A Havan, rede varejista com origem em Santa Catarina e que atualmente está presente em 13 estados brasileiros, com 93 lojas, um centro administrativo e um de distribuição, dois postos de combustíveis e uma geradora de energia elétrica, soma cerca de 15 mil colaboradores com turnos de trabalho variáveis e especificidades nos critérios de benefícios. Além da necessidade de estabelecer critérios diferenciados de gestão de prêmios de produtividade, a organização interage com 86 sindicatos representantes de categorias profissionais, administração que demanda um cuidado especial. Por isso, ela resolveu adotar a solução de gestão de recursos humanos da Benner, buscando atender a esses múltiplos aspectos e aprimoramento das atividades.
"Quando optamos por mudar o sistema estávamos em preparação para expansão, o que demandava não só a otimização das rotinas relacionadas à folha de pagamento, como também maior desempenho da nossa equipe. Era preciso revisar e ampliar os processos e diminuir a troca de documentos entre as unidades, viabilizando o envio digital, por exemplo, de guias, rescisões e contratos, ao invés da entrega por malotes. Além de transformar o perfil de nosso time da matriz, de executor central para consultor, com foco na resolução de problemas", explica Aurélio Paduano, gerente corporativo de recursos humanos da Havan.
Desta forma, trabalhando em conjunto, Benner e Havan realizaram um plano de aderência e conduziram a implementação baseada em uma lista de especificações detalhadas, criteriosos requisitos, regras de negócio e definição de um fluxo de informações a ser seguido. Foram adotados os módulos de folha de pagamento, cartão ponto, recrutamento e seleção e treinamentos da solução Benner Gestão de RH.
Além de automatizar processos e estabelecer a completa gestão das jornadas de trabalho, o novo sistema também modificou a forma de laborar da equipe de RH, proporcionando uma atuação mais estratégica na gestão das lojas. Antes, um analista gerenciava uma determinada rotina de todas as filiais, já atualmente cada profissional dá suporte entre 12 a 15 unidades, com 100 colaboradores em média, assumindo a totalidade dos processos. Essa reestruturação, de acordo com Paduano, além de diminuir a dependência da filial em relação à equipe da matriz, agilizou em cerca de 50% o tempo despendido com a execução da folha de pagamento. Esta etapa era extremamente custosa para a companhia, especialmente levando em consideração que o cálculo de salários envolve mais de 95 variáveis, incluindo comissionamentos, metas de vendas, horas extras, acordos coletivos, entre outras. Também foi possível tornar menos onerosa a apuração de prêmios relacionados à produtividade, pois as vendas lançadas no checkout (caixa) das lojas são enviadas diretamente para o sistema.
Outro benefício está relacionado à segurança e à garantia na assertividade dos processos, prazos e a adequação à legislação. "Buscávamos uma solução rápida, racional e atualizada em relação às leis trabalhistas, que são muito complexas. O sistema da Benner respondeu a estas demandas, além de garantir credibilidade da informação gerada e estabelecer políticas de acesso, que determinam o poder de cada perfil. Em cada uma das 93 lojas temos um usuário e sabemos exatamente o papel e direitos de cada um no que diz respeito ao sistema", ressalta.
Graças à integração da solução Benner com o ERP da Havan, novos requerimentos e mudanças nas regras de negócio são implementadas de forma rápida e segura. Essa características também viabiliza o acesso em tempo real a uma série de informações gerenciais e relatórios, com indicadores detalhados e customizados que podem ser enviados, inclusive, por e-mail. Além disso, a adoção do Portal My Place (Web Quiosque) agilizou o fluxo de informações, tornando as atividades de apoio mais eficientes. Os colaboradores podem consultar salários, checar informativos e justificar faltas ou atrasos. Por outro lado, os gerentes podem ter acesso a tudo o que diz respeito às equipes, aprovar movimentações e registrar ocorrências.
Para garantir o sucesso da implementação, a fornecedora realizou treinamentos (ferramentas e componentes), capacitando a equipe da Havan para desenvolvimento de aplicações específicas. Assim, as manutenções e novas demandas relacionadas ao sistema têm condições de serem plenamente atendidas pela área de tecnologia, com independência do fornecedor.
