantido.
Alberto Marcelo Parada, formado em administração de empresas e análise de sistemas, com especializações em Gestão de Projetos pela FIAP. Já atuou em empresas como IBM, CPM-Braxis, Fidelity, Banespa, entre outras, e atualmente integra o quadro docente nos cursos de MBA da FIAP. Diretor de Projetos Sustentáveis da Sucesu-SP.
