Preparar um documento, fazer o upload no sistema ou compartilhá-lo por e-mail para solicitar a assinatura e, então, acompanhar se os responsáveis validaram ou não usando o seu certificado digital. Essa é a realidade e a rotina de muitas empresas nos mais variados segmentos, que além de consumir um tempo precioso, ainda está suscetível a erros humanos. Foi exatamente visando transformar esse cenário e trazer ainda mais agilidade, segurança, transparência e confiabilidade para o processo de digitalização de documentos, que a Blue Service aceitou o desafio de integrar sua plataforma de BPM ao DocuSign e-signature, solução que elimina o papel, automatizando os processos de assinaturas e gerenciamento de contratos em qualquer dispositivo.
Com a integração, além de flexibilidade e inteligência para digitalização, automação e gestão dos processos de negócios ao centralizar todo o fluxo de trabalho, é possível assinar os diversos tipos de documentos necessários em um fluxo de aprovações diretamente na Blue Service BPM Platform, já com as funcionalidades do DocuSign. Isso ocorre sem a necessidade de trocar de tela ou sistema e com a mesma interface.
"A solução Blue Service possibilita que todo o processo seja realizado de maneira muito intuitiva e com interação, por comentários, alertas, entre outros, permitindo que os usuários atuem no momento correto. Agora, isso acontece também no processo de validação dos documentos. Até pelo próprio histórico apresentado pela DocuSign, acredito que nenhuma outra empresa conseguiu alcançar esse nível de integração entre as duas soluções. O que mais chama atenção dos usuários é a transparência, pois ele não precisa sair da plataforma. Todas as alterações são feitas diretamente no documento, utilizando o DocuSign como se fosse um módulo", ressalta Rodolfo Ometto Rolim, CEO da Blue Service.
Os benefícios são perceptíveis tanto para quem requer a validação, como para quem precisa assinar o documento, trazendo mais controle e segurança. É possível, por exemplo, criar um envelope, anexar um pdf, definir o prazo para assinaturas, visualizar a sua origem e todo o histórico da transação. A interface integrada permite a busca de maneira fácil, com base no histórico e traz uma visão geral dos documentos.
O recurso, assim como a Blue Service BPM Platform, pode ser usado por todas as áreas e empresas que precisam autenticar a validade de algum documento, como área de recursos humanos, jurídicos, compras, vendas, entre outras.
No caso da multinacional do ramo hoteleiro Accor, a integração tem sido crucial para apoiar na validação das centenas de contratados que circulam pela companhia, em diversas áreas e localidades. Além de economia de um tempo que poderia estar sendo utilizado para a análise do contrato, traz a segurança jurídica necessária para o processo e até mesmo evita multas por descumprimento de prazos, por exemplo.
A empresa já utilizava de maneira apartada a Blue Service BPM Platform e a solução da DocuSign. No entanto, agora é possível já fazer a assinatura na própria atividade, sem a necessidade de usar duas plataformas diferentes.
Segundo Myuriel Morais, Administrative Analyst Pl/PMO Portal Jurídico – Accor, a adoção da funcionalidade tem sido gradativa em diversas áreas. Inclusive, atualmente, o recurso está sendo disseminado para os investidores da companhia, que já perceberam os benefícios de poder tomar as ações em um só local.
"Quem precisa assinar um documento, realiza o processo todo do início ao fim, sem a necessidade de um novo upload. Temos mais controle também e conseguimos ver de maneira rápida e eficiente quando e por quem determinado contrato foi assinado. Trata-se de uma excelente ferramenta, que facilitou muito. Essa foi a principal integração, de grande utilidade para o time jurídico, considerando a quantidade de contratos e documentos assinados por dia. Manter esse processo na plataforma Blue Service que já usamos para os nossos processos, trouxe muita tranquilidade, agilidade e excelente experiência para equipe".
Segundo Guilherme Boiago, Advogado, Legal, Risk and Compliance South America – Accor, o próprio Portal com a centralização de todas as atividades jurídicas, já era um grande diferencial para a área, que analisa diretamente quase 100% dos contratos da sede no Brasil e na América. Assim como a assinatura eletrônica, que se tornou crucial no cenário imposto pela pandemia. Integrar as duas ferramentas foi uma virada de chave, transformando como se trabalha e eliminando os processos manuais que precisavam ser cumpridos para os documentos serem assinados, como, por exemplo, o upload do documento e a inserção dos e-mails das pessoas que precisam validá-lo.
"As tarefas burocráticas são importantes, mas consomem um tempo que ninguém gosta e nem pode perder. Reduzir esse tempo é bom não somente para o desenvolvimento do nosso trabalho, como para o próprio cliente interno. Esse foi o ponto mais interessante dessa integração", ressalta o advogado.
Outro fator positivo apontado por Boiago, é o da integração para garantir que o trabalho do departamento jurídico seja muito mais efetivo. "A assinatura de um contrato e sua formalização é o mais importante para nós. E é muito comum trabalharmos em um documento por dias seguidos e ele ficar parado na mesa de alguém que precisava assiná-lo. Nesse sentido, ter essa ferramenta imediatamente em mãos após a elaboração do contrato traz muito mais efetividade na assinatura dos documentos e nos ajuda a cumprir prazos", enfatiza.
Davi Lima, Senior Compliance Analyst – Legal, Risk e Compliance South America – Accor, além da agilidade, apontou a transparência e a facilidade de executar e acompanhar o processo de assinatura como grandes diferenciais. "Antes existia uma necessidade de fazer cadastros das pessoas, uma a uma, no formulário de assinaturas, inserindo nome, e-mail. Com essa integração, isso já fica mais automático. Para se criar um envelope basta clicar em um botão e cadastrar o usuário uma única vez no Portal. E, o acompanhamento do fluxo, de quem assinou ou não, é realizado na própria atividade. Não é preciso, por exemplo, fazer esse questionamento para o Jurídico. O documento assinado automaticamente aparece para mim. Ou seja, o que tínhamos que acompanhar em duas ferramentas distintas, hoje o Portal – como chamamos a solução da Blue Service – faz automaticamente para nós. Isso mudou muito nossa rotina", ressalta.
